Die Tücken beim Content-Management
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verfasst von: Roland Kissling | 10|3|2006 |
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| Eine Anwenderstudie von Tekom und TC and more untersuchte die aktuelle Situation am CMS-Markt für technische Dokumentationen. Das Ergebnis: KMU beginnen jetzt erst langsam mit dem Einstieg. Die Zufriedenheit mit bestehenden Systemen ist hoch, die durchschnittlichen Kosten sehr unterschiedlich. |
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Die steigende Anzahl und wachsende Vielfalt an produktbezogenen Informationen, immer kürzere Produktlebenszyklen und die Globalisierung der Märkte stellen hohe Anforderungen an das technische Informations-Management im Unternehmen. Content Management Systeme (CMS) sollen hier durch strukturierte Verwaltung von Inhalten helfen. Eine Anwenderstudie von Tekom und der TC and more GmbH untersuchte die aktuelle Situation am CMS-Markt für technische Dokumentationen und befragte dazu 18 Hersteller und 771 Anwender. Das Ergebnis: Große und kleine Unternehmen sehen das Thema sehr unterschiedlich - KMU beginnen erst langsam mit dem Einstieg. In Firmen, die CMS bereits implementiert haben, ist die Zufriedenheit jedoch hoch. Laut den Autoren Michael Fritz und Daniela Straub liegen die Gründe für den Einsatz von CMS-Systemen im steigenden Umfang an Inhalten, Produkt-Varianten, Sprachen, Ausgabe-Medien, Workflows und höheren Anforderungen an Meta-Informationen und Standardisierung. Die Produkte am Markt würden immer anspruchsvoller, so Straub bei der Präsentation in der Wiener Wirtschaftskammer am heutigen Freitag. Bei den Standard-Funktionalitäten gäbe es kaum noch Unterschiede – Verschiedenheiten zwischen den Systemen würden sich vor allem bei erweiterten Funktionalitäten und dem Aufwand zusätzlicher Implementierungen zeigen. In erster Linie geht es in der Studie allerdings um die Bedürfnisse der Anwender und die ideale Implementierung eines CMS-Systems. So untersuchte man erstmals auch die tatsächlichen Bedürfnisse der technischen Redakteure, und den durchschnittlichen Output: So werden Dokumentationen derzeit zu 94 Prozent in Print-Produkten, zu 79 Prozent als CD-ROM, zu 50 Prozent als Online-Hilfe und zu 48 Prozent via Internet angeboten. Online Hilfen werden vor allem bei Herstellern von Medizingeräten und der Automobil-Zulieferbranche überdurchschnittlich oft angeboten. Im Schnitt werden Dokumentationen in sechs Sprachen übersetzt, 18 Prozent müssen sogar in mehr als 10 Sprachen übersetzen. KMU ENTDECKEN CMS Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, umso stärker ist dabei die Verwendung von CMS: Firmen über 1.000 Mitarbeiter nutzen diese bereits heute zu 57 Prozent. Bei 51-250 Mitarbeitern hingegen haben sich gerade einmal 19 Prozent für ein CMS entscheiden. Gerade KMU stehen also derzeit vor der Herausforderung einer Einführung. Auch die Anforderungen selbst unterscheiden sich deutlich nach Unternehmensgröße. Kleinere und mittlere Unternehmen bevorzugen ZB grundsätzlich eher Standardsoftware (56 Prozent) als große Unternehmen (27 Prozent). Zudem geben sie den Aufwand der Implementierung in einem höheren Ausmaß als „gering oder mittel“ an (75 Prozent, gegenüber 30 Prozent bei großen Unternehmen). Die Gesamtkosten lagen bei den KMU im Median bei 10.000 Euro. 55 Prozent gaben weniger als 10.000 Euro aus, 27 Prozent 12.000-50.000 Euro. Bei den großen Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern lag der Median bei rund 250.000 Euro, immerhin 18 Prozent der Großen gaben mehr als eine Mio. Euro aus. HOHE ZUFRIEDENHEIT Die Zufriedenheit mit den vorhandenen Systemen ist überraschend hoch: insgesamt 67 Prozent sind mit ihrem CMS „zufrieden“ (45 Prozent) oder „sehr zufrieden“ (22 Prozent). Nur sieben Prozent sind „sehr unzufrieden“ oder „unzufrieden“. Auch der Return on Investment (ROI) wird sehr positiv eingeschätzt. Für 76 Prozent wird er nach spätestens vier Jahren erreicht. Für 41 Prozent rechnet es sich in ein bis zwei Jahren, nur neun Prozent sprechen von einem ROI von fünf oder mehr Jahren. Wichtigste Auswahlkriterien seitens der Anwender waren die Projekterfahrung der Anbieter (72 Prozent), Aufwand und Kosten zur Einführung (68 Prozent), Funktionsumfang (57 Prozent), Preispolitik und laufende Betriebskosten (54 Prozent) und Produktstrategie (41 Prozent). Nicht relevant hingegen waren Zahlen zum Unternehmen wie etwa „Marktführerschaft“ oder die „Dauer des Firmenbestehens“. ERFOLGSFAKTOREN BEI DER EINFÜHRUNG Als kritische Erfolgsfaktoren werden von den Autoren vor allem Prozessreife des Unternehmens, interne Vorbereitungszeit und professionelles Projekt-Management gesehen. „Wenn keine Prozesse vorhanden sind, ist die Einführung eines CMS nicht empfehlenswert. Zuerst müssen diese Prozesse definiert sein, dann kann man einführen“, so Fritz. Ein CMS würde zudem nicht in jedem Fall Sinn machen. "Sie sind sicherlich nicht das Allheilmittel zur Lösung aller Probleme“, so der Studienautor. Projekte würden nämlich vor allem dann scheitern, wenn die internen Vorbereitungen nicht ausreichend durchgeführt würden. Auch das frühzeitige Erkennen von Risiken durch eine Risikoanalyse sei entscheidend. Claus Jürgen Heinrich, Professor für neue Medien an der Donauuniversität Krems sieht die Studie durchaus gelungen. "Man hat man sich zwar auf den engen Ausschnitt der CMS für technische Dokumentationen beschränkt, aber diesen dafür sehr systematisch und leserlich aufgearbeitet", so Heinrich. |
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