Keine Zeit zum Arbeiten? Tipps für mehr Effizienz! Detail - Computerwelt

Computerwelt: Aktuelle IT-News Österreich


26.11.2009 Judith-Maria Gillies*

Keine Zeit zum Arbeiten? Tipps für mehr Effizienz!

Der Arbeitstag ist durch diverse Meetings und Mails komplett zerstückelt, die eigentliche Arbeit ist schon wieder liegen geblieben. Sind Sie davon auch betroffen? Dann sollten Sie Ihr Arbeitsverhalten schleunigst überdenken.

Einfach mal in Ruhe den ganzen Tag arbeiten können, wer denkt sich das nicht. Doch der Alltag ist anders. Ständig bimmelt die Inbox mit neuen und natürlich wichtigen E-Mails, die sofort bearbeitet werden müssen. Dann erinnert die aufpoppende Warnmeldung schon wieder an das nächste Meeting. Das Telefon klingelt auch noch zwischendurch und die lieben Kollegen benötigen natürlich zwischendurch ebenso Aufmerksamkeit. Und sitzt man dann im Meeting, so blinkt der mitgenommene Blackberry und signalisiert schon wieder neue E-Mails. Die werden angeschaut und schon wieder ist man abgelenkt.

Und schon wieder vergeht ein Tag, an dem die eigentliche dringend zu erledigende Arbeit liegen bleibt. Na dann versucht man eben den nächsten Tag, es irgendwie besser hinzubekommen…

Acht, zehn oder mehr Stunden im Büro gesessen, aber keine Zeit zum Arbeiten? Unisono ist ein Kopfnicken beim Gros der IT-Kräfte zu erkennen, stöhnen inklusive. Der Druck nimmt zu, die Arbeitsverdichtung ist allerorts, und in der Krise muss sowieso noch ein bisserl mehr rangeklotzt werden, so sehen es die meisten. Dann kommen eben noch immer neue Aufgabengebiete hinzu, und durch ständig neue und „effektivere“ Kommunikationstechnologien ist man auch immer und überall erreichbar – und erwartet das auch.

„Unterbrechungen gehören heute zum Tagesgeschäft. Es bringt nichts, sich über sie aufzuregen, man muss mit ihnen leben", sagt Gert Faustmann, Organisations- und Karrierecoach in der IT-Branche sowie Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin. Besonders Softwareentwickler und Administratoren hätten sich oft noch nicht auf die neuen Anforderungen eingestellt, so Faustmann. "Viele von ihnen versuchen noch, einen Kundenauftrag ungestört abzuarbeiten und erst dann dem Kunden die Ergebnisse zu liefern. Doch so läuft es heute nicht mehr", so der Coach.

1. Blocken Sie einen Termin für sich Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.

2. Morgenstund hat Gold im Mund Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag.

3. Bitte nicht stören Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!

4. Eingrooven So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.

5. Plan B Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.

6. Nichts wie raus Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.

7. Gewissensbisse ade Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.

* Der Autor ist Redakteur des deutschen TecChannel.

Diesen Artikel

Bewertung:

Übermittlung Ihrer Stimme...
Noch nicht bewertet. Seien Sie der Erste, der diesen Artikel bewertet!
Klicken Sie auf den Bewertungsbalken, um diesen Artikel zu bewerten.
  Sponsored Links:

IT-News täglich per Newsletter

E-Mail:
Weitere CW-Newsletter

CW Premium Zugang

Whitepaper und Printausgabe lesen.  

kostenlos registrieren

Aktuelle Praxisreports

(c) FotoliaHunderte Berichte über IKT Projekte aus Österreich. Suchen Sie nach Unternehmen oder Lösungen.

Zum Thema

  • VOQUZ Technologies GmbH

    VOQUZ Technologies GmbH Öffentliche Verwaltung, Maschinen- und Anlagenbau, Finanzdienstleistungen, Qualitätssicherung, Product Lifecycle Management (PLM), Mobile Lösungen und Applikationen, Management Informationssysteme (MIS),... mehr
  • SEQIS GmbH

    SEQIS GmbH Qualitätssicherung, Expertensysteme, Tools, Security Audits, E-Commerce-Software, B2B Dienste und Lösungen, Übernahme von Softwareprojekten,... mehr
  • Bechtle IT-Systemhaus Österreich

    Bechtle IT-Systemhaus Österreich WLAN-Systeme, Netzwerk-Systeme (LAN, MAN, WAN), Netzwerk-Management, Server-Betriebssysteme, Verschlüsselungs- und Kryptografie Software, Security Audits, Notfalls-Rechenzentren,... mehr
  • customer care solutions - Call Center Betriebs GmbH

    customer care solutions - Call Center Betriebs GmbH B2C Dienste und Lösungen, B2B Dienste und Lösungen, User Helpdesk-Systeme und Hotlines, Systempflege- und Wartung, Outsourcing, IKT-Consulting, Facility Management,... mehr

Hosted by:    Security Monitoring by: