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13.01.2017 Tobias Enders *

Arbeit 4.0 im Digital Workplace

Mit der Digitalisierung wandelt sich auch die Zusammenarbeit. Unternehmen müssen eine Art digitale DNA entwickeln, wollen sie ihre Organisation und Geschäftsprozesse erfolgreich umbauen. Dafür benötigen sie interdisziplinäre Teams im Digital Workplace, die nach der Methode Design Thinking vorgehen und den Kunden im Teamwork in den Mittelpunkt rücken.

Bevor Unternehmen das Projekt "Arbeit 4.0" angehen, sollten sie ein ganzheitliches Konzept erstellen. Es sollte die neue Form der Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der Geschäftsprozesse und -ziele, Hard- und Software sowie Kundenwünsche und Mitarbeiterwissen beschreiben.

Bevor Unternehmen das Projekt "Arbeit 4.0" angehen, sollten sie ein ganzheitliches Konzept erstellen. Es sollte die neue Form der Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der Geschäftsprozesse und -ziele, Hard- und Software sowie Kundenwünsche und Mitarbeiterwissen beschreiben.

© sdecoret - shutterstock.com

In der digitalen Transformation ist effiziente Teamarbeit ein zentraler Faktor. Unternehmen können den Teamgedanken digital nur leben, wenn sie eine digitale Mentalität entwickeln. Dann sind sie fähig, Geschäftsprozesse agil zu verbessern sowie schnell und flexibel Innovationen umzusetzen. Die notwendigen Veränderungen erfordern ein Neudenken von Organisations- und Führungskonzepten, um soziale Kompetenz und technische Fähigkeiten in Einklang zu bringen. Genau das meint der Begriff "Arbeit 4.0", der die gesellschaftlich relevanten Entwicklungen Digitalisierung, Dynamisierung, Flexibilisierung und Individualisierung aufgreift.

Der Startschuss fällt auf der Teamebene
Bevor Unternehmen das Projekt "Arbeit 4.0" angehen, sollten sie ein ganzheitliches Konzept erstellen. Es sollte die neue Form der Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der Geschäftsprozesse und -ziele, Hard- und Software sowie Kundenwünsche und Mitarbeiterwissen beschreiben. Es hat sich bewährt, den Wandel mit kleinen und interdisziplinären Teams einzuleiten. In diesem Rahmen lernen Fachkräfte, agil zu arbeiten. Sie wenden für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Erfahrungen aus der modernen Softwareentwicklung an. So bieten die Methoden Scrum und Kanban gute Erfolgsaussichten für die Projektarbeit und das Projektmanagement.

Die Teams können sich aus Mitgliedern verschiedener Standorte zusammensetzen - sprich virtuelle Teams. Funktioniert die neue Zusammenarbeit, wartet im nächsten Schritt der Organisationsumbau. Um diese gewaltige Aufgabe sollte sich ebenfalls eine abteilungsunabhängige Arbeitsgruppe kümmern. Sie führt Veränderungen in der Firmenstruktur ein. Sowohl für die Team- als auch die Organisationebene gilt es, den Wandel in kleinen Schritten umzusetzen. Die Chefetage steuert die Veränderungsschritte - zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.

Großprojekt digitale Mentalität
Firmen stehen letztendlich vor der Herausforderung, ihre IT und Geschäftsaktivitäten besser zu verzahnen. Dafür müssen sie ihre Mitarbeiter begeistern. Moderne Technologien und neue Arbeitsabläufe lösen jedoch Ängste und Emotionen bei der Belegschaft aus, die Unternehmen ernst nehmen sollten. Im Idealfall beenden flache Hierarchien, die sich in Mitspracherechten und Experimentierkultur in multifunktionalen Teams äußern, eine traditionell strikte Anweisungspolitik von oben nach unten. Auf dem Weg dahin muss jedoch jeder Mitarbeiter seine Einstellungen und Gewohnheiten ändern. Das fordert Widerstände geradezu heraus. Denen lässt sich mit einer klaren und offenen Kommunikation sowie Trainings entgegenwirken. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, dass jeder in der Firma weiß, warum die Veränderungen notwendig sind und wohin sie führen sollen.

