Outsourcing zahlt sich aus
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verfasst von: Oliver Weiss | 28|8|2009 |
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| Die im Vordergrund stehenden Kosteneinsparungen gehen oft Hand in Hand mit einer Verbesserung der Qualität von IT-Services. |
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Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten denken wieder viele Unternehmen daran Teile ihrer IT-Infrastruktur auszulagern. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein externer Dienstleister kann etwa moderne Services liefern, die sich Anwenderunternehmen mit schrumpfenden IT-Budgets und unterbesetzten IT-Abteilungen alleine nicht leisten könnten. Zumindest nicht in dieser Qualität. Sei es aufgrund von fehlendem Know-how oder einfach weil es sich nicht rechnen würde. Auf der anderen Seite kann es sich kaum ein Unternehmen leisten, auf Prozessoptimierungen zu verzichten, die sich mit konsequentem IT-Einsatz bewerkstelligen lassen. Aus diesen Gründen verwenden Unternehmen die eigenen IT-Systeme und Anwendungen häufig lange über den geplanten Produktlebenszyklus hinaus. Diese Taktik verursacht oft weit mehr Kosten, als den Unternehmen bewusst ist. Wenn Applikationen über ihre geplante Lebenszeit hinaus betrieben werden, kann das erhebliche Kosten verursachen – ähnlich wie bei einem alten Auto, das letztendlich mehr Reparaturkosten verursacht, als es wert ist. Mit Outsourcing wird dieses Problem abgeschwächt. Eine andere Möglichkeit ist, dass ein Dienstleister Services bietet, die Anwender auch alleine auf die Beine stellen könnten, aber zu niedrigeren, fix kalkulierbaren Kosten. Gut in das Unternehmen integriert steigt mit einem Outsourcing-Partner meist auch die Qualität der IT-Services. Gerhard Erber, IT-Chef von Suzuki Austria, kennt das Problem, dass die eigene IT-Abteilung mit der rasanten Entwicklung der IT nicht mehr Schritt halten kann: »Kern aller Aktivitäten bei uns sind innovative IT-Lösungen, die für die Mitarbeiter und Partner einfach zu bedienen, sicher und effizient sind. Mit dem Schritt in eine virtualisierte Serverlandschaft und der Neustrukturierung des Storage-Managements ebenfalls auf einer virtuellen Basis wurde uns schnell klar, dass unsere Mini-IT-Mannschaft diese neuen Techniken in Zukunft nicht mehr kompetent managen kann, und damit auch die Betreuung in eine zeitgemäße Struktur gebracht werden musste.« MINI-IT-ABTEILUNG MIT GROSSEN AUFGABEN Inzwischen hat Suzuki weite Teile seiner IT-Umgebung an das SAP-Systemhaus Unit-IT ausgelagert und fährt damit sehr gut: »Suzuki Austria verfügt heute über eine IT-Infrastruktur, die sich das Unternehmen in dieser Top-Qualität nur mit dem richtigen Outsourcing-Partner leisten kann. Der Verzicht auf eine ‘eigene’ IT-Lösung hat uns nicht nur ein gehöriges Maß an Sicherheit, sondern vor allem auch wesentliche Kosteneinsparungen gebracht. Besonders wichtig ist, dass wir heute klare Fixkosten haben, mit denen wir kalkulieren können«, sagt Erber. Seine Strategie, »als Mini-IT-Abteilung, bestehend aus insgesamt fünf Mitarbeitern, anerkannter Dienstleister im eigenen Haus zu sein«, geht damit auf. Im Moment sind die Bedingungen für Outsourcing, was die Anwender betrifft, besonders gut: Die Preise für IT-Outsourcing-Services werden zwischen 2009 und 2010 um fünf bis zwanzig Prozent fallen, prognostizieren die Marktforscher von Gartner. Gründe für den erwarteten Preisverfall sind die unsichere Wirtschaftslage, IT-Budgetbeschränkungen und die generell schlechte Marktlage in den nächsten zwei Jahren. