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08.11.2009 Malte Jeschke*

Mit Print-Management 30 Prozent sparen

Gemäß einer aktuellen Studie von IDC nutzen viele Unternehmen die Möglichkeiten des Print-Management bislang nicht.

Hersteller wie Medien predigen die Vorteile eines organisierten Print Management seit Jahren beinahe gebetsmühlenartig. Dennoch werden solche Lösungen in der Praxis bislang eher nicht genutzt. IDC hat kürzlich 511 Unternehmen in Deutschland zum Thema Print-Management und Document Solutions befragt. Ziel dieser Umfrage war es, den aktuellen Status sowie die Pläne der Unternehmen zu eruieren. Die Studie hat ergeben, dass mehr als 74 Prozent der befragten Unternehmen derlei Lösungen bislang nicht einsetzen. Damit würden die unterschätzen Einsparpotenziale verpuffen. Dabei hätten die Unternehmen gute Chancen, die Kosten zu reduzieren, so IDC. Angesichts der aktuellen Wirtschaftslage mag die Zurückhaltung der Unternehmen umso unverständlicher sein. Unterschiedliche Untersuchungen verschiedener Anbieter belegen, dass jedes Unternehmen – gleich welcher Branche – rund drei bis sechs Prozent seines Umsatzes fürs Drucken ausgibt. Laut einer früheren Studie von IDC drucken Unternehmen ab 100 Mitarbeitern jährlich weltweit etwa 600 Milliarden Seiten aus und kaufen mehr als vier Millionen Geräte. Direkte wie indirekte Druckkosten zu berechnen ist für viele Unternehmen noch eine Gleichung mit vielen Unbekannten. Wie zahlreiche Studien belegen, kennen viele Firmen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht. Dabei sind die versteckten Druckkosten häufig das eigentliche Übel. So haben Untersuchungen von HP ergeben, dass die Kosten für die Verwaltung meist viel höher sind als die fürs Drucken selbst. Zu den Kosten werden auch diejenigen für Dokumentenmanagement, IT-Support und Infrastruktur hinzugezählt. Hinzu kommen die entsprechende Verwaltung, Lizenzen, Netzwerkmanagement sowie die Energie. In der Gesamtheit würden damit rund 30 bis 40 Cent verdeckte Kosten pro gedruckter Seite anfallen. „Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet Print-Management viel Potenzial, das es gilt zu nutzen“, rät Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie, und fordert die Anbieter auf, die Vorteile von Print-Management-Lösungen stärker herauszustellen. Es seien durchaus Kosteneinsparungen von um die 30 Prozent zu erreichen.

MANAGED PRINT SERVICES Der Begriff Managed Print Services oder auch Print-Management wird vielseitig gedeutet, ist aber nicht lediglich ein Abrechnungsmodell. Dazu kann ebenso Auch das komplette Outsourcing der Verwaltung der Druckerflotte sowie die Analyse und Optimierung der Druckerlandschaft gehören dazu – und eben auch ganz banale Dinge wie automatische Tonerlieferungen zum richtigen Zeitpunkt sowie eine optimierte Vorkonfiguration von Treibern. Adressaten solcher Services sind insbesondere auch mittelständische Unternehmen.

IDC hat im Juni dieses Jahres 511 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu den Themen Print-Management und Document Solutions befragt. Bei 30 Prozent der Unternehmen habe es sich um Unternehmen mit 200 bis 499 Mitarbeiter gehandelt. Diese Größenordnung gelte auch für die Gesamtverteilung in den Unternehmensgrößen in der Bundesrepublik. Das Ergebnis der Umfrage ist eher ernüchternd: Drei Viertel der Firmen führen keinerlei Print-Management-Maßnahmen durch und 84 Prozent nutzen keine Document Solutions. Zudem habe die Studie ergeben, dass diese Unternehmen nicht an große Kosteneinsparungen durch den Einsatz von Print-Management und Document Solutions glauben. Darüber hinaus würde es neben dem fehlenden Budget an den notwendigen Ressourcen sowie der erforderlichen Unterstützung durch die Geschäftsleitung mangeln. 151 der befragten Unternehmen setzten bereits Print-Management und Document Solutions ein oder planen dies zumindest in den nächsten zwölf bis 24 Monaten. Diese Firmen wurden eingehender zu ihren diesbezüglichen Erfahrungen befragt.

SPAREN MIT PRINT MANAGEMENT Die Möglichkeit der Kosteneinsparung nannten 73 Prozent der Befragten als Hauptgrund für das Einführen von Print Management. Ein Drittel der Unternehmen konnte die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren, 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen bei einer Ersparnis von über 30 Prozent. Xerox bietet bereits seit einiger Zeit entsprechende Print-Management-Lösungen an. War man bislang primär für große Unternehmen aufgestellt, möchte man in Zukunft möchte man auch explizit kleinere und mittlere Unternehmen adressieren. Einsparungen bei Einführung solcher Lösungen von 250 Euro pro Büromitarbeiter und Jahr seien durchaus üblich, so Ingo Retzmann, General Manager Office Monobrand bei Xerox. Insgesamt ließen sich die Kosten des Output-Managements um 30 Prozent reduzieren. Darüber hinaus ergebe sich eine Reduktion des Stromverbrauchs über die Dokumentenlebenszeit von bis zu 44 Prozent. Einsparpotenziale von um die 30 Prozent hält man auch bei HP für durchaus möglich. Hewlett-Packard bietet bereits seit einiger Zeit seine Druckdienstleistungen Managed Print Services (MPS) an. Nun erweitert HP sein MPS-Angebot um eine Einsparungsgarantie. Neue Unternehmenskunden, die einen MPS-Vertrag abschließen wollen, bekommen von HP auf Wunsch eine detaillierte Analyse der Imaging- und Druckumgebung sowie eine Berechung der gesamten möglichen Einsparungen. Ein Jahr nach der Implementierung wird eine zweite Analyse durchgeführt. Sollte die prognostizierten Reduzierungen nicht erreicht worden sein, übernimmt HP die Differenz.

Direkte wie indirekte Druckkosten zu berechnen ist für viele Unternehmen noch eine Gleichung mit vielen Unbekannten. Wie zahlreiche Studien belegen, kennen viele Firmen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht. Das bestätigte auch die aktuelle IDC-Befragung. So waren 29 Prozent der IT-Verantwortlichen nicht in der Lage, eine Einschätzung über die realisierten Druckkosteneinsparungen abzugeben. „In diesen Unternehmen ist offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden. Diese ist jedoch Basis für ein professionelles Print Management, und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen“, so Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie.

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