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20.09.2017 Peter Lipp, Sales Manager Österreich, it-novum Österreich

Kürzere Planungszyklen durch flexibles Planungstool

Das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser (KWP) setzt Jedox für die Wirtschaftsplanung ein, um auf die kürzeren Planungszyklen und die steigende Komplexität bei der Leistungsberechnung reagieren zu können.

Durch Jedox konnte das Unternehmen die Planungsanforderungen (vier Planungen im Jahr) umsetzen und auch noch den Zeit- bzw. Arbeitsaufwand massiv minimieren. Eine Planung dauert zirka einen Monat. Zudem können die Anwender in der Zentrale und in den Wohnhäusern zeitgleich an den Planungen arbeiten, was zu einer starken Vereinfachung der Arbeitsprozesse geführt hat.

Das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser ist österreichweit der größte Anbieter von Seniorenbetreuung. Um die rund 8.900 BewohnerInnen der 30 Standorte der Häuser zum Leben und die Tausenden Klub-BesucherInnen der Pensionistenklubs der Stadt Wien kümmern sich etwa 4.100 MitarbeiterInnen aus über 50 Nationen. Zudem engagieren sich rund 500 ehrenamtliche MitarbeiterInnen und 65 Zivildiener für die BewohnerInnen.

Bis zur Einführung von Jedox erstellte das Unternehmen seine Wirtschafts- und Finanzplanung mit Excel. Dazu wurden die Tabellen von den einzelnen Wohnhäusern ausgefüllt und zurück an die Zentrale geschickt, wo sie manuell zusammengeführt und in das Kostenrechnungssystem eingespielt wurden. Die Berechnungen waren aufgrund der verschiedenen Pflegestufen und mehr als 1.100 Kostenstellen sehr komplex.

Neue Leistungspakete und Planungsprozesse

Das KWP führte ein zweites Betreuungs-(Leistungs) Paket für neue Bewohner ab dem Jahr 2012 ein. Daher mussten die Berechnungen angepasst und für die beiden Betreuungsformen / Leistungspakete getrennt und anders berechnet werden. Außerdem hatte die Stadt Wien ihren Planungszyklus, der vier Planungsprozesse pro Jahr vorschreibt, auf das KWP ausgedehnt. Damit stieß das bisherige Planungssystem an seine Grenzen, da mit Excel weder die komplexen Berechnungen innerhalb der beiden Leistungspakete noch die vierteljährlichen Planungen erstellt werden konnten.

 

Die neue Lösung musste die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Gleichzeitige Bearbeitung durch 230 Mitarbeiter
  • Webinterface für den gleichzeitigen Zugriff von verschiedenen Standorten aus
  • Erstellung von Quartalsplanungen in kurzer Zeit
  • Abbildung von hochkomplexen Berechnungsmodellen mit vielen Kostenstellen und zwei unterschiedlichen Leistungspaketen
  • Anbindung von diversen Vorsystemen (Verrechnung, Buchhaltung, Bestellungen,…)

Aus Budgetgründen, aber auch, um die Software testen zu können, begann das KWP mit der Open Source-Version von Jedox (Palo) zu arbeiten. Die Lösung stieß aber bei den Berechnungen schnell an ihre Grenzen, sodass das Unternehmen auf die kostenpflichtige Version umstieg. Dadurch konnten alle Berechnungen und Planungsprozesse abgebildet und verschiedene Vorsysteme angebunden werden, deren Daten in die Planungen einfließen. „Jedox ist die einzige Lösung, die gleichzeitig funktionsstark und für uns als öffentliche Einrichtung in einem erschwinglichen Preisrahmen ist“, kommentiert Gerald Exel, Abteilungsleiter Wirtschaft und Finanzen, die Entscheidung.

Als Projektpartner steht dem KWP it-novum zur Seite. Der Jedox-Partner unterstützt und berät kompetent bei der Erweiterung und Anpassung der Lösung. „Die Zusammenarbeit mit it-novum ist unkompliziert und angenehm. Uns ist besonders profunde Kenntnis und Erfahrung mit Jedox wichtig und das ist bei it-novum gegeben.“ sagt Gerald Exel.

