Social Enterprise statt E-Mail-Flut Social Enterprise statt E-Mail-Flut - Computerwelt

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17.10.2013 :: Printausgabe 21/2013 :: pi/Oliver Weiss

Social Enterprise statt E-Mail-Flut

Der Grund, warum die Österreichische Lotterien Gruppe auf Social Collaboration setzt, ist einfach: Die wachsende E-Mail-Flut drohte, die Kommunikation massiv zu behindern. Mit dem Projekt WAVE wagt die Gruppe den Schritt zum Social Enterprise.

Die Österreichische Lotterien Gruppe setzt auf Social Collaboration.

Die Österreichische Lotterien Gruppe setzt auf Social Collaboration.

© fotogestoeber - Fotolia.com

Der von der IT Anfang 2013 vorgestellte Weg in Richtung Enterprise 2.0 stieß beim Management der Österreichischen Lotterien und Casinos Austria auf offene Ohren. Unter anderem deshalb, weil nicht einfach nur ein Hypethema hervorgehoben, sondern die Business-Perspektive in den Mittelpunkt gestellt wurde. Mittlerweile läuft Social Collaboration in der Unternehmensgruppe unter einem eigenem Logo und einem eigenen Namen: WAVE. Die Bezeichnung WAVE ist dabei kein Zufall: Sie steht dafür, dass sich Kommunikation wellenförmig ausbreitet und über den eigenen Tellerrand hinaus Themen und Mitarbeiter auf neue Art miteinander verbindet.

Wenn sich Erich Schuster, CIO bei den Österreichischen Lotterien und Casinos Austria, zurückerinnert, was den eigentlichen Anstoß gab, die Türen in Richtung Social Enterprise aufzustoßen, dann war es eindeutig die enorme E-Mail-Flut, die die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig zu behindern drohte: "Schnelles, präzises Kommunizieren, das nicht von der Arbeit abhält, sondern Teil und Motor für die Zusammenarbeit ist, sieht anders aus, das war uns allen klar. Gleichzeitig haben wir gesehen, wie viel wertvolle Zeit im Unternehmen dafür verwendet wurde, nach Dokumenten und Projektprotokollen zu suchen, die in persönlichen Mail-Ordnern vor sich hinschlummern."

EINE FRAGE DER KULTUR
Vor diesem Hintergrund wurde in der Unternehmensgruppe Ende 2012 das Projekt Social Enterprise (WAVE) ins Leben gerufen, das nicht nur die Einführung von Social Collaboration Tools als Ziel hatte, sondern die Themen Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsmanagement in einer ganzheitlichen Weise vorantreiben sollte. Unterstützt wurde und wird die IT-Abteilung der Österreichischen Lotterien und Casinos Austria dabei vom Microsoft-Partner Solvion, der das Projekt organisatorisch und technisch begleitet. Klaus Schwaberger, CTO bei Solvion, legt in diesem Zusammenhang besonderen Wert auf den organisatorischen Aspekt: "Dass für Social-Enterprise-Projekte die organisationalen Rahmenbedingungen wesentlich dazugehören, hat sich ja inzwischen herumgesprochen. Damit verbunden sind vor allem kulturelle Aspekte, die mehr als in anderen IT-Projekten den Erfolg einer technischen Implementierung beeinflussen."

SHAREPOINT ALS BASIS
Während des Projektes zeigte sich, dass der ganzheitliche Zugang nicht nur einen Zuwachs an Komplexität bedeutet, sondern bestimmte Entscheidungen auch vereinfacht. Mit SharePoint hatten die Österreichischen Lotterien und Casinos Austria bereits eine zentrale strategische Plattform im Einsatz, die nicht nur mit Mail (Exchange) und Unified Communication (Lync) nahtlos verbunden ist, sondern in der neuen Version 2013 neben Suche und Informationsmanagement auch das Thema Social Collaboration adressiert. "SharePoint ist für uns die Plattform der Wahl, weil wir nach neuen Formen der Zusammenarbeit gesucht haben, die uns schneller und präziser reagieren lassen", erklärt Schuster. "Dazu brauchen wir einen zentralen Ansatz im Bereich Projekt- und Informationsmanagement sowie neue, intuitiv nutzbare Formen der Kommunikation – und das möglichst aus einem Guss, um die Entstehung neuer Kommunikationsinseln auszuschließen."

