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25.08.2010 Mike Heck*

Die Vorteile von Microsoft SharePoint Server 2010

Mit guter Office 2010-Integration, sozialen Funktionen und einem neuartigem Dokument-Management ist SharePoint Server 2010 mehr als ein Mitarbeiter-Portal.

Seitdem die Beta-Version des Microsoft SharePoint 2010 im November 2009 erschien hat sich noch einiges getan. Wir haben für Sie das fertige Microsoft SharePoint 2010 getestet und schnell festgestellt, dass es sich nicht mehr schlicht um ein Mitarbeiter-Portal für Daten und Programme handelt, sondern gerade aufgrund der Office 2010-Einbindung eine Multi-Funktions-Software entstanden ist.

Ein paar Schwachstellen der Beta-Version sind bei der Verkaufs-Version noch immer vorhanden. SharePoint 2010 ist nur als 64-Bit-Version verfügbar, sodass Sie Ihre Server möglicherweise erweitern müssen. Ebenfalls wird der Internet Explorer 6 wird nicht mehr unterstützt, weswegen der IE 8 installiert werden sollte. Zudem kommen Sie nur dann in den Genuss des vollen Funktionsumfangs, wenn Sie die aktuellsten Versionen anderer Microsoft-Produkte, wie Windows Server 2008 R2 und Office 2010, nutzen.

Bei diesem Test haben wir uns hauptsächlich mit den Gestaltungsmöglichkeiten für den Benutzer, der Office 2010-Einbindung, den neuen sozialen Funktionen und wie Sie Metadaten effektiv nutzen können beschäftigt.

TESTSYSTEM UND INSTALLATION Für diesen Test haben wir SharePoint 2010 auf einem Quad-Core Server mit Windows Server 2008 R2 und SQL Server 2008 (64-Bit) installiert. Test-Nutzer konnten eine Verbindung zum SharePoint, über verschiedene Notebook- und Desktop-Systeme, auf denen Windows 7, Vista und XP installiert war, herstellen.

Das Setup ist einfach gestrickt. Nachdem ein Diagnoseprogramm überprüft, dass der Server bereit für die Installation von SharePoint 2010 ist, kann die Installation starten. Wir hatten keine Probleme das Upgrade von SharePoint 2007 auf SharePoint 2010 durchzuführen. Sie müssen sich nur im Klaren sein, dass es nur die 64-Bit-Version von SharePoint 2010 gibt.

Auf einem neuen Server ist die Installation genauso einfach. Vorher müssen das Betriebssystem und die Datenbank installiert und jeweils eingestellt werden. Danach folgt die SharePoint-Installation. Alles zusammen dauert etwa 3 Stunden und läuft fast komplett automatisch. Auch die Konfiguration von SharePoint geschieht hauptsächlich automatisch, sodass die Installation auf Anhieb erfolgreich verlief.

DIE ERSTEN SCHRITTE Sobald SharePoint erfolgreich installiert ist und funktioniert sollten Sie sich mit den neuen Web-Bearbeitungs-Werkzeugen vertraut machen. Gerade Nutzer, welche die Office 2007-Benutzeroberfläche gewohnt sind, werden einige Vereinfachungen begrüßen. Wir haben beispielsweise auf die Bearbeitungs-Option geklickt und erhielten prompt die Seite im Editiermodus mit reformatiertem Text und einem Live-Preview-Bild.

Die neue wiki-artige Syntax beschleunigt das Erstellen von Links zu anderen Inhalten spürbar. Wenn Sie "[[List:S" eingeben zeigt Ihnen SharePoint 2010 alle mit "S" beginnenden Dokument-Ordner in einem Drop-Down-Menü an. Nun können Sie bequem zum gewünschten Dokument oder Seite scrollen und den Link setzen. Grafiken und Multimedia-Inhalte können genauso einfach eingefügt werden.

Uns hat es vor allem gefallen wie Web-Parts (das sind Anzeigekomponenten für verschiedene Informations-Typen) nun besser geordnet waren und im Editiermodus ganz oben auf der Seite standen. Beispielsweise können Sie nun einfach eine Kategorie, wie Media oder Information, auswählen und den Webinhalt, der dort angezeigt werden soll, einfügen.

MEHR ANPASSUNGS-FÄHIGKEIT DENN JE Um das Aussehen der Seiten für SharePoint 2007 zu ändern, waren noch detaillierte CSS (Cascading Style Sheets) Kenntnisse notwendig. Bei SharePoint 2010 können autorisierte Nutzer Vorlagen hochladen und einfach den Wünschen entsprechend bearbeiten. Keinerlei Programmierkenntnisse sind dafür nötig. Wir haben eine der vielen vordefinierten Farben- und Typen-Vorlagen ausgewählt und innerhalb weniger Minuten unseren Vorstellungen entsprechend mit anderen Farb-Nuancen und Schriftarten versehen.

Sie können Anpassungen weit über die Benutzeroberfläche hinaus vornehmen. Sie können bei SharePoint 2010 nicht nur vollständige Listen, sondern auch jedes Listenelement auswählen und verändern. Das Ganze funktioniert so: Zunächst erstellen Sie einen Regelkatalog mit verschiedenen Gruppen und Mitglieder-Abstufungen. Danach können Sie beinahe jedes Seitenelement für die verschiedenen Gruppen anpassen, sodass jeder Nutzer die für ihn speziell zusammengestellten Inhalte erhält.

Als lebensnahes Beispiel haben wir ein Personalabteilungs-Dokument hochgeladen, in einem Web-Part auf der Homepage abgelegt und anzeigen lassen. Nun haben wir dem Web-Part nur die Personalabteilungs-Gruppe zugewiesen was zur Folge hatte, dass nur noch Nutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, das Dokument angezeigt bekamen. Auf die gleiche Weise können Sie spezifische Daten für Mitarbeiter im Verkauf, der Forschung und Entwicklung oder einer anderen Abteilung nur den Interessengruppen zuweisen.

WIE METADATEN DIE ÜBERSICHTLICHKEIT ERHÖHEN Eines der größten Hindernisse beim Organisieren von Informationen innerhalb einer Seite, egal ob Dokumente, Multimedia-Inhalte oder ganzer Webseiten, ist es, Benutzer dazu zu bringen, konsistent und zuverlässig Metadaten anzuwenden. SharePoint 2010 bietet hier eine intelligente Lösung mit Term-Store-Management. Dazu haben wir eine Liste mit Stadt- und Ländernamen, deren Elemente mit Kommas getrennt waren (comma-separated variable [CSV]), in die SharePoint-Dokumentenbibliothek importiert. Beispielsweise könnte dies eine Liste sein, auf der steht, wo ein Unternehmen weltweit Filialen unterhält.

Nach einigen Schritten, von denen wir denken, dass nicht alle wirklich notwendig sind, war die Liste im Einstellungs-Dialog "gerade bearbeitete Dokumente" eingefügt. Dadurch können beispielsweise an bestimmten Dokumentenstellen eine gewisse Auswahl an Listenelementen eingefügt werden. Dies sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und Strukturgleichheit der in den verschiedenen Abteilungen bearbeiteten Dokumente.

Außerdem können Sie nun auch Dokumentenlisten nach den Metadaten filtern und sortieren. Beispielsweise können Sie in den von uns erzeugten Dokumenten nun gezielt nach jenen suchen, die sich nur auf die Filiale in New York beziehen, da "New York" für jedes Dokument aus dem Metadaten-Satz stammt.

WEITERE VERBESSERUNGEN DES DOKUMENTEN-MANAGEMENTS Wir haben auch einige weitere Verbesserungen zum Dokumenten-Management getestet. Der Inhalts-Organisator erlaubt es Regeln aufzustellen, die gespeicherte Dokumente dann jeweils dem Datentyp und den Metadaten entsprechend in bestimmte Dokumenten-Bibliotheken einordnen. Beispielsweise können Sie PowerPoint-Dateien in denen der Tag "UK" vorkommt in eine Dokumenten-Bibliothek mit dem Namen "Vorträge-Westeuropa" zuordnen (das UK steht hier für United Kingdom, also Vereinigtes Köngreich: Großbritannien).

Da wiederum jede Dokumenten-Bibliothek zusätzlich mit bestimmten Optionen ausgestattet werden kann, ist SharePoint 2010 ein wirkungsvolles Werkzeug um Dokumente und Aufzeichnungen in größeren Unternehmen oder Regierungsorganisationen sinnvoll und einfach zu ordnen. Arbeits- und Planungsabläufe werden so vereinfacht und sind um ein vielfaches effizienter, da kaum Zeit durch unauffindbare Informationen oder eine erneute Informationsbeschaffung verloren geht.

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