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommen die Experten von Berlecon in einer aktuellen Analyse. Die Konkurrenzsituation zwischen traditionellen und neuen IT-Dienstleistern verschärft sich, so Gartner, weil mehr Anbieter aggressiver im Markt auftreten werden, um ihre Umsatzziele zu erreichen und gleichzeitig ihre Gewinnspannen sicher zu stellen. Gleichzeitig wird das derzeit noch stärker kostenfokussierte Käuferverhalten zu Ermäßigungen zwischen 2009 und 2010 vor allem bei IT-Infrastruktur-Services führen. Trotz der vergleichsweise starken Position, die das Outsourcing-Segment in der Rezession hat, gibt es immer mehr Anwender, die ihre Verträge mit externen Providern auf den Prüfstand stellen, um bessere Konditionen, SLA, Gebühren und Offshore-Möglichkeiten auszuhandeln. Betroffen davon sind vor allem Neuverträge. Grundsätzlich haben alle Dienstleister mit dem gleichen Problem zu kämpfen wie interne IT-Abteilungen: Es wird erwartet, mehr Leistung für weniger Geld zu erbringen. Neben dem Outsourcing des klassischen Rechenzentrumsbetriebs gewinnt zunehmend Outsourcing des Betriebes von speziellen Teilinfrastrukturen (Betrieb bestimmter Server, Betreuung von Endgeräteinfrastrukturen bis hin zu mobilen Lösungen) und von spezifischen Teilprozessen (Outputmanagement, Internetsicherheit) eine Rolle. Die Zahl der Anbieter im internationalen Markt, aber auch die der österreichischen Anbieter ist weiter im Steigen begriffen. Diese Entwicklung führt zu günstigeren Konditionen bei den Outsourcing-Verträgen und vermindert die Abhängigkeit des Outsourcenden, da bei entsprechenden Verträgen ein Wechsel zu einem alternativen Anbieter möglich ist. In einer gefestigten Partnerschaft erfolgten diese Anpassungen meist durch die Weitergabe von Produktivitätssteigerungen oder mittels Benchmarking. Die großen Benchmarking-Firmen beschränken sich aber überwiegend auf eine Betrachtung der Vergangenheit. Ihre Datenbanken enthalten zu hohe Preise, weil Unternehmen in der Regel nur dann ein Benchmarking durchführen, wenn sie überzeugt sind, dass sie für ihre Dienstleistungen zuviel bezahlen. VERTRÄGE NEU AUSSCHREIBEN Um von Einsparungen profitieren zu können, kommt es derzeit vielfach darauf an, bestehende Verträge nachzuverhandeln, das heißt, sie sorgfältig zu analysieren und mit dem aktuellen Service-Bedarf zu vergleichen – und das Vorhaben idealerweise neu auszuschreiben. Denn die Erfahrung zeigt, dass die Marktpreise für die meisten Dienstleistungen innerhalb von fünf Jahren massiv fallen. Ein neuer Kunde profitiert demnach stets von besseren Konditionen als ein bestehender. Bei potenziellen Einsparungen sollte der Anwender den Vertrag daher besser neu ausschreiben. Die gewünschten Preisreduktionen lassen sich zeitnah verwirklichen, da sich die bestehenden Dienstleister Mühe geben, ihre Kunden zu behalten, so dass kein Anbieterwechsel nötig wird. Damit Outsourcing-Projekte erfolgreich sind, müssen IT und Geschäftsführung in Unternehmen gemeinsam mit den Outsourcing-Dienstleistern laut Gartner ein so genanntes »magisches Dreieck« aus Verständnis, Zusammenarbeit und Zielorientierung bilden. Viele Sourcing-Projekte scheitern, weil die IT und damit auch die IT-Dienstleister eine zu geringe Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen haben und ihre Aufgaben zu wenig mit den Geschäftszielen abstimmen können. »Gerade in der jetzigen wirtschaftlich schwierigen Situation ist Outsourcing für Unternehmen ein sinnvoller Weg, die eigene IT effizient und agil zu machen und gleichzeitig alle wichtigen Aufgaben auch weiterhin zu erfüllen. Einer der Schlüssel zu erfolgreichem IT-Sourcing ist die Rolle des CIO innerhalb des Unternehmens. Wir haben viele Sourcing-Projekte untersucht und festgestellt, dass der Erfolg solcher Projekte höher ist, wenn der CIO Mitglied der Geschäftsführung ist und direkt an den CEO berichtet«, sagt Frank Ridder, Research Director IT-Sourcing bei Gartner. »Die Sichtbarkeit der IT innerhalb von Unternehmen ist häufig zu gering, um über eine rein taktische Rolle hinauszukommen und strategische Bedeutung zu erlangen. Der daraus entstehende Vertrauensverlust in die IT und deren Dienstleister ist ein großer Hemmschuh für die Erreichung der Geschäftsziele.«
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