Kollaborative Geschäftsverwaltung in Zug Detail - Computerwelt

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06.05.2009 Oliver Weiss

Kollaborative Geschäftsverwaltung in Zug

Aus der Vision einer gemeinsamen Plattform für unstrukturierte Daten entstand in der Stadt Zug eine neue Art der Geschäftsverwaltung.

Zug – Die Verwaltung einer Stadt stellt eine nicht unergebliche Herausforderung dar. Bis eine Angelegenheit im Stadtrat von Zug behandelt werden kann, durchläuft sie verschiedene Stadien. Vom Mitarbeitenden zum Abteilungsleiter weiter zum Departement, über die Kanzlei in den Stadtrat und in den Großen Gemeinderat. Bis schließlich ein Entscheid auf der städtischen Website veröffentlicht werden kann, ist der Weg von vielen manuellen Arbeitsschritten und Medienbrüchen gekennzeichnet. Informationen mussten bisher in unterschiedlichen Systemen mehrmals erfasst werden, was zu Redundanzen und unterschiedlichen Informationsständen führte.

Es bestand der Bedarf an einer neuen Lösung, die in der Lage war, sowohl das in den Geschäftsdokumenten enthaltene Wissen besser zugänglich zu machen, als auch die Geschäftsverwaltung in ihren Abläufen effizienter und flexibler zu gestalten. Dazu kam die Vision, nicht eine Insellösung für die Stadtratsgeschäfte zu realisieren, sondern den Grundstein für eine Plattform zu legen, die auch für andere Geschäfte in der Stadtverwaltung genutzt werden konnte. Es sollte ein standardisierter Collaboration-Dienst werden, den die IT den Abteilungen zentral anbieten würde. Daniel Truttmann, IT-Leiter der Stadt Zug: »Aus der Verbindung unterschiedlicher Informationen auf einer gemeinsamen Plattform entsteht großer Nutzen, der viel zur Effizienzsteigerung in den Abläufen beiträgt.«

FUNDAMENT STAMMDATEN Zwar arbeitet jede Abteilung der Stadtverwaltung für sich, doch geht es ja um eine gemeinsame Sache. Und es sind immer wieder die gleichen Kriterien, die in der Informationsverwaltung einer Stadt wichtig sind: Bürger, Firmen, Gebäude, Straßen, die öffentlichen Einrichtungen, die Finanzen, die Organisation der Stadtverwaltung selber. Schnell wurde klar, dass diese Stammdaten die Grundpfeiler sein mussten, auf denen die neue Plattform gebaut wird. Die Wahl fiel schließlich auf MatchPoint Records Management, eine in Microsoft SharePoint Server integrierte Lösung der Schweizer Firma ITsystems, die einen kollaborativen, modellbasierten Ansatz verfolgt, mit dem nicht nur die Stadtratsgeschäfte, sondern auch alle anderen erdenklichen Geschäfte der Stadt, die Verwaltung von Dossiers, Projekten und anderen Dokument-zentrischen Vorgängen abgebildet und unter einen Hut gebracht werden können.

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