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20.05.2009 Thomas Mach

Intuitive Kommunikation mit strukturierter Datenhaltung

Mit einem flexibleren Intranet will die GIS den Arbeitsalltag der Mitarbeiter vereinfachen.

Die GIS Gebühren Info Service zeichnet als hundertprozentige ORF-Tochter für das gesamte Rundfunkgebührenmanagement des heimischen Staatsfunks verantwortlich. Der IT-Dienstleister T-Systems realisierte nun ein neues Intranet für rund 200 Beschäftigte der GIS. Dies geschah in enger Zusammenarbeit mit der GIS, das Gebühren Info Service legte dabei einen besonderen Wert auf eine »einfache Wartung der Inhalte, ein attraktives und anpassbares Design sowie eine strukturierte Datenhaltung«, wie Herbert Denk, Leitung Marketing und Kommunikation bei der GIS, erläutert.

TÄGLICHES ARBEITSMITTEL Mit 200 Mitarbeiter/-innen, dazu 125 freien im Außendienst, einem Jahresumsatz im vergangenen Jahr von rund 37 Mio. Euro, einem Transaktionsvolumen für Abgaben und Entgelte von 724,2 Mio. Euro und 3,4 Millionen. Kunden ist die GIS Gebühren Info Service ein heimisches Großunternehmen.

Als Tochterunternehmen des ORF durch das Rundfunkgebührengesetz mit dem gesamten Rundfunkgebührenmanagement betraut, ist die GIS somit etwa für die Hälfte der Gesamtfinanzierung des ORF zuständig. »Das Intranet ist ein tägliches Arbeitsmittel der Mitarbeiter, insbesondere des Kundendienstes«, erläutert Denk. Das alte Intranet sei aber an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit gestoßen.

Deshalb analysierte T-Systems gemeinsam mit den verantwortlichen Personen das Intranet auf seine Struktur und Inhalte, um es bestmöglich an die Anforderungen der Nutzer anzupassen. Mit dem Ergebnis, dass das realisierte Intranet nun intuitiv bedienbar, flexibler und leichter zu warten ist. »Beispielsweise rufen Mitarbeiter Besprechungsprotokolle auf der Seite ab anstatt sie per E-Mail zu verschicken oder verwalten Schulungs- und Event-Termine online«, erklärt Denk. Über das Intranetportal könnten zudem auch verschiedene Direct Marketing-Aktionen eingesehen werden.

MARKETING-AKTIONEN IM INTRANET EINSEHBAR Das heißt, die Mitarbeiter erhalten eine aktuelle Information über laufende Mailing-Aktionen.« Nächster wichtiger Schritt sei es nun, auch eine Wissensplattform aufzubauen, erläutert Denk. Darin sollen im Laufe der Zeit alle eingesetzten Geschäftsprozesse und Arbeitsverfahren abgebildet werden. »Das neue Design des Intranet wurde an natürlich auch an die Corporate Identity der GIS angepasst.«

Die von T-Systems umgesetzte Lösung basiert auf Microsoft Office SharePoint Server 2007, der verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit einzelner Teams und die Volltext-Suche zur Verfügung stellt. »Langfristige und stabile Beziehungen mit Geschäftspartnern sind ein wichtiger Grundpfeiler für unser Unternehmen«, erläutert Georg Obermeier, Vorsitzender der Geschäftsführung von T-Systems Österreich.

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