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22.08.2010 PCtipp*

Profi-Wissen für Mail und Outlook

IMAP, POP3 oder Webmail: Welcher Mailtyp ist der richtige für Sie? Wir erklären die Starken und Schwächen der verschiedenen Mailprotokolle und zeigen am Beispiel von Outlook, wie Sie einen Mailclient optimal konfigurieren.

Heute möchten viele Nutzer ihre elektronische Post nicht mehr nur auf einem Computer verwalten. Stattdessen soll sie auch auf dem Notebook und dem iPhone, im Geschäft oder in der Hotellobby am anderen Ende der Welt bereitstehen – gleichzeitig, versteht sich. Das klingt anspruchsvoll, aber mit den richtigen Maileinstellungen lässt sich diese Aufgabe problemlos meistern. Je nach Konfiguration lösen sich zudem Platzprobleme auf dem Webserver in Luft auf oder der Umzug der Mails von einem Provider zum anderen wird zum Kinderspiel.

POP3, IMAP & CO. Zuerst wenden wir uns den unverzichtbaren Grundlagen zu: Vier Begriffe verfolgen Sie auf Schritt und Tritt, wenn es um die Einrichtung und Pflege eines Mailkontos geht:

* SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Dieses Protokoll regelt die Übertragung der elektronischen Post zum Mailserver und anschließend die Weiterleitung zum Server des Empfängers – also den gesamten Versand. Der Vorgang wird von der Mailsoftware automatisch abgewickelt.

* POP3 (Post Office Protocol Version 3): Das POP3-Protokoll ist für den Mailempfang zuständig und holt die Nachrichten vom Server ab. Nach dem Übertragen werden die Mails normalerweise vom Server gelöscht, damit der Speicherplatz wieder frei ist. Das klingt gut: Doch wenn mehrere PCs auf dasselbe Konto zugreifen, versagt POP3. In diesem Fall verteilt sich sowohl die eingehende als auch die abgeschickte Post auf die verschiedenen Rechner. Die Übersicht geht verloren. Zudem existiert keine Sicherheitskopie der Nachrichten auf einem Server und der Transfer des Mailkontos von einem Computer auf einen anderen ist kompliziert.

Der letzte große Nachteil: Einmal abgerufene E-Mails lassen sich nicht mehr via Webmail lesen; denn sie befinden sich nicht mehr auf dem Server. Trotzdem kann POP3 auch punkten: Da alle abgerufenen Mails nur auf dem eigenen Rechner gespeichert sind, reduziert sich die Gefahr, dass die Mailbox auf dem Server irgendwann überläuft und sich keine neuen Nachrichten mehr empfangen lassen.

* IMAP (Internet Message Access Protocol): IMAP ist die Alternative zu POP3. Auch dieses Protokoll wird verwendet, um E-Mails vom Server abzurufen. Doch es bietet gegenüber POP3 einige unwiderstehliche Vorteile: Das liegt daran, dass auch nach dem Abrufen sämtliche Mails auf dem Server bleiben – Ihr lokaler PC erhält lediglich eine Kopie davon. Dadurch lässt sich ein Mailkonto bequem von beliebig vielen Rechnern aus verwalten, denn die Datenbestände werden automatisch mit dem Server synchronisiert.

Da die Mails auf dem Server bleiben, ist bei IMAP der Zugriff auf alle Nachrichten über Webmail gewährleistet. Ein weiterer Vorteil: Bei der Neuinstallation eines PCs löscht der Nutzer einfach das Konto und richtet es wieder ein – schon wird die Mailbox übers Internet synchronisiert. So viel Licht erzeugt aber auch einen kleinen Schatten: Irgendwann könnte der Speicherplatz auf dem Mailserver zu Ende gehen. Das beste Mittel dagegen: Bewahren Sie Nachrichten mit großen Anhängen nicht länger als nötig auf.

* Webmail: Dieser Begriff steht nicht für ein Protokoll. Vielmehr bezeichnet er die Möglichkeit, mit einem Webbrowser wie dem Internet Explorer oder Firefox auf das Mailkonto zuzugreifen. Webmail eignet sich perfekt, um im Geschäft einen schnellen Blick in die private Mailbox zu werfen oder in der Hotellobby eine Nachricht zu verschicken. Wie bei IMAP bleiben die Mails so lange auf dem Server, bis sie gelöscht werden. Webmail muss vom Provider unterstützt werden, was heute fast immer der Fall ist.

