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19.11.2010 pi/Edmund E. Lindau

Weniger Kosten, mehr Effizienz

Sinkende Kosten und mehr Effizienz bei Verwaltungsabläufen: Das Magistrat Wien setzt voll auf die duale Zustellung. Sicherheit über elektronische Signaturlösung – auch mobil.

Mit 1. Jänner 2011 müssen alle behördlichen Ausfertigungen in Form von elektronischen Dokumenten, die unter das allgemeine Verwaltungsverfahrengesetz (AVG) fallen, mit einer Amtssignatur versehen sein.

Die Magistratsabteilung 2 – Personalservice (MA 2), das Veterinäramt (MA 60) und die Magistratsabteilung 63 – Gewerbewesen und rechtliche Angelegenheiten des Ernährungswesens (MA 63) nutzen bereits die Vorteile der dualen Zustellung – nun sollen auch andere Dienststellen des Magistrats der Stadt Wien durch den elektronischen Versand ihrer Dokumente Zeit und Kosten sparen.

Behörden, Institutionen und Großunternehmen kostet der postalische Versand von Briefen, Einschreiben und vertraulichen Dokumenten jedes Jahr enorme Summen. Mit dem dualen Zustellsystem von hpc DUAL, das Sendungen, wenn möglich, elektronisch zustellt, lassen sich diese Kosten reduzieren. Die Portogebühren entfallen, wenn die Empfänger elektronisch erreichbar sind.

DREHSCHEIBE "SEND STATION" Möglich wird die duale Zustellung durch das System der »Send Station«. Dieses System erkennt, ob eine elektronische Zustellung möglich ist oder ein Dokument auf herkömmlichem Weg per Post zugestellt werden muss. Automatisch wird, wenn möglich, der günstigere und schnellere Versandweg gewählt. Absolute Sicherheit wird dabei durch elektronische Signaturlösungen gewährleistet.

Der elektronische Versand ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch um ein vielfaches schneller als der postalische Weg. Dokumente werden heute beinahe ausschließlich elektronisch erstellt. Mit der dualen Zustellung existiert auch die rechtlich abgesicherte Möglichkeit der nachweislichen Übermittlung dieser Dokumente in elektronischer Form. Behördliche Schreiben können nun einfach per Knopfdruck versandt werden. Wenn Versand und Empfang von Dokumenten elektronisch erfolgt, entstehen keine Medienbrüche, was ebenfalls zu einer gesteigerten Effizienz besonders von Verwaltungsabläufen beiträgt.

SERVICEORIENTIERTE VERWALTUNG Acht Millionen Sendungen beträgt das derzeitige Versandpotenzial der rund 40 Kunden, die bereits das Versandsystem »Send Station Pro« von hpc dual nutzen. Für 2011 wird mit einer Zuwachsrate von zumindest 50 Prozent gerechnet.

Die elektronische Zustellung von behördlichen Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil einer modernen und serviceorientierten Verwaltung. Auch die Stadt Wien setzt verstärkt auf die duale Zustellung, um den Output der Verwaltungsbereiche effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

SÄMTLICHE MAGISTRATE Neben den Magistratsabteilungen MA 2, MA 60 und MA 63 sollen in naher Zukunft alle Dienststellen der Stadt Wien von den Vorteilen der dualen Zustellung profitieren.

»Abläufe effizient zu gestalten wird immer wichtiger. Besonders im Verwaltungsbereich, wo täglich eine enorme Anzahl an Dokumenten erstellt, bearbeitet und verschickt wird. Im Interesse der Bürger gilt es, diese Prozesse schnell und kostengünstig zu gestalten. Die duale Zustellung ist dabei ein wesentlicher Faktor«, so Obersenatsrat Johann Mittheisz von der Magistratsdirektion Wien.

Nicht nur Verwaltungen profitieren von der Kosten-und Zeitersparnis durch das duale Zustell-System, sondern auch die Bürger. In Sekundenschnelle erhalten Empfänger die an sie gerichteten Dokumente, Einschreiben müssen nicht mehr von der Post abgeholt werden. Die duale Zustellung gewährleistet Empfängern den Komfort und die Sicherheit, Sendungen jederzeit und ortsunabhängig in ihr sicheres, elektronisches Postfach zu bekommen.

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