Der Digital Workplace legt die Basis für perfektes Teamwork, weil eine professionelle, technische Ausstattung Prozesse in allen Projektphasen - auch standortübergreifend - optimiert. Die Projektbeteiligten erarbeiten beispielsweise am Großbild-Device die erste Idee im Brainstorming, machen später den Feinschliff und präsentieren das fertige Projekt. Dieses Vorgehen hat einen entscheidenden Vorteil: Es tritt kein Medienbruch in der Projektwertschöpfung auf. Mitarbeiter interagieren direkt nach dem (Online-)Meeting mit ihren Kollegen oder verarbeiten sofort die Besprechungs- und Arbeitsergebnisse.

Kreatives und kundenzentriertes Konzept
Moderne Medientechnik wie das Microsoft Surface Hub wurde speziell für die Zusammenarbeit von zwei oder mehreren Personen konzipiert. Die Technologie steht daher längst bereit, um kreative Projektmethoden anzuwenden. Angesagt ist derzeit vor allem Design Thinking, um Digitalprojekte anzugehen und erfolgreich zu betreiben. Hierbei handelt es sich um einen radikal nutzerzentrierter Ansatz: Der Kunde steht immer im Mittelpunkt. Nur eine Idee, die ein Kundenbedürfnis bedient, setzt sich durch. Das Produkt oder der Service sollten deshalb nur die Funktionen umfassen, die ein Anwender benötigt. In das schnelle Entwickeln von Lösungen sowie das Testen und Umsetzen von Prototypen sollte daher das Feedback der potenziellen Anwender einfließen.

Wollen Unternehmen die Design-Thinking-Methode praktizieren, müssen sie interdisziplinäre Teams aufbauen. Allerdings sollte man darauf achten, solche Mitglieder zu rekrutieren, die auch wirklich in verschiedenen Kategorien denken können und wollen. Nur so lässt sich das Potenzial nutzen, das Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten einbringen. Denn es gilt, die unterschiedlichen Perspektiven auf eine Aufgabenstellung kreativ zu nutzen. Verfolgt ein Team den Design-Thinking-Ansatz, verändert sich sein Arbeitsraum: Arbeiten im Stehen, Schreiben auf Whiteboards und mobile Raumkonzepte verdeutlichen, dass hier anders und kreativer gearbeitet wird.

Erfolgversprechender Ansatz
Der digitale Arbeitsplatz beschleunigt nicht nur die Projektarbeit. Er rechnet sich auch wirtschaftlich. So ließe sich mit ihm nach einem Modell von Crisp Research das volkswirtschaftliche Potenzial auf rund 77 Milliarden Euro heben. Die Analysten haben ihre Prognose sogar auf ein Modellunternehmen umgerechnet, das einen Jahresumsatz von 200 Millionen Euro erzielt. Mit digitalen Arbeitsplätzen würde diese Company ihre Produktivität steigern und Kosten senken. Der positive Effekt könnte laut Berechnung bei fünf Millionen Euro im Jahr liegen.

Aus der Kalkulation geht nicht hervor, welchen konkreten Beitrag effiziente Teams zum Unternehmensergebnis leisten. Zweifelsfrei beruht der wirtschaftliche Erfolg aber auf Teamarbeit. Damit die Zusammenarbeit reibungslos läuft, müssen Firmen den Teamgedanken digital leben. Teammitgliedern Collaboration-Plattformen und Werkzeuge wie Microsofts Yammer oder Jive an die Hand zu geben, reicht heute nicht mehr. Klare Abläufe und Regeln geben den Rahmen vor, in welchem sich interdisziplinäre Teams bewegen sollten. Dieser muss genügend Freiraum zulassen, damit sich Kreativität entfalten kann.


* Tobias Enders ist Geschäftsführer von GMS Global Media Services.

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