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22.07.2009 Rudolf Felser/pi

Vorteile von E-Invoicing erkennen

Der Experte Basware weiß, welche Vorteile E-Rechnungen bringen und was Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen beachten sollten.

Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen hinken viele Unternehmen den Möglichkeiten deutlich hinterher. Wenn man sich Länder wie Schweden, Norwegen oder Finnland ansieht wird deutlich, wie sich die Gesetzeslage auf die Marktakzeptanz auswirkt: In den nordischen Ländern, wo Rechnungen ohne digitale Signaturen verschickt werden können, liegt der Anteil der elektronischen Dokumente im Bereich E-Invoicing / E-Billing bei über 12 Prozent, so eine Studie von Billentis. Leider geben Unternehmen durch das Beharren auf Papierrechnungen wertvolle Wettbewerbsvorteile aus der Hand, so der E-Rechnungs-Experte Basware.

VORTEILE FÜR RECHNUNGSSTELLER UND EMPFÄNGER Eine Papierrechnung auszustellen ist teuer und der Personalaufwand ist beachtlich. Hinzu kommen Materialkosten für Papier, Umschläge und Druck sowie das Porto. Insgesamt entstehen Kosten von bis zu 16 Euro, so Zahlen der Technologieberatung Bonpago. Elektronische Rechnungen dagegen sind deutlich günstiger: Das Münchner Institut für integriertes Qualitätsmanagement (IQM e.V.) hat in einer Studie ermittelt, dass sich die Kosten gegenüber dem postalischen Versand um 85 Prozent senken lassen. Zudem können Empfänger elektronische Rechnungen schneller verarbeiten und so ihre Ausstände schneller begleichen.

Viele Unternehmen verarbeiten ihre eingehenden Rechnungen mittlerweile digital – die Prüfung und Genehmigung der Rechnungen sowie die Weitergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung erfolgt oft elektronisch. Besonders innovative Unternehmen automatisieren diese Vorgänge sogar weitgehend, etwa durch den selbsttätigen Abgleich der Rechnungs-, Bestell- und Lieferdaten – das so genannte "Matching". Durch den Purchase-to-Pay-Ansatz entsteht ein deutlich geringerer Aufwand, Abläufe können beschleunigt werden und es lässt sich deutlich mehr Transparenz und Flexibilität in Einkauf und Rechnungsverarbeitung schaffen. Papierrechnungen müssen zuerst gescannt und mithilfe von OCR-Software entschlüsselt werden, damit die Dokumente nachher digital weiter verarbeitet werden können. Bei elektronischen Rechnungen entfällt dieser Zwischenschritt. Die Daten liegen sofort digital vor, bereit zur schnellen Weiterverarbeitung. Darüber hinaus ist die Weiterverarbeitung deutlich einfacher und Fehler bei der Datenerfassung gehören der Vergangenheit an. Erhalten Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch, können sie zudem ihre Prozesse effizienter gestalten und Skontofristen besser ausschöpfen. Auch sind sie so in der Lage, für alle Prozesse von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung der gelieferten Ware einen durchgängig digitalen Ablauf zu schaffen.

JURISTISCHES Damit Rechnungsempfänger in Österreich den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können, müssen die Rechnungen zumindest mit einer so genannten "fortgeschrittenen" elektronischen Signatur versehen sein. In anderen europäischen Ländern sind die juristischen Anforderungen teils weniger streng. Zudem müssen die Rechnungssteller die Zustimmung der Empfänger zur elektronischen Übermittlung einholen.

Geht die elektronische Rechnung an ein ausländisches Unternehmen, so müssen natürlich die dortigen juristischen Bestimmungen für die Signatur beachtet werden. In den meisten europäischen Ländern reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur aus, um vor dem Gesetz zu bestehen.

Im ersten Schritt muss also der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen. Dann erstellt der Lieferant auf Basis der Daten aus den operativen Systemen seine Rechnung. Sofern das Unternehmen diese Aufgabe nicht einem E-Invoicing-Spezialisten übertragen will, benötigt es dafür eine den gesetzlichen Anforderungen gemäße Lösung. Mit deren Hilfe können die Unternehmen ihre Rechnungen mit einer rechtlich einwandfreien Signatur versehen. Diese Rechnungen – häufig im PDF-Format – werden dann per E-Mail an die Empfänger geschickt. Die Signatur ist dabei entweder Teil des Rechnungsdokuments oder aber eine eigenständige Datei. Der Empfänger muss dann mit einer geeigneten Software eine rechtssichere Prüfung der Signatur vornehmen und das dazugehörige Protokoll samt Rechnung sieben Jahre archivieren. Da es jedoch mehrere verschiedene Signaturformate gibt, sind die Empfänger gezwungen, verschiedene Lösungen für die Verifizierung parallel zu betreiben, sofern sie von mehreren Lieferanten digitale Rechnungen erhalten.

Deutlich einfacher ist es, den gesamten Prozess an einen E-Invoicing-Spezialisten zu übertragen. Dieser kann sowohl für den Sender als auch für den Empfänger tätig werden: Für den Lieferanten erstellt er eine elektronische Signatur, übermittelt die Rechnung an den Kunden und kümmert sich um die gesetzeskonforme Archivierung. Für den Rechnungsempfänger kann der Dienstleister die Prüfung der Signatur übernehmen, ein Prüfprotokoll erstellen und alle nötigen Daten den regulatorischen Vorgaben entsprechend archivieren. Dabei profitiert der Empfänger besonders davon, dass der Outsourcing-Partner in der Regel eine Vielzahl verschiedener Signaturformate verifizieren kann.

E-Invoicing-Spezialisten garantieren eine lückenlose Einhaltung aller Vorschriften, so Basware, auch wenn diese häufig geändert werden, denn sie verfügen über juristisch versierte Experten, die die aktuellen Entwicklungen stets im Blick behalten.

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