Planungszeitraum stark verkürzt

Mit der Einführung von Jedox stellte das KWP auch seine Planungsprozesse um. Unterstützt von Jedox braucht das Unternehmen jetzt nur noch einen Monat für die Erstellung einer kompletten Planung und kann so die Anforderungen der Stadt Wien nach vierteljährlichen Planungszyklen erfüllen. Dazu wurden die Abläufe und Prozesse so umgestellt, dass die Abteilungen und Häuser mit der Dateneingabe beginnen können, sobald sie bereit sind.

Da die Weboberfläche von Jedox das gleichzeitige Eingeben von Daten unterstützt, können andere Abteilungen bereits anfangen, mit den vorhandenen Daten und Informationen zu arbeiten, ohne warten zu müssen, bis die gesamte Planung fertig ist. „Wir haben Phasen, in denen alle Kollegen gleichzeitig ihre Daten in das System eingeben. Es ist ein Riesenvorteil, dass mit Jedox mehrere User gleichzeitig im System arbeiten können, egal, ob vom Zentral-Controlling oder den Häusern aus“, betont Gerald Exel.

Materialwirtschaft und Lagerverwaltung angebunden

Im Rahmen der Jedox-Einführung setzte das KWP auch ein neues Berichtswesen auf. Dazu wurden verschiedene Vorsysteme wie die Bewohnerverrechnung, Materialwirtschaft usw. an Jedox angebunden. Die Daten werden über Nacht in Cubes geladen und stehen am nächsten Tag für Auswertungen zur Verfügung. Dadurch können die Führungskräfte sowie die FachmitarbeiterInnen in den Wohnhäusern auf ein täglich aktuelles Berichtswesen zugreifen und haben immer einen aktuellen Überblick über das genehmigte Budget.

Ebenfalls wird der aktuelle Status der aktiven Bestellungen zur besseren Übersicht im System angezeigt und in der Gesamtbudgetkontrolle berücksichtigt. Während die Daten früher einzeln aus den verschiedenen Systemen exportiert und einzeln berechnet werden mussten, stehen die Informationen jetzt per „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Eine Weboberfläche anstatt 30 Excel-Sheets

Pro Jahr erstellt das KWP vier Planungen, im ersten und dritten Quartal für das laufende Wirtschaftsjahr, Mitte des Jahres für das Folgejahr und Ende des Jahres eine 6-Jahresplanung. Vor der Systemumstellung wäre diese Mehrjahresplanung nicht möglich gewesen. Jede Jahresplanung umfasste die Berechnung von ca. 250.000 Einzelbeträgen. Durch die Einführung von Jedox sind die Excelsheets überflüssig geworden: „Jedox ist so flexibel, dass wir damit unsere gesamten Planungsprozesse abbilden können. Unsere Planungszyklen haben sich dadurch stark verkürzt.“ sagt Gerald Exel.

Unternehmensweites Reporting

Derzeit steht das KWP vor der Einführung einer elektronischen Pflegedokumentation. Durch die Anbindung von Jedox an die Software soll es möglich sein, sämtliche Informationen aus dem System in Berichten bzw. Auswertungen darzustellen, um die Leistungen am Bewohner, den Personalbedarf und die Pflegestufen ersichtlich zu machen. Diese Information ist zwar jetzt schon im Unternehmen vorhanden, aufgrund der Jedox-Anbindung stehen dem KWP aber viel mehr Möglichkeiten für ein effizientes Reporting zur Verfügung. Über Jedox bildet das KWP sogar die Bauverwaltung für die ca. 300 Bauprojekte jährlich ab. Die Flexibilität von Jedox sorgt dabei für Zukunftsfähigkeit: „Wir können mit Jedox auch noch in den nächsten Jahren arbeiten, ohne dass das System an seine Grenzen stößt. Wir planen, das System auf sämtliche Bereiche im Unternehmen auszudehnen, um den Mitarbeitern eine Plattform für Zahlen, Daten, Fakten und Informationen zu geben“, beschreibt Gerald Exel seine Vision.

 

 

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