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20.05.2009 Oliver Weiss

Eine gemeinsame Datenbasis für die Unternehmensplanung

Die Software Professional Planner hat bei der Graz AG die bisherigen Excel-Insellösungen in der Unternehmensplanung abgelöst.

Die Graz AG – Stadtwerke für kommunale Dienste zählt zu den führenden Dienstleistern in Steiermark. Das Erfolgspotenzial liegt in den Kerngeschäftsfeldern öffentlicher Nahverkehr mit den Grazer Verkehrsbetrieben und dem Flughafen Graz, Öko-Service mit den Sparten Wasserwirtschaft und Abfallentsorgung, Telekommunikation, Werbewirtschaft sowie Energie mit einer 49-Prozent-Beteiligung an Energie Graz und kommunaler Service mit den Segmenten Bestattung, Immobilienservice und Freizeit.

Da die Dienstleistungen in den Bereichen Wasserwirtschaft und Abfallentsorgung mittlerweile ebenfalls überregional angeboten werden und sich auch das Tätigkeitsfeld des IT- und Telekom-Bereichs bereits über den bisherigen Betreuungsbereich Stadt Graz ausgedehnt hat, war es notwendig, den Prozess der Planung in die Hände der dezentral zuständigen Personen zu übertragen. »Diese sollten dabei weder durch den Prozess noch durch die Erlernung eines neuen Tools in ihrer operativen Arbeit gestört werden«, erklärt Dieter Rudorfer, Leiter Konzerncontrolling und Beteiligungsmanagement bei der Graz AG. Ziel des Projektes war es, für die Geschäftsführung flexibel und standardisiert Zahlen aufzubereiten, wobei ein durchgängiger Prozess von der Datenbasis bis zur Höchstaggregationsstufe gewährleistet sein sollte. »Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit, die dann für die Planungs- und Analysetätigkeit genutzt werden kann«, so Rudorfer.

Die Erstellung der Gesamtplanung war bisher eine aufwendige Arbeit, bei der zahleiche (bis zu 300) teilweise verschiedene Excel-Files zusammenführt werden mussten. Dabei blieb für Analyse und Controlling der Zahlen wenig Zeit. Die Software Professional Planner von Winterheller sollte sich nahtlos mit dem SAP-System integrieren lassen und eine einheitliche Datenbasis für das zentrale und dezentrale Reporting schaffen.

Der Professional Planner unterstützt nun bei der Graz AG im Zusammenspiel mit SAP BW zwei wesentliche Prozesse: eine einheitliche Stammdatenverwaltung und die flexible Einbindung von bis zu hundert Usern im Planungs- und Reportingprozess. Durch die Anbindung an SAP entstand ein System, das automatisch auf Änderungen in den Strukturen reagiert. Im Zuge der Entwicklung des Unternehmens werden dabei nicht nur Änderungen im Unternehmen oder zusätzliche Kostenstellen, sondern auch komplette Ergänzungen im Portfolio im Planungssystem nachgezogen. Die Stammdaten selbst werden ausschließlich in SAP gepflegt und automatisch in die nachfolgenden Systeme übertragen.

MEHR ZEIT ZUM PLANEN Auch der Planungs- und Forcastingprozess konnte durch die Anbindung der dezentralen Datenlieferanten bei gleichzeitiger Erhöhung der Transparenz wesentlich verkürzt werden. Durch den Zugriff auf den zentralen Datenpool hat sich die Zahl der Abstimmungsrunden verringert und zu einem harmonischen Wechsel zwischen Top-down-Vorgaben und Bottom-up-Detaillierung geführt. Auch hier kann die durch effizientere Prozesse ersparte Zeit für die eigentliche Aufgabe verwendet werden: die Auswertung der Daten.

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