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18.05.2009 Rudolf Felser

NÖ Hilfswerk mit elektronischem Personalakt

Für eine effiziente Verwaltung des hohen Personalstandes wurde beim NÖ Hilfswerk der elektronische Personalakt realisiert.

Das öffentlich geförderte NÖ Hilfswerk stellt umfassende Dienste rund um die mobile Hauskrankenpflege in insgesamt 67 Dienstleistungseinrichtungen mit rund 200 Standorten in Niederösterreich zur Verfügung. Rund 4.800 Mitarbeiter betreuen 23.000 Personen pro Monat oder leisten administrative Unterstützung. Zu den Leistungen gehören Heimhilfe und Hauskrankenpflege, Kinder-, Jugend- und Familiendienste, Beratungszentren, Notruftelefon sowie Essen auf Rädern. Das Leitmotiv des NÖ Hilfswerks lautet: Qualität von Mensch zu Mensch.

Aufgrund der spezifischen Arbeitsanforderungen in der mobilen Pflege und dem großen Anteil an freien Mitarbeitern – von 4.800 sind nur rund 2.500 fest angestellt – ist die Personalfluktuation hoch: durchschnittlich gibt es bis zu 6.000 Änderungen in Personalakten pro Jahr. Bisher wurden Personalakten in Papierform angelegt und doppelt archiviert, sowohl in der Zentrale als auch in der entsprechenden Außenstelle. Aus rechtlichen Gründen müssen Personalunterlagen 30 Jahre lang aufbewahrt werden, was beim NÖ Hilfswerk zu großen Papiermengen führte und die Auffindbarkeit von Akten erschwerte. Änderungen waren entsprechend zeitaufwändig, da der geänderte Akt per Post zwischen der Zentrale in St. Pölten und einer Außenstelle hin und her geschickt werden musste. "Der zentrale Zugriff und die aktuelle Verfügbarkeit von Personalakten sowie eine damit verbundene Entlastung der Einsatzleiter von administrativem Aufwand war unser Ziel", resümiert Thomas Schöpf, EDV-Leiter beim NÖ Hilfswerk.

DIE GEWÄHLTE LÖSUNG Ursprünglich plante das NÖ Hilfswerk, den elektronischen Personalakt mit einer Erweiterung des im Einsatz stehenden Lohnverrechnungssystems zu realisieren. "Der Vergleich von Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit der Branchenlösung ergab eine deutliche Kostenersparnis bei den Lizenzen sowie eine bessere Integration in die Microsoft-geprägte IT-Landschaft", erklärt Thomas Schöpf. Ein Nutzen aus der Integration ist etwa die automatische Mail-Benachrichtigung im Falle von Aktenänderungen an definierte Empfänger. Zudem überzeugte die Microsoft-Plattform durch hohe Flexibilität aufgrund gut dokumentierter Standardschnittstellen. So entschied sich das IT-Team für die Realisierung eines Portals auf der Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007. Mit der Umsetzung wurde der Beratungspartner Artaker Computersysteme aus Wien beauftragt.

"Zusätzlich haben wir eine Scanlösung in das Portal integriert, da viele Dokumente aus rechtlichen Gründen in Papierform abgezeichnet werden müssen und elektronisch weiter verarbeitet werden", erklärt Artaker-Projektleiter Steve Bruce. Diese Dokumente werden – wenn sie aus Microsoft Office Word heraus generiert werden – direkt mit einem Barcode ausgedruckt. Bei nicht elektronisch erzeugten Dokumenten wie Lebensläufen von Mitarbeitern, ärztlichen Attesten oder Bestätigungen werden Barcodeetiketten manuell aufgeklebt. Nach dem Scanvorgang ordnet das System die Dokumente aufgrund des Barcodes automatisch dem richtigen Akt zu. Dahinter stehen zehn verschiedene Dokumentenbibliotheken für Dokumententypen wie Verträge, Bewerbungsunterlagen, Anmeldungen und ähnliches.

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