Mehr Transparenz für Wiener Magistratsabteilungen
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verfasst von: Oliver Weiss | 15|10|2009 |
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Der erste Bereich, in dem SAP eingeführt wurde, war die Finanzverwaltung, gefolgt von allen weiteren Dienststellen der Geschäftsgruppe Finanzen ab 1.1.2004. In den nächsten Jahren wurden jeweils ein bis zwei Geschäftsgruppen umgestellt, bis schließlich zum 1.1.2009 mit der Umstellung der Magistratsdirektion auf SAP die Implementierung abgeschlossen war. Menner berichtet: "An der Einführung hat ein sehr großes Team gearbeitet, dessen Beständigkeit einer der Erfolgsfaktoren des Projektes war." Zu den Implementierungspartner zählten SAP Consulting, SNAP Consulting, Siemens Business Services, CSC und SCC. Mit frühzeitiger Überzeugungsarbeit konnte eine hohe Userakzeptanz erzielt werden. Als besonderes Highlight sehen Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, über SAP Portal einfach und per Mausklick Waren und Dienstleistungen zu bestellen. Inzwischen nutzen rund 6.000 User SAP und es werden rund 30 Mio. Buchungen, ca. 1,35 Mio. Eingangs- und ca. 6,5 Mio. Ausgangsrechnungen jährlich durchgeführt. Maximale Transparenz in der Kostenrechnung Durch die Einführung von SAP konnte vor allem eine maximale Kostentransparenz erzielt werden. Umfassende Auswertungen ermöglichen jederzeit einen raschen Überblick über den Stand der Projekte und die damit verbundenen Kosten. "Die Zeitzuordnung zu Produkten und Projekten war für alle Magistratsabteilungen ein Riesensprung und für die Mitarbeiter ein einschneidendes Erlebnis. So haben alle einen viel besseren Überblick über die Kosten und die Möglichkeit Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und zu verbessern", erläutert Menner. Zudem hat sich die Identifikation mit anderen Abteilungen verbessert. Menner über die Vorteile: "Die Mitarbeiter erleben die Abläufe bei der Stand Wien jetzt als komplexe Prozesse, die nicht nur eine Person, sondern verschiedene Abteilungen betreffen." Auch in Bezug auf die Schnelligkeit konnten Optimierungen erzielt werden. Ernst Menner zieht positive Bilanz: „Trotz des Mehraufwands in der Erfassung ist es uns gelungen, bei gleich bleibendem Personalstand ein Mehr an Informationen aus dem System zu gewinnen. Für die Zukunft ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems geplant. Die Einführung einer automatischen Rechnungsprüfung und die automatisierte Verarbeitung von gescannten Eingangsrechnungen sind der nächste Schritt für eine konsequent einheitlichere und strafferere Gestaltung der Prozesse bei der Stadt Wien.
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