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04.08.2009 Rainer Doh*

Webkonferenzen bei SOS-Kinder­dörfern

Bei Planung und Durchführung internationaler IT-Projekte greifen die SOS-Kinderdörfer seit längerem auf Online-Meetings mit Cisco WebEx zurück.

Seit 1949 ermöglichen die SOS-Kinderdörfer elternlosen Kindern das Aufwachsen in einem familienähnlichen Umfeld. Mittlerweile ist daraus eine weltumspannende, soziale Organisation geworden: In fast 500 Kinderdörfern werden verwaiste, vernachlässigte oder bedürftige Kinder betreut. Zugleich hat sich das Aufgabenfeld erweitert, so gibt es SOS-Kindergärten, Schulen, Jugendeinrichtungen, Ausbildungs- und Sozialzentren und medizinische Krankenstationen, Nothilfeprojekte und die SOS-Familienhilfe.

Da sich die SOS-Kinderdörfer im Wesentlichen selbst finanzieren, sei es durch Spenden oder SOS-Patenschaften zählt das Fundraising, das Akquirieren von Spenden, zu den wichtigen Aufgaben in der Organisation. Weil dies eine äußerst komplexe und aufwändige Thematik ist, gehören die SOS-Kinderdörfer zu den Pionieren der EDV in Österreich: Bereits Anfang der 60er-Jahre wurde hier in Tirol einer der ersten großen Computer außerhalb des Bankensektors betrieben, um zigtausende Spender zu verwalten. Für international eingesetzte IT-Anwendungen ist heute hauptsächlich SOS-Kinderdorf International, die Dachorganisation der SOS-Kinderdörfer mit Sitz in Innsbruck und Wien, zuständig; sie betreut eine Reihe von Applikationen zur Unterstützung der Bereiche Finanz- und Baucontrolling, Kinderbetreuung, Patenverwaltung, interner Kommuni­kation, Human Resources und Mittelbeschaffung im Internet. Zusätzlich besteht ein ausgelagertes IT-Unternehmen, das sich um IT-Lösun­gen im Umfeld von Direkt Marketing beschäftigt.

Bei der Planung und Durchführung von internationalen IT-Projekten greifen die SOS-Kinderdörfer schon seit längerem auf Online-Meetings mit Cisco WebEx zurück. Mittlerweile hat sich diese Kommunikationsform auch in anderen Bereichen der Organisation fest etabliert. Die Anzahl der Flugreisen konnte dadurch reduziert und die Kommunikation wesentlich vereinfacht werden.

INTERNATIONALER KOMMUNIKATIONSBEDARF Für die Weiterentwicklung und Pflege der international eingesetzten Software-Lösungen muss die IT-Abteilung der Dachorganisation umfangreiche Abstimmungen mit den diversen nationalen SOS-Organi­sationen in aller Welt vornehmen. So beispielsweise im Zuge des Roll-Outs des Internetauftritts von zwölf europäischen Ländern oder bei der Weiterentwicklung der in 105 Ländern verwendeten Patenschafts-Software. Die dafür notwendigen Konzeptionsprozesse sowie die Einführung, Schulung und Weiterentwicklung dieser Applikationen erzeugen einen anhaltend hohen Kommunikationsbedarf. "Bei unserer sehr weit verzweigten Organisation, die sich über fünf Kontinente erstreckt, können wir uns nicht einfach kurzfristig zusammensetzen, um bestimmte Fragen zu diskutieren", erklärt Thomas Rubatscher, International Director Information and Communication Technology, bei der Dachorganisation der SOS-Kinderdörfer in Innsbruck. "Das muss man zwar einmal im Jahr machen, um einen persönlichen Kontakt aufzubauen oder zu festigen, aber für bloße Arbeitssitzungen sind aus Zeit- und Kostengründen andere Lösungen erforderlich."

Daher wurden 2005 von der IT der Organisation auf regionaler Ebene die ersten Online-Meetings mit Cisco WebEx durchgeführt. Dabei werden die Arbeitsplätze durch die Cisco WebEx-Plattform via Internet so verbunden, dass die Teilnehmer gemeinsam an Dokumenten, Präsentationen, Kalkulationen usw. arbeiten können, wobei die Sprach-Kommunikation parallel über das Telefonnetz oder alternativ über Internet-Telefonie geführt werden kann. Der große Vorteil gegenüber herkömmlichen Kommunikationsformen besteht darin, dass die Teilnehmer ihre digitalen Arbeitsunterlagen unmittelbar teilen können und nicht beispielsweise aufwändig per E-Mail austauschen müssen. Zusätzlich lassen sich noch Live-Bilder per Webcam integrieren, so dass die Teilnehmer einen direkteren Kontakt erhalten. So kann die Kommunikation in Unternehmen und Organisation durch Webkonferenzen sogar intensiviert werden, weil man nun auch Meetings abhalten kann, die man zuvor aus Kostengründen nicht vereinbart hätte, beziehungsweise bei denen man sich auf bloße Telefongespräche hätte beschränken müssen.

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