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27.02.2012 :: Printausgabe 04/2012 :: Michaela Holy

Das neue Arbeitsumfeld als Showcase

Bepflanzte Wände, an verschiedene Bedürfnisse angepasste, kreativ gestaltete Meetingräume und eine steile Rutsche in das offene Erdgeschoss: So sieht das neue Microsoft-Headquarter in Wien aus, das Anfang Oktober letzten Jahres wiedereröffnet wurde.

Über 1.500 Besucher haben sich das neu designte Büro bisher angesehen – Unternehmen wie Frequentis oder die Erste Bank informierten sich hier über neue Ansätze und die Technologie, die dahintersteckt. Microsoft lebt hier die Produkte, die sie verkauft, das neue Office ist also auch ein großer, lebendiger Showcase.

Es soll die Sinne ansprechen, kreatives Denken ermöglichen und vor allem Freiraum bieten. Es ist völlig darauf ausgelegt, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu fördern, ihnen die Möglichkeit zu bieten so arbeiten zu können, wie sie es am liebsten tun: Ob in der Cafeteria oder gemeinsam in einem kreativ gestalteteten »Think«-Raum, der zum Brainstormen einlädt. Auch von zu Hause arbeiten ist möglich – jedes Meeting wird auch als Online-Variante angeboten.

Vor dem Umbau zählte das Microsoft-Office 21 Meeting-Räume – zu wenige und meist nicht in der richtigen Größe; nun sind es 60, bei weniger Gesamtraum. Das funktionierte nur, weil die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze dafür aufgegeben haben – freiwillig, wie Alexandra Moser, Leiterin der Business Group Information Worker, im Gespräch mit der COMPUTERWELT betont: »Die Mitarbeiter haben das von sich aus angeboten. Natürlich haben jene, die noch einen fixen Arbeitsplatz benötigen – wie die Buchhaltung, HR oder Facility Management – noch ihren festen Arbeitsplatz. Über 90 Prozent der Belegschaft benötigt aber keinen.« Wenn ein Schreibtisch gebraucht wird, nutzt man einen der Shared Desks. »Natürlich braucht es dafür 'Rules of Engagement', damit alles reibungsfrei läuft«, wie Moser erklärt. Die Meeting-Räume selbst sind in vier Kategorien unterteilt - »Meet« (klassische Meeting-Räume), »Think« (kreative Umgebung zum Brainstormen), »Call« (schalldichte Einzelkabinen) und »Work« (kleine Räume für etwa vier Mitarbeiter).

In bereits 50 Niederlassungen weltweit umgesetzt, wurde das Konzept, Mensch, Technologie und Raum in Einklang zu setzen, nun auch bei Microsoft Österreich verwirklicht – die Umsetzung erfolgt dabei immer individuell. Jeweils eine Arbeitsgruppe zu einem Thema, bestehend aus freiwilligen Mitarbeitern aus jeder Businessgruppe, hat dabei Inputs gesammelt, beispielsweise wie das neue Büro aussehen soll oder wieviele Räume es bieten muss.

STOLZE MITARBEITER Dadurch, dass die Mitarbeiter aktiv eingebunden wurden und werden – die Führungen durch das neue Office gestalten ebenfalls freiwillige Mitarbeiter – gab es auch keine Probleme, die Änderungen zu leben. Man merkt in Gesprächen, wie stolz die Mitarbeiter auf das neue Büro sind. »Es sieht geiler aus und ist besser als erwartet«, so beispielsweise der Facility-Manager Paul Zawilensky. »Wir haben bei der Neugestaltung des Österreich Office weitgehend auf die Kreativität und das Wissen unserer Mitarbeiter gesetzt; man kann also von einer Form von User Generated Office sprechen«, erklärt Petra Jenner, Noch-Österreich-Geschäftsführerin.

Die neue Arbeitsweise der Microsoft-Mitarbeiter ist auch nur mit unterstützender Technologie möglich. Da kaum jemand noch einen Schreibtisch besitzt, sind Handy und Laptop immer dabei, und mit dem Kommunikationstool »Lync« kann von überall jeder aus dem Microsoft-Netzwerk erreicht werden. »Das ist das zentralste Produkt«, erklärt Moser.

Das Projekt war schließlich in sechs Monaten abgeschlossen, die Gesamtkosten beliefen sich auf etwa 3,5 Millionen Euro. Die FH Krems begleitet das Projekt dabei wissenschaftlich; vor dem Umbau wurde eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, kürzlich ebenso. Die Ergebnisse sind schon vorhanden aber noch nicht interpretiert, überhaupt müsse man über einen längeren Zeitraum beobachten, welche Effekte das neue Office bringe, so Moser. Was man aber schon feststellen könne sei eine Verbesserung der Work-Life-Balance und eine niedrigere Pendelrate, was etwa 200.000 Euro Ersparnis an Kilometergeld bringe. Kostenersparnis, steigende Mitarbeiterzufriedenheit und die Positionierung als ­attraktiver Arbeitgeber sind Leistungen, die der Umbau schnell sichtbar macht. Grundsätzlich ist es vielen Mitarbeitern aber wichtig zu betonen, dass der Umbau nicht nur designmäßig stattgefunden hat, sondern dass die Entwicklungen von ­Microsoft selbst sichtbar gemacht wurden, es wurde ein Gleichnis zur neuen Welt des Arbeitens geschaffen, war der Tenor der von der COMPUTERWELT befragten Mitarbeiter.

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