Die mit Solvion konzipierte Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass Kommunikation und Collaboration in neuer Weise zusammengedacht werden. Jeder Mitarbeiter erhält seinen persönlichen Einstieg in das Kommunikationsportal und kann dieses Cockpit persönlich gestalten. Dieser zentrale Einstiegspunkt (Mybox) liefert den Mitarbeitern alles, was sie zum Arbeiten brauchen, wobei E-Mail und Kalender nur mehr einen Teil der Information ausmachen. Dazu kommen eine Aufgabenübersicht, abonnierte Feeds zu Projekten, ein persönliches Skydrive-Laufwerk, ein eigener Feed zu neuen Mitarbeitern oder eine zentrale Suche. Im Sinne der Usability sind die Angebote auf drei Säulen aufgeteilt:

  • Eine Infobox, in der die Anwender die Unternehmensnachrichten finden, die man aus klassischen Intranets kennt.
  • Eine Teambox für die tägliche Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen, wobei die Projektseiten einfach angelegt werden können und wirklich die gesamte Projektkommunikation abdecken, damit sich auch Mitarbeiter, die neu zum Projekt stoßen, schnell ein Bild machen können.
  • Eine Toolbox, über die die Mitarbeiter zum Beispiel die Genehmigungsprozesse für ein neues Gewinnspiel auf Basis der SharePoint-Technologie abbilden und strukturiert abwickeln lassen können.


WENIGER E-MAILS
"Das Neue an diesem Portal mit seinen Self-Service-Projektbereichen ist, dass wir nicht nur für eine zentrale Ablage sorgen – mit Versionierung und allem, was dazugehört – sondern die Newsfeeds viel granularer, das heißt auf Projektebene, gestalten. Also dort, wo sich die Produktivität eines Unternehmens entscheidet", sagt Solvion-CTO Schwaberger. "Damit entlasten wir den E-Mail-Verkehr, weil Dokumente nicht mehr an zig Personen in cc herumgeschickt werden müssen und stellen gleichzeitig sicher, dass man Feeds auch einfach wieder stornieren kann, wenn man aus einem Projekt aussteigt." Auf diese Weise entstehe eine Kultur des aktiven Folgens und nicht mehr eine des passiven Mitlesens.

Ein Zeichen, dass diese kulturelle Transformation gelingt, ist für Schuster, "wenn der Blick auf die aktuellen Newsfeeds und Konversationen in der Mybox zu einem Ritual wird. Weil es letztendlich nicht nur darum geht, den Austausch von Informationen und Erfahrungen zu fördern, sondern auch darum, über den eigenen Schreibtischrand, Abteilungsrand, Unternehmensrand hinauszuschauen." Ein situatives Meeting beispielsweise, das in der Zentrale einfach möglich ist, ist zwischen Linz und Bregenz auf technische Unterstützung angewiesen. Wichtig ist Schuster dabei, dass die Technik für Optionen sorgt und nicht für Zwänge: "Mit unserer neuen Lösung, die Kommunikation und Collaboration nahtlos verbindet, ist es möglich, dass sich zum Beispiel die Gaming-Manager von Linz, Bregenz und Wien auf einer virtuellen Plattform treffen und ihre Erfahrungen austauschen, ohne sich in endlosen Mail-Schleifen zu verstricken. Ob sie das auf der Collaboration-Plattform tun, im Chat oder als Video-Konferenz ist ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass wir mit jeder gelungenen Interaktion als Unternehmen mehr zusammenrücken."

Die Erfahrungen in der Pilotphase geben jedenfalls allen Grund zur Hoffnung. Nach nur wenigen Monaten zählt das neue Portal bereits 500 aktive User. "Die Welle ist ins Rollen gekommen, vor allem in den kleineren, spontan einberufenen Quick-Teams, die als eine Art Probebühne fungieren." Und so scheint auch Schusters Ziel, bis zum Ende des Jahres alle rund 1.000 potenziellen Anwender der Österreichischen Lotterien und Casinos Austria auf die SharePoint-Plattform zu bringen, realistisch – zumal die Richtungsvorgabe nicht nur nach innen weist: "Es geht uns auch darum, die Synergien innerhalb der Unternehmensgruppe zu nutzen und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Denn es kommt eine neue Generation an Arbeitnehmern in die Unternehmen hinein, die den Umgang mit unterschiedlichen Kommunikations- und Collaborationtools voraussetzt."

Als nächster Schritt ist ein Zugang für alle mobilen Devices geplant, der über klassische Funktionen wie E-Mail und Kalender hinausgeht und direkten Zugriff auf die Portale erlaubt: "Wir sehen, dass gerade in diesem Zusammenhang die Nutzung von mobilen Devices enorm viel bringen kann", erklärt Schuster. "Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel auf dem Weg zur Arbeit schauen will, was es in den Projekten Neues gibt." (pi/oli)

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