Optimierte Dateiübertragung - Schluss mit Stress und Frust! Optimierte Dateiübertragung - Schluss mit Stress und Frust! - Computerwelt

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29.12.2014 Sven Hoge*

Optimierte Dateiübertragung - Schluss mit Stress und Frust!

Datenübertragung ist für die meisten IT-Spezialisten eine gewaltige Belastung, vergleichbar mit lästigen Verkehrsstaus. Über den Jammer bei manueller Dateiübertragung und die Vorteile von Managed File Transfer.

Eine Studie von Ipswitch beweist: Datenübertragung ist für die meisten IT-Spezialisten eine gewaltige Belastung, vergleichbar mit lästigen Verkehrsstaus.

Eine Studie von Ipswitch beweist: Datenübertragung ist für die meisten IT-Spezialisten eine gewaltige Belastung, vergleichbar mit lästigen Verkehrsstaus.

© Ipswitch

Eine Studie von Ipswitch ermittelte das Ausmaß der Frustration im Zusammenhang mit manuellen Dateiübertragungsverfahren in Unternehmen. Die überwältigende Anzahl von IT-Spezialisten stellt die Art der Dateiübertragung als eine gewaltige Belastung dar, so verglichen sie 61 Prozent mit lästigen Verkehrsstaus. Datentransfer ist nun mal ein notwendiges Übel, aber tröstlich ist, dass Unternehmen hier leicht Abhilfe schaffen können. Mit Managed File Transfer (MFT) lässt sich eine Vereinfachung des Dateiübertragungsprozesses sowie eine Steigerung von Transparenz und Kontrolle erreichen. Auch über die Compliance muss man sich kein Kopfzerbrechen mehr machen.

So wie Staus Fahrer davon abhalten an ihr Ziel zu gelangen, tragen manuelle Dateiübertragungsverfahren Mitschuld daran, dass sich IT-Experten nicht voll und ganz auf wichtigere Projekte konzentrieren können. So gaben 22Prozent der Befragten der Ipswitch-Studie an, dass sie mit MFT schneller interne Kundenbetreuung anbieten könnten, während weitere 18 Prozent erklärten, sie könnten in dieser Zeit wiederkehrende Unternehmensaufgaben automatisieren. Weitere 35 Prozent nannten Produktivitätseinbußen als bedeutenden Nebeneffekt ihrer manuellen Dateiübertragungsverfahren und fast 32 Prozent äußerten Bedenken mit Blick auf die Sicherheit und die Gefahr von Datenverlust.

Für die Datenübertragung sind noch immer FTP-Lösungen weit verbreitet, obwohl sie einen hohen Integrationsaufwand von Administratoren erfordern. Problematisch sind die Sicherheitsaspekte, denn es gibt stets neue Anforderungen an Sicherheit und Compliance. Die Vielfalt kritischer Geschäftsprozesse, auch zwischen Systemen oder Mitarbeitern und das Volumen der Transfertätigkeit haben zugenommen. Es besteht zunehmend die Notwendigkeit, diese Aktivitäten sicher zu verwalten und zu kontrollieren.

Gefahren des manuellen Datentransfers
Effiziente Dateiübertragung ist für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen wesentlich und sollte für jedes Unternehmen von höchster Priorität sein. Dennoch sind bestehende Dateiübertragungsverfahren mit zahlreichen Gefahren und Problemen verbunden, darunter:

  • Viele Dateien werden ohne Verschlüsselung gesendet.
  • Es gibt keine Möglichkeit zur schnellen Automatisierung von Dateiübertragungsverfahren.
  • Die IT kann den Lebenszyklus der übertragenen Dateien nicht überwachen.
  • Es fehlt die Überprüfbarkeit des Dateiübertragungsverfahrens.
  • Die Integration in andere Unternehmenssysteme und –verfahren ist eine Hürde.
  • Einige Inhalte werden nicht gemäß den Unternehmensrichtlinien archiviert.
  • Die Überwachungskette kann für einige Inhalte nicht aufrechterhalten werden.
  • Übertragene Dateien können nicht von Data-Loss-Prevention-Systemen überprüft werden.

Bei fehlender Überwachung des Datentransfers ist die Gefahr von Datenschutzverstößen, verlorenen Dateien und schwindender Effizienz kritischer Geschäftsprozesse sehr hoch. 