DIE PASSENDE EINSTELLUNG FÜR IMAP UND POP3 IMAP und POP3 haben beide ihre Qualitäten und Einschränkungen. Wenn Sie nicht unter Platzproblemen auf dem Server leiden, ist IMAP die bessere Wahl. Es bietet zwei bestechende Vorteile: Ein Konto lässt sich bequem auf mehreren Rechnern pflegen und der Zugang über Webmail bleibt immer gewährleistet.

Wir erklären anhand von Microsoft Outlook 2007, wie ein Mailkonto für beide Protokolle korrekt konfiguriert wird. Die Einstellungen gelten jedoch genauso für alle anderen Mailprogramme. Sämtliche Angaben zu SMTP-, POP3- oder IMAP-Server werden Ihnen von Ihrem Provider ausgehändigt – ansonsten reicht ein Anruf bei seiner Hotline oder ein Blick auf die Homepage.

POP3-Konto eröffnen Ein POP3-Konto lässt sich besonders leicht erstellen. Der Vorgang läuft nahezu automatisch ab. Wählen Sie für die Einrichtung des Kontos in Outlook 2007 Extras/Kontoeinstellungen und klicken Sie auf das Register E-Mail. Greifen Sie zur Schaltfläche Neu, um mit der Konfiguration zu beginnen. Geben Sie zuerst Ihren Namen ein – und zwar so, wie ihn der Empfänger sehen soll A. Tippen Sie nun Ihre Mailadresse B und zweimal Ihr Passwort ein C. Klicken Sie auf Weiter. Jetzt sollte Outlook Ihr Konto automatisch einrichten. Anhand des Domainnamens nach dem @ wird der passende Server ermittelt. Bei Google Mail klappt das zum Beispiel hervorragend, bei einigen anderen Providern erscheint eventuell eine Fehlermeldung. Ist dies der Fall oder wünschen Sie ein IMAP-Konto, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

MANUELLE KONFIGURATION Markieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren D. Klicken Sie auf Weiter. Überzeugen Sie sich, dass die Option Internet-E-Mail markiert ist, und wählen Sie Weiter, um mit der manuellen Konfiguration zu beginnen.

* Ihr Name A: Er kann eine beliebige Information enthalten, doch üblicherweise werden Vorname und Name des Absenders eingesetzt. Beim Empfänger der Mail wird der Name so angezeigt, wie Sie ihn hier eingeben.

* E-Mail-Adresse B: Ihre vollständige Mailadresse, inklusive des Teils hinter dem @-Zeichen.

* Kontotyp C: Wählen Sie POP3 oder IMAP. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für Letzteres.

* Posteingangsserver D: Der Server, von dem die Mails abgerufen werden. Die Adresse kann aus einer reinen IP-Nummer bestehen oder einen Namen wie imap.googlemail.com tragen. IP-Nummer: Jedes mit dem Internet verbundene Gerät braucht zur Kommunikation mit anderen Geräten eine eindeutige IP-Nummer. Diese wird meist vom Internetprovider vergeben. Sie besteht aus vier Zahlen zwischen 0 und 255 "(z.B. 192.168.55.88).

* Postausgangsserver (SMTP) E: Der Server, über den die Mails verschickt werden. Auch hier kann entweder eine IP-Nummer oder eine Bezeichnung wie smtp.googlemail.com stehen.

* Anmeldeinformationen F: Hier werden der Benutzername und das Kennwort eingetragen. Nur so weiß der Server, mit wem er es zu tun hat. Der Benutzername besteht häufig aus dem Teil der Mailadresse, der vor dem @ steht, zum Beispiel gritti.benz. Andere Anbieter wie Google verlangen die ganze Adresse (gritti.benz@googlemail.com) und manchmal wirds abstrakt (mbox34.tpf). Kurz, es gibt keine verbindlichen Regeln. Der Mailempfänger sieht diesen Namen nicht.

* Anmeldung mithilfe G: Damit werden Benutzername und Kennwort verschlüsselt übermittelt, sodass sie nicht abgehört werden können. Allerdings muss der Mailserver für diese Verschlüsselung eingerichtet sein. Tipp: Schalten Sie die Verschlüsselung ein. Wenn keine Verbindung zum Mailserver zustande kommt, deaktivieren Sie die Option wieder. Eventuell verschwindet das Problem. Bei der Verwendung von Google Mail lassen Sie die Verschlüsselung ausgeschaltet.

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