Outsourcing: Sparpotenzial oder versteckte Kostenfalle? Detail - Computerwelt

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20.05.2009 Alexander Wolschann

Outsourcing: Sparpotenzial oder versteckte Kostenfalle?

Die Reduktion von Druckkosten gehört zu den größten Herausforderungen im Büroumfeld.

Das britische Wirtschaftsinstitut cebr (Centre for Economics and Business Research) hat in einer EMEA-weiten Studie »Smarter Print Management« herausgefunden, dass Unternehmen in 23 untersuchten Ländern pro Jahr insgesamt rund 258 Milliarden Euro für das Drucken von Printmaterialien ausgeben. Die durchgeführte Untersuchung skizziert markante Optimierungspotenziale durch intelligentes Druckmanagement: Das Einsparungspotenzial bei Druckkosten liegt allein in Österreich zwischen 199 und 376 Millionen Euro und bringt der Studie zufolge deutlich positive Effekte für die Öko-Bilanz.

Laut der Untersuchung bestimmen aktuell vor allem zwei Trends die Entwicklung des Druck-Outputs: Zum einen kursieren unzählige Dokumente in und zwischen Organisationen auf elektronischem Wege via E-Mail und Internet, die ebenso schnell und wahllos ausgedruckt werden – ein Wildwuchs an Hardware und Verbrauchsmaterial inklusive. Zum anderen werden anspruchsvollere, qualitativ hochwertige Printjobs wie Farb-Broschüren, Newsletter und Flyer sehr häufig an externe Dienstleister ausgelagert.

ÖSTERREICH DRUCKT UM VIER MILLIARDEN PRO JAHR Die jährliche Gesamtabrechnung der Druckkosten österreichischer Unternehmen beläuft sich auf rund 3,9 Milliarden Euro und lässt sich laut den Autoren der Studie deutlich reduzieren. Das insgesamte Einsparpotenzial von bis zu 376 Millionen Euro setzt sich aus bis zu 117 Millionen für innerbetrieblich umgesetzte Druckaufgaben (anstatt diese Aufträge wie bisher auszulagern) und bis zu 259 Millionen Euro für einen optimierten internen Umgang mit der Druckerinfrastruktur zusammen.

Am meisten sparen könnten laut cebr hierzulande die Bereiche Öffentliche Verwaltung/Verteidigung mit bis zu 40 Millionen Euro, das Bildungswesen mit etwa 35 und die Baubranche mit rund 27 Millionen Euro. Mit den Einsparungen geht auch eine Verbesserung der Öko-Bilanz einher: Die potenzielle Verringerung des CO2-Ausstoßes beträgt in Österreich rund 30.000 Tonnen; addiert man die Ergebnisse in Deutschland dazu, ergibt dies gemeinsame 248.000 Tonnen weniger CO2 pro Jahr durch effektiveres Print-Management.

Für OKI-Österreich-Chef Karl Hawlik unterstreichen diese Ergebnisse die Brisanz des vermeintlichen Peripherie-Themas Drucken: »Die wirtschaftliche Tragweite und der ökologische Aspekt gewinnen mit dieser Studie deutlich an Schärfe.«

DOKUMENTEN-SERVICES SOLLEN KOSTEN SENKEN Die Analysten von Gartner sehen aber gerade im Outsourcing von Druckaufträgen Sparpotenziale. Laut Gartner könnten durch das strategische Auslagern von Dokumenten vor allem Druck- und Versandkosten in Unternehmen eingespart werden.

Das Interesse am Outsourcing im Bereich der Veröffentlichung von gedruckten und elektronischen Dokumenten steigt. Den Analysten von Gartner zufolge sehen immer mehr Unternehmen darin eine Möglichkeit, ihre Ausgaben und Kapitalkosten zu reduzieren: »Durch das strategische Outsourcing von Dokumenten können Unternehmen Investitionen im Druck und Versand einsparen und gleichzeitig potenzielle Ausgaben für Material und Versand reduzieren«, erläutert Pete Basiliere, Research Director bei Gartner. Das Auslagern sorge für eine vereinfachte Kundenkommunikation und helfe auf diese Weise, den Kundenstamm zu steigern und die Umsätze zu erhöhen.

STRATEGISCHES OUTSOURCING Das strategische Dokumenten-Outsourcing ist ein Teilbereich des BPO (Business Process Outsourcing). Der Fokus solcher Services liegt auf der Kundenkommunikation – von der Content-Erstellung über Multimedia-Präsentationen bis hin zur Abwicklung eingehender Dokumente. Dabei werden die Arbeit, das Material und die Overhead-Kosten von einem spezialisierten Provider übernommen. Dieser kann die Aufgaben dank Skaleneffekten in der Regel preisgünstiger erledigen. Zudem verfügen die Spezialisten über die neueste Hard- und Software sowie über hoch qualifiziertes Personal. Allerdings muss der Anwender sicherstellen, dass er durch das Dokumenten-Outsourcing keine Qualitäts-, Effizienz- und Vertraulichkeiteinbußen erleidet, warnt Basiliere. Zudem sind die Kostenvorteile nur zu realisieren, wenn sich der Kunde auf weitgehend standardisierte Lösungen einlässt. Viele Sonderwünsche – etwa eine ausgefallene Papiersorte – machen das Ganze zu teuer.

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