Der schnellste Weg zum richtigen Bewerber: KTM vernetzt seine Prozesse im Personalmanagement Detail - Computerwelt

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16.06.2010 Oliver Weiss

Der schnellste Weg zum richtigen Bewerber: KTM vernetzt seine Prozesse im Personalmanagement

Die Software Engage! vereinfacht bei KTM Sportmotorcycle nicht nur das Bewerbermanagement samt Recruiting, sondern verbessert auch die interne Kommunikation und verstärkt den professionellen Außenauftritt des Unternehmens.

KTM Power Sports ist einer der weltweit führenden Hersteller von Motorsportfahrzeugen. Das operative Kernunternehmen, KTM Sportmotorcycle, entwickelt und produziert rennsporttaugliche Gelände- und Straßenmotorräder am Standort Mattighofen. KTM hat mit seinen Rennsport-Bikes bereits über 173 Weltmeistertitel und acht Mal die Rallye Dakar gewonnen. Im Automobilbereich hat der Leichtgewicht-Sportwagen X-Bow neue Maßstäbe gesetzt. Im Geschäftsjahr 2008/2009 erzielte das Unternehmen mit knapp 64.080 verkauften Fahrzeugen und rund 1.650 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz von 454,6 Millionen Euro. KTM exportiert über verschiedene Tochtergesellschaften in zwölf Länder.

Der Bereich Human Resources (HR) hat bei KTM einen hohen Stellenwert. So investierte KTM beispielsweise im abgelaufenen Geschäftsjahr 321.400 Euro allein in die Aus- und Weiterbildung seiner Mitarbeiter. Petra Aigner ist bei KTM seit 2007 für das Recruiting und seit 2008 für das gesamte HR-Management zuständig. Bis dato hatte KTM das Personalmanagement mit historisch gewachsenen Lösungen organisiert, »wobei aber speziell das Recruiting durch eine Menge Papier und unzureichende Kommunikation zwischen den Entscheidungsträgern geprägt war«, beschreibt Aigner die Ausgangssituation. Bis zu fünfzig schriftliche Bewerbungen, die erst sondiert, dann bewertet, ausgewählt und schließlich archiviert werden mussten, landeten täglich im Personalbüro. »Ein sehr zeitaufwendiger und daher ineffizienter Prozess«, sagt Aigner. Die Bewerber wurden in weiterer Folge über das Lohnverrechnungsprogramm verwaltet. Damit war jedoch keine ausreichende Transparenz gegeben, denn die Entscheidungsträger und anfordernden Abteilungen – etwa Entwicklung, Fertigung oder Administration – haben keinen Zugriff auf das Lohnverrechnungssystem. Zudem waren sämtliche Arbeitsprozesse im Recruiting nicht standardisiert.

VERNETZUNG ALLER HR-PROZESSE Petra Aigner sondierte daher den Markt nach einer Lösung, die speziell im Bewerbermanagement effiziente und transparente Workflows mit einem professionellen Außenauftritt des Unternehmens im Internet gegenüber den Jobsuchenden verbinden kann. Zudem sollte die gesuchte Lösung grundlegende Funktionen wie beispielsweise Jobportal, Lohnverrechnung und Personaldatenbank miteinander vernetzen können. »Wir haben eine Software gesucht, die sämtliche Prozesse im Bewerbermanagement bei KTM effizient unterstützt und die es uns ermöglicht, in direkten Kontakt mit den Bewerbern zu treten«, so Aigner zu den Anforderungen. Neben einfacher Bedienbarkeit legte KTM dabei auch großen Wert auf eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche und die Möglichkeit zur Mitgestaltung der Tools des Bewerberportals.

Die Lösung für die spezifischen Anforderungen des Motorradherstellers lieferte Infoniqa mit der modular aufgebauten HR-Software Engage!. Das System ermöglicht nicht nur die Abbildung aller HR-relevanten Workflows, sondern stellt auch eine Evidenzdatenbank zur Verfügung, in der man mit unterschiedlichsten Selektionskriterien – beispielsweise Fachrichtung, Ausbildung oder Führerschein – gezielt nach Bewerbern suchen kann. Außerdem ist die Lösung direkt mit der KTM-Homepage verknüpft. Damit werden alle Bewerber von der Unternehmens-Website sofort auf die Recruiting-Seite weitergeleitet. »Dort müssen die Jobsuchenden selbst ihre Bewerbungsdaten eingeben, wodurch der Bewerbungsprozess wesentlich bewusster und sorgfältiger abläuft als bei wahllos verschickten Initiativbewerbungen. Die Bewerber können auch jederzeit den Status ihrer Bewerbung einsehen und ihre Daten aktualisieren. Damit steigt die Qualität im Bewerbungsprozess für beide Seiten – sowohl für die Suchenden als auch für uns als Arbeitgeber«, erklärt Aigner.

Mit Engage! hat KTM eine Lösung gefunden, die neben dem Recruiting auch um weitere wichtige Funktionen erweiterbar ist – beispielsweise um Personaldatenbank, -entwicklung und -organisation, Auswertungen und Dokumentenmanagement sowie Fortbildung, aber auch Self-Service-Dienste für Mitarbeiter und Management. Das aktuell eingesetzte Modul Bewerbungsmanagement erleichtert der KTM-Personalabteilung die Verwaltung der Bedarfsmeldungen, Stellenangebote sowie Ausschreibungen und stellt Daten und Qualifikationen der Bewerber selbst übersichtlich zur Verfügung. Auch die Bewertung, Selektion und Dokumentenablage werden vereinfacht. Die Software protokolliert sämtliche Korrespondenz – so zum Beispiel auch die Bewerbungsgespräche, die bei KTM in zwei Runden geführt werden. »Dabei fragen wir die Motivation und auch die Mobilität des zukünftigen Mitarbeiters ab, um spätere Überraschungen für beide Seiten zu vermeiden. Da das Angebot an Fachkräften in der Umgebung des Standorts Mattighofen sehr beschränkt ist, müssen potenzielle Mitarbeiter oft längere Anfahrtswege einplanen«, sagt Aigner.

Engage! schaltet aber auch Erinnerungen, verwaltet Termine, Evidenzen oder Absagen und ermöglicht die Selektion nach Organisation oder Zeitraum. »Die Lösung schafft einen einfacheren, schnelleren und vor allem für alle Verantwortlichen transparenteren Workflow im Bewerbungsmanagement. Damit sind sowohl die anfordernden Stellen und Personalentwickler, aber auch die Führungskräfte stets über den Stand der Bewerbungen informiert. Außerdem haben wir einen besseren Überblick und rascheren Zugriff auf alle Bewerbungen, können gezielt selektieren, schneller Kontakt mit den Bewerbern aufnehmen und dadurch zeitsparender arbeiten. Auch die Papierberge von einst sind Geschichte. Nicht zuletzt können wir uns mit Unterstützung der Softwarelösung im Web als attraktiver Arbeitgeber positionieren«, zieht Aigner eine positive Bilanz.

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