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19.10.2009 Rudolf Felser

Mehrheit noch ohne E-Mail-Management-System

Im Zuge einer Marktstudie von Pentadoc und BARC wurden über 300 Unternehmen zum Einsatz von E-Mail-Management-Software befragt.

Eine Umfrage von Pentadoc und BARC zum Einsatz von E‑Mail-Management-Software in über 300 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz deckt Nachholbedarf auf: Gerade einmal 35 Prozent der Unternehmen setzen überhaupt eine Software-Lösung für den Bereich E-Mail-Management ein. Unternehmen, die es bereits nutzen, beschränken sich zu einem Großteil auf die reine E-Mail-Archivierung. Und auch bei den Unternehmen, die planen künftig E-Mail-Management-Systeme einzusetzen, stehen vor allem das reine Wiederfinden von E-Mails sowie die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Vordergrund. Die schnellere Vorgangsbearbeitung oder etwa die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung, werden gerade einmal von gut einem Drittel der Unternehmen priorisiert.

Dabei lassen Unternehmen oft außer acht, dass sich zusätzlich zu den Pflichtaufgaben eines fundierten E-Mail-Managements auch große Chancen ergeben: Denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich von Prozessverbesserungen vielversprechende Potentiale.

"Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potentiale werden von vielen Unternehmen verkannt", so Guido Schmitz, Vorstand von Pentadoc. "Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potentiale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt." Maximilian Gantner, Analyst bei BARC, fügt hinzu: "Dabei muss der Fokus auf der Unterstützung der Anwender liegen. E-Mail-Management-Projekte scheitern nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen."

Einen Beitrag zu mehr Transparenz soll neben der aktuell veröffentlichten Studie auch ein im Oktober und November 2009 stattfindender Vergleichstest leisten, bei dem Hersteller im Benchmark-Labor von Pentadoc Ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen müssen. Die Ergebnisse des Benchmarks werden voraussichtlich ab Dezember 2009 verfügbar sein.

Die kostenpflichtige komplette Studie kann bei Pentadoc und BARC angefordert werden. (pi/rnf)

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