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11.11.2010 Rudolf Felser

Viel Verbesserungspotenzial im Druck-Management

Europäische Firmen greifen Smarter Printing-Technologien und -Techniken nicht auf, belegt die Studie "Was genau drucken Sie?" von OKI Printing Solutions.

Eine im Auftrag von OKI Printing Solutions europaweit durchgeführte Studie über betriebliche Anwendungen verstärkt die Ergebnisse Berichts des Centre for Economics and Business Research (cebr) aus 2009: Geschäftskunden in ganz Europa schöpfen die möglichen Einsparungen durch Verbesserung ihrer Technologie und Optimierung von Drucklösungen nach wie vor nicht aus. Für die Studie "Was genau drucken Sie?" befragte OKI Business-Anwender aus der Produktions- und Dienstleistungsbranche in 15 Ländern. Demzufolge bezieht die Mehrheit der Befragten Material wie Visitenkarten (69 Prozent - in Österreich 77 Prozent), Broschüren (54 Prozent) und Plakate (54 Prozent - in Österreich 72 Prozent) weiterhin von externen Druckereien. Die Gründe dafür liegen zumeist nicht in der prinzipiellen Verfügbarkeit von Druckern. Überwiegend wird die Druckqualität als unzulänglich bezeichnet, oder es fehlt die Zeit herauszufinden, wie das Produzieren solcher Geschäftsdrucksorten funktioniert (angegeben von je elf Prozent).

"Laut cebr-Bericht könnten Unternehmen durch Inhouse Printing derzeit ausgelagerter Druckaufgaben jährlich 5,4 Mrd. Dollar sparen. Gerade in der österreichischen KMU-Landschaft wäre das Potenzial enorm. Unsere heimischen Unternehmen liegen im Europavergleich bei der Nutzung von Inhouse-Druck, Duplex, Kostenmanagement-Software weit hinten. Rund ein Drittel der Unternehmen denkt immer noch, dass ein professioneller Drucker mit Medienflexibilität zu kostspielig wäre. Man konzentriert sich auf die Anschaffungskosten, obwohl eigentlich Betriebskosten, Verbrauchsmaterial und optimale Auslastung sich auf Dauer niederschlagen", bestätigt Karl Hawlik, OKI Printing Solutions Österreich.

Auf professionelle Druckqualität müsse dabei niemand verzichten, so Hawlik, wenn man die heute verfügbaren hochgradig intuitiven und einfach zu verwendenden Druck- und Kopiertechnologien nutzt.

VERBORGENE MÖGLICHKEITEN In weiterer Folge zeigt die OKI-Studie, dass unternehmensweite Print-Policies, die zwar europaweit in vielen Betrieben vorhanden sind, oft ignoriert oder innerhalb des Unternehmens schlecht kommuniziert werden. Nur 24 Prozent der Befragten waren sicher, dass ihre Firma eine unternehmensweite Leitlinie beispielsweise zum Duplex- oder Farbdruck hat, acht Prozent wussten nicht, ob überhaupt eine Leitlinie besteht. Das gesamteuropäische Ergebnis:

  • Duplex-Druck: 62 Prozent der Firmen haben Drucker mit der Möglichkeit zum beidseitigen Drucken und damit Potential für eine wesentliche Reduktion des Papierverbrauchs. Allerdings werden diese Möglichkeiten nur von 15 Prozent des Personals ständig genutzt. Im Gegensatz dazu nutzen 31 Prozent nur selten die Möglichkeit zum Duplex-Druck. In Österreich haben zwar nur 47 Prozent Duplex-Funktionalität verfügbar, die wird allerdings effizienter genutzt.
  • Farbdruck: 89 Prozent der Mitarbeiter in Arbeitsgruppen haben Zugang zu Farbdruckern. 60 Prozent nutzen die Farbdruckfunktion "immer" oder "oft". "In den meisten Büroumgebungen kann der überwiegende Teil der Standard-Druckaufgaben aber in schwarz/weiß bedient werden. Ein Druck-Management Tool sorgt dafür, dass Farbdruck nur bei Bedarf verwendet und damit unnötige Kosten- und Umweltbelastung vermieden werden", sagt Hawlik.
  • Think before you print? Ein weiteres Umweltthema betrifft die Gratwanderung zwischen Bildschirmanzeige und gedrucktem Dokument. "Es ist wichtig für Unternehmen, die Balance zwischen produktivem Arbeiten und schonendem Umgang mit Ressourcen zu finden", so Hawlik. OKI empfiehlt den Unternehmen deshalb, klare Anweisungen für den Umgang mit elektronischen Daten zu geben. Idealerweise kann man auf das Ausdrucken kurzer E-Mails verzichten. Bei umfangreichen Dokumenten und zahlengespickten Tabellen tut sich der Mitarbeiter wiederum leichter, wenn sie auch in gedruckter Form verfügbar sind. Durch Einführung einer pragmatischen und durchsetzbaren Druckpolitik kann jeder Nutzer so arbeiten, dass es für ihn angenehm bleibt und doch die Kosten für das Gesamtunternehmen und die Umwelt berücksichtigt werden. Die Umfrageergebnisse zeigen jedoch, dass Unternehmen noch einen weiten Weg bis zur Erreichung dieses Zieles haben. Nur 32 Prozent der Befragten bestätigten, dass in der Firma der Hinweis "Erst denken, dann Drucken" gegeben wird. Wo vorhanden, ist der Hinweis in 82 Prozent der Fälle lediglich auf E-Mails bezogen und wird nicht für andere Dokumente angewendet.
  • Kostenvergleich: Bei größeren Druckaufträgen stellen nur 50 Prozent der Firmen sicher, dass ihre Mitarbeiter prüfen, was die kosteneffizientere Methode ist.
  • Medienflexibilität: Auf dem Wunschzettel steht für viele Befragte, einen Drucker näher am Arbeitsplatz haben zu wollen und - als meistgenannte Priorität (24 Prozent) - ein Drucker, der unterschiedliche Papierformate aufnehmen kann. Eine weitere häufig nachgefragte Verbesserung ist die Multifunktionsfähigkeit (Drucken/Kopieren/Scannen/Faxen).
  • Grüner zu Hause: Abschließend betrachtete die OKI-Umfrage, wie "grün" die Mitarbeiter im Büro im Vergleich zur Wohnumgebung ist. In jedem Fall bestätigten die Befragten, dass sie zu Hause wesentlich umfangreicher recyceln (etwa Glas, Metall, Papier und Kunststoff) als am Arbeitsplatz. Einer der Hauptgründe dafür könnte der Mangel an geeigneten, nahegelegenen Entsorgungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz sein. Denn nur 37 Prozent der Befragten geben an, getrennte Müllbehälter in ihren Büros haben. Die gute Nachricht ist, dass die private Haltung sich durchaus auf den Arbeitsplatz übertragen lässt, wenn der Dienstgeber die Mitarbeiter darin unterstützt.

"Generell haben sowohl die Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter noch viel brach liegendes Verbesserungspotenzial im Druck-Management. Wie bereits der frühere cebr-Bericht zeigte, ließen sich hier signifikante Vorteile für Produktivität, Kosten und auch als Wettbewerbsvorteil erzielen", sagt Karl Hawlik. (pi/rnf)

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