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17.03.2017 Klaus Lorbeer/pi

Digitale Informationsprozesse richtig aufsetzen

Die Menge an Informationen explodiert: Laut einer amerikanischen Studie werden weltweit rund 150 Millionen E-Mails und 20,8 Millionen Whats-App-Nachrichten pro Minute verschickt. Informationen sind wichtige Ressourcen geworden – besonders für Unternehmen.

Zu den hier genannten fünf Punkten hat Kyocera auch ein E-Book herausgebracht, in dem sich detaillierte Information zum Thema befindet.

Zu den hier genannten fünf Punkten hat Kyocera auch ein E-Book herausgebracht, in dem sich detaillierte Information zum Thema befindet.

© Kyocera

Im Grunde genommen geht es bei sämtlichen Geschäftsprozessen immer darum, Informationen zu bearbeiten, auszutauschen oder abzulegen. Entscheidend ist die Geschwindigkeit, mit der dies geschieht. Wichtige Informationen müssen den richtigen Personen immer griffbereit verfügbar gemacht werden, denn Wissen ist Zeit und Zeit ist Geld.

Reibungsloser Informationsfluss ist sowohl nach außen hin zu externen Stakeholdern, wie Kunden oder Lieferanten wichtig, aber natürlich auch intern zwischen Abteilungen. Viele Projekte müssen parallel im Blick gehalten werden und dies ist nur mit einem durchdachten Informationsmanagementsystem möglich. Der Drucker- und Workflow-Spezialist Kyocera hat fünf Empfehlungen (E-Book) zusammengestellt, worauf man beim Aufsetzen digitaler Informationsprozesse achten muss.

Empfehlung 1: Teilschritte gehen 
Es wäre unmöglich, ein gesamtes Unternehmen von heute auf morgen auf digitale Informationsprozesse umzustellen. Sinnvoller ist es, in einer Abteilung zu beginnen und sich dann nach einem durchdachten Plan weiter vorzuarbeiten. Es reicht auch nicht, einfach nur analoge Prozesse 1:1 in einen digitalen Workflow zu übertragen. Oft ist das auch so nicht möglich. Es ist also auch die perfekte Chance, festgefahrene Abläufe neu zu überdenken und sinnvoll umzukonzipieren. 

Empfehlung 2: Vorausschauend planen 
Zuallererst muss eine Momentaufnahme gemacht werden: wo stehen wir jetzt. Alle gängigen Abläufe sollen betrachtet werden. Das Hauptaugenmerk liegt auf jenen Prozessen, bei denen es zu Medienbrüchen kommt, da hier das größte Potential liegt. Hier wird es hilfreich sein, Experten zu Rate zu ziehen, die dabei helfen, bestehende Prozesse zu analysieren und dies aus einer Helikopterperspektive tun können. 

Empfehlung 3: Auf Sicherheit achten 
Die entscheidende Frage lautet: wer darf welches Dokument einsehen bzw. bearbeiten? Hier gilt es natürlich bestehende interne sowie gesetzliche Datenschutzvorschriften zu beachten, denn der Umgang mit Daten ist ein sehr sensibles Thema. Zusätzlich unterliegt man beispielsweise gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Archivierung - Stichwort: gesetzliche Aufbewahrungspflicht von bestimmten Unterlagen. 

Empfehlung 4: Informationsinflation verhindern 
Der Wert von Informationen verändert sich während ihrer Lebensdauer: ein E-Mail, in dem ein Kunde beispielsweise eine Beschwere formuliert, ist zum Zeitpunkt des Erhalts sehr wichtig. Mit der Zeit verliert diese Information aber rapide an Wert. Dessen muss man sich bewusst sein und das Informationsmanagementsystem entsprechend planen. Je aktueller eine Information ist, desto häufiger wird auf sie zugegriffen. 

Empfehlung 5: Mitarbeiter in den Fokus nehmen 
Meist sind für die Verbesserung des Informationsflusses nicht nur technische Veränderungen notwendig. Die Technik ist nur ein Werkzeug für die Mitarbeiter und diese müssen von Anfang an in diese Veränderungen miteinbezogen werden. Die Abläufe müssen so gestaltet werden, dass die täglich damit betrauten Mitarbeiter sie auch wirklich als Verbesserung erkennen und somit umsetzen. Wichtig sind hier klare Zuständigkeiten aber auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf etwas Neues einzulassen. 

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