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12.01.2011 Jens Bockemühl*

Zehn Regeln für bessere Projekte

Grau ist alle Theorie - vor allem im IT-Projekt-Management. In der Praxis zeigt sich sehr schnell, wer seinen Job versteht. Zehn Regeln können helfen, Projekte besser zu steuern.

1) Eine klare Sprache sprechen Die Forderung nach klarer Kommunikation hört sich abgedroschen an. Doch hier kommt es auf zwei Dinge an: Gute Kommunikation heißt vor allem, Dinge klar anzusprechen. Und: Es gilt, gerade in Sachen Anforderungen und Aufgaben bereits im Vorfeld genau zu klären, was gemeint beziehungsweise verlangt ist. Denn ein Pfannkuchen ist in Berlin etwas ganz anderes als in München, und ein Wiener kann durchaus auch ein Frankfurter sein.

2) Am besten positiv formulieren Verneinungen sollten die Ausnahme bleiben, gerade wenn es um die Ansprache des eigenen Teams geht. Denn eine Verneinung umgeht die eigentliche Aussage. Zudem kann man nicht jeden verneinenden Satz einfach umkehren, um ihn richtig zu verstehen. Darüber hinaus sollte man auch die Psychologie bedenken. Mit einer Verneinung erreicht man oft das genaue Gegenteil dessen, was man eigentlich erreichen will: Wer vor versammelter Mannschaft etwa dazu auffordert, sich unter gar keinen Umständen einen rosa Elefanten vorzustellen, wird das Gegenteil bewirken.

3) Für eine gute Projektkultur sorgen Projektkultur heißt vor allen Dingen ein Klima zu schaffen, in dem alle das Gefühl haben, ein wichtiger Teil des Teams zu sein und mit ihren Anliegen berücksichtigt zu werden. Eine gute Projektkultur sorgt für Motivation und ist die Grundlage für funktionierende Kommunikation, die dann auch mal ein reinigendes Gewitter vertragen kann.

4) Messbarkeit etablieren Gute Ergebnisse lassen sich nur auf der Grundlage von Nachvollziehbarkeit erreichen. Deshalb müssen alle Aufgaben in einem Projekt mit objektiv messbaren Kriterien unterlegt sein. Gelingt das nicht, verlässt man sich nur auf die subjektive Wahrnehmung der Projektbeteiligten. Die ist jedoch garantiert nicht messbar. So kann ein übersichtlicher Projektplan sehr unterschiedlich ausfallen.

5) Ausgetretene Pfade verlassen, aber auch zurückfinden Manche Probleme erfordern außergewöhnliche Lösungen und Methoden. Dafür sollte eine gesunde Projektkultur den notwendigen Raum schaffen. Genauso wichtig ist es aber auch, dass alle Beteiligten das Gefühl haben, zu wissen, was sie erwartet. Und das gelingt am besten, wenn man wieder auf den "geraden" Weg zurückfindet.

6) Strukturen schaffen Aufgaben und Zuständigkeiten sind so zu verteilen, dass eine klare Zielrichtung entsteht. Die einzelnen Projektteams müssen wissen, wer an welcher Stelle zuständig ist und von wem sie abhängen. Kompetenzwirrwarr ist eine der größten Erfolgsbarrieren. Strukturen und Erfolge schafft man schon bei der Besetzung des Teams sowie der Subteams.

7) Für eine saubere Dokumentation sorgen Alle Projektbeteiligten müssen wissen: Die Dokumentation ist ein integraler Bestandteil des Projekts, der nicht im Nachgang, sondern während des Vorhabens zu erledigen ist. Dabei sollte aber auch deutlich werden, dass es immer besser ist, miteinander zu reden als gegeneinander zu schreiben.

8) Eine fortwährende geschäftliche Rechtfertigung ermöglichen Transparenz ist einer der wichtigsten Faktoren überhaupt. Im Projektteam sollte es zu jedem Zeitpunkt möglich sein, sich gegenüber Auftraggebern und Vorgesetzten zu rechtfertigen. Die richtige Projektkultur sorgt dafür, dass dieses Diktum positiv besetzt ist: Transparente Methoden unterbinden Hemmungen.

9) Sich selbst die Chance auf Weiterbildung geben Gerade für Projekt-Manager ist es wichtig, sich selbst zu managen und dies als technologische Hoheit zu begreifen. Dazu gehört es aber auch, sich weiterzubilden. Damit Schulungen greifen, müssen sie sich jedoch in den meist knapp bemessenen Zeitrahmen einfügen lassen. Deshalb kann man den Rückgriff auf Methoden wie "Accelerated Learning" empfehlen.

10) Ein Zehn-Punkte-Check Projekte sind vielschichtig und entwickeln immer eine Eigendynamik. Jeder Versuch, zehn Punkte herauszugreifen, ist zwangsläufig zu kurz gedacht. Bestenfalls erhält man damit ein Raster zur Orientierung. Aus dieser vermeintlichen Not kann man aber leicht eine Tugend machen. Denn damit schafft man den Raum an Erfahrung, von Projekt zu Projekt zu lernen.

* Jens Bockemühl ist Geschäftsführer der XBo GmbH in Frankfurt am Main. Der Artikel stammt von der deutschen Computerwoche.

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