Die offensichtliche Frustration von IT-Abteilungen hinsichtlich manueller Dateiübertragungsvorgänge ist also nachvollziehbar. Der manuelle Ansatz ist nicht nur ineffizient, sondern es besteht zudem das Risiko, dass Daten verloren gehen und IT-Projekte ständig unterbrochen werden. Daraus resultierende Sicherheitsbedrohungen sowie Produktivitätseinbußen haben sehr weitreichendere Folgen für Unternehmen. Die Automatisierung von Dateiübertragungsverfahren mit einem zentralisierten Managed-File-Transfer-System lässt viele dieser Probleme verschwinden und gewährleistet moderne, unternehmensweite Effizienz. IT-Administratoren können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

MFT ist eine effiziente und sichere Möglichkeit, Dateien zu übertragen. Für IT-Experten bestehen mit MFT viele Vorteile, größere geschäftliche Herausforderungen anzugehen und sich über Dateien mit Geschäftspartnern auszutauschen. Denn das Verschieben oder Austauschen von Dateien ist Teil von modernen Geschäftsprozessen geworden. Beispiele sind hier Order-to-Cash, Entscheidungen über Versicherungsansprüche und der Austausch oder die Mehrfachverwendung medialer Inhalte. 

Die Vorteile eines MFT-Systems richtig nutzen
Um die Vorteile von MFT ausschöpfen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sicherheit, kann es nie genug geben: Es gibt zwei Schlüsselkomponenten für die Sicherheit. Einerseits die Sicherheit des MFT-Systems selbst sowie von dessen Inhalt. Man sollte sich versichern, dass der MFT-Anbieter die Systeme vor den neuesten Schwachstellen schützt. PEN Prüfung, statische und dynamische Code-Analyse sollten durchgeführt werden. Zweitens braucht es Sicherheitsfunktionen die den Zugriff verwalten und sich leicht in Business-Security-Systeme integrieren lassen.
  • Zuverlässigkeit: Es sollte sichergestellt werden, dass das System Informationen zuverlässig überträgt und die Verantwortlichen bei möglichen Problemen aufmerksam gemacht werden.
  • Automatisierte Bewegung von Dateien: Sobald eine Datei im MFT-System ankommt, sollte sie sich an die richtige Stelle bewegen. Eine einfache, zuverlässige Automatisierung ist erforderlich, um ein Unternehmen in Bewegung zu halten und dessen Produktivität zu verbessern.
  • Transparenz und Kontrolle von Dateibewegung: Bei einer großen Menge an Datenbewegung benötigt man ein System, das Einblick gewährt, wohin eine Datei gesendet wird – und das möglichst mit einer Bestätigung, dass sie rechtzeitig ankommt, beziehungsweise mit einer Überwachung über die komplette Bewegungen hinweg.
  • Compliance:  Ein MFT-System kann bereits bei der Planung helfen, die Anforderungen für Überwachung und Berichterstattung zu erfüllen.
  • Integriert Menschen und ihre Rollen: Ein großer Teil eines jeden Prozesses ist die menschliche Kommunikation. Ein MFT-System sollte es Mitarbeitern einfach machen, Dateien zu empfangen und zu senden. Es sollte gewährleistet sein, dass durch vertraute, einfach zu bedienende Tools wie Web-Schnittstellen und E-Mail ein Datentransfer möglich ist. Denn immerhin 90 Prozent aller Informationen, die beruflich zwischen Menschen geteilt werden, erfolgt über E-Mail.
  • Nahtlos über mobile Geräte und Desktop-PC arbeiten: Wenn Unternehmen ihre Prozesse auf mobile Geräte erweitern, sollten sie nach einer Lösung suchen, die mobile dateibasierte Geschäftsprozesse enthält. Auf Dateien kann von mobilen Geräten zugegriffen werden oder diese auch zu anderen Teilnehmern gesendet werden, während man noch mit dem Geschäftsprozess zugange ist.

Mit MFT-Software werden Unternehmen in die Lage gebracht, Dateiübertragungen im größeren Maßstab zu unterstützen und nicht verwaltete Dateitransfers zu zentralisieren. Sie profitieren von mehr Sicherheit und einem optimierten Dateiübertragungsverfahren. Nicht zuletzt werden die IT-Abteilungen mit weniger Problemen des Datentransfers konfrontiert sein. Sicherheit ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Es ist also Zeit für einige Veränderungen innerhalb des Unternehmens – alte, manuelle Lösungen haben ausgedient. Die gute Nachricht für IT-Experten ist, dass im Gegensatz zu Verkehrsstaus, die Probleme mit der manuellen Dateiübertragung bewältigt werden können.

*Der Autor ist Channel Manager DACH bei Ipswitch.

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