ÖBB führt die digitale Personalakte ein Detail - Computerwelt

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07.04.2011 Oliver Weiss

ÖBB führt die digitale Personalakte ein

Bisher hat die ÖBB personalbezogene Dokumente in Papierform über den Postweg zu den verantwortlichen Mitarbeitern geschickt. Heute werden die Kernprozesse im Bereich Human Ressources komplett digital abgewickelt – und dauern nur noch halb so lange.

Knapp 43.000 Menschen arbeiten bei der ÖBB. Innerhalb des Konzerns ist die ÖBB-Dienstleistungs GmbH der zen-trale Ansprechpartner für sämtliche Personalagenden. SAP Records Management ermöglicht dabei die integrierte Darstellung unterschiedlicher Informationsobjekte und Dokumente in der strukturierten Form einer Akte. Dokumente für Personaldeckung, finanzielle Besserstellung und Arbeitsplatzwechsel wurden in der Vergangenheit jedoch über den Postweg den einzelnen Verantwortlichen zur Genehmigung vorgelegt. Eine zeitaufwendige Angelegenheit.

Ziel war es daher, die Kernprozesse im Human-Resources-Bereich komplett digital abzuwickeln. Business Content, also schwach strukturierte Daten in Form von Dokumenten und Texten, sollten in die prozessorientierte Geschäftslösung des SAP ERP integriert werden. Die bordeigenen Mittel von SAP Records Management erschienen dem HR-Team bei der ÖBB dabei aber nicht ausreichend. »SAP ist die Schiene, Nextevolution der Zug.« Mit diesem Gleichnis beschreibt Josef Hohenberger, Leiter HR-Systeme bei der ÖBB-Dienstleistungs GmbH, das Zusammenwirken zwischen SAP Records Management und der digitalen Personalakte aus der NextPCM-Produktreihe des Herstellers Nextevolution, die die ÖBB seit Ende 2007 einsetzt.

Die digitale Personalakte wird direkt im SAP-Standard umgesetzt. Sie spiegelt zunächst die Geschäftsfälle wider und nimmt im zweiten Schritt die Altdaten der Papierakten auf. Für die Gestaltung von Geschäftsprozessen kommt der Process Builder von Nextevolution zum Einsatz, der den SAP Business Workflow im Bereich komplexer, sich häufiger ändernder Prozesse unterstützt. Dabei werden zunächst die einzelnen Schritte eines Workflows bestimmt und diesen anschließend eine oder mehrere Aktivitäten zugewiesen, an denen wiederum verschiedene Stati und die weiteren Bearbeitungsschritte hängen.

Der Personalia-Workflowprozess wickelt auf dieser Grundlage das Verfahren zur finanziellen Besserstellung von Angestellten ab. »Wir haben hier traditionell zunächst einen Vorlauf, während dessen ein Personalia-Formblatt aus SAP erzeugt wird, das von verschiedenen Stellen begutachtet werden muss«, erklärt Michael Hertel von der Abteilung Information Services. Bisher kam das Formular mit dem Vorschlag zur Beförderung innerhalb der Konzerngesellschaft auf dem Postweg zu den Verantwortlichen, bevor Verträge schließlich genehmigt und unterzeichnet wurden. Für die beantragende Stelle war es aufwendig nachzuvollziehen, wo der Beförderungsakt in Bearbeitung stand.

Heute läuft der Vorgang elektronisch. Die Anträge für Mitarbeiter werden vor Ort im System eingegeben, somit wird der Personalia-Prozess gestartet. Stammdaten und sonstige Informationen werden in das SAP-Formblatt eingetragen und dieses dann über den SAP Business Workflow an alle involvierten Stellen geroutet, die über die einzelnen Prozessschritte verständigt werden. Wenn der Antrag in der Administration ankommt, wo der neue Arbeitsvertrag letztlich erstellt wird, ist im Vergleich zur früheren Vorgehensweise kaum die Hälfte der Zeit vergangen.

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