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23.09.2010 Oliver Weiss

Herausforderung Business Intelligence

Active Business Consult liefert zehn Tipps, die sich bei der erfolgreichen Realisierung von Business-Intelligence-Projekten bewährt haben und listet auch gleich zehn Herausforderungen auf, die im Zuge einer Umsetzung auftreten können.

Business Intelligence (BI) steht für sämtliche Prozesse zur systematischen Analyse von Daten in elektronischer Form. Es geht darum, aus allerlei Rohdaten verfüg- und verwertbares Wissen zu generieren. Diese Analyse beinhaltet die Sammlung, Auswertung und Darstellung dieser Daten. Das Ziel von BI ist die Gewinnung von Erkenntnissen, die in Bezug auf die Unternehmensziele bessere operative und strategische Entscheidungen ermöglichen. Die erfolgreiche Umsetzung von Business-Intelligence-Projekten ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Die Berater von Active Business Consult (ABC) liefern – basierend auf langjähriger Praxiserfahrung – zehn Tipps zur erfolgreichen Umsetzung. ABC nennt aber auch zehn mögliche Herausforderungen, die während eines solchen Projekts entstehen können und zu meistern sind. ZEHN TIPPS 1. Marketing betreiben: Zunächst sollte das anstehende BI-Projekt ausreichend bekannt gemacht werden. Alle wichtigen Key Player, angefangen beim Management bis hin zum einzelnen Mitarbeiter, müssen über das Projekt informiert und dafür gewonnen werden. 2. Iterativ arbeiten: Das Projekt sollte im Vorfeld in bestimmte Entwicklungsschritte eingeteilt werden. Nach Abschluss eines jeden einzelnen Schrittes werden Feedbackrunden veranstaltet, um die Meinungen und Stimmungen der beteiligten Personen einzuholen und zu diskutieren. 3. Skalierbare Prototypen: Die Anfertigung solcher skalierbaren Prototypen ist wichtig, da sie sowohl dem User als auch dem Management einerseits die raschen Fortschritte des Projektes und andererseits den schnelleren Return on Investment verdeutlichen. 4. Erkennen von falschen Entwicklungen: Durch Risk- und Change Management werden Entwicklungen, die sich in die falsche Richtung bewegen, sofort erkannt und können vermieden werden. Das spart Zeit und Geld. 5. Projektmanagement durchführen: Für jeden einzelnen Schritt im gesamten Projektablauf müssen ganz klare Regeln definiert werden. Zusätzlich müssen die Arbeitspakete für jeden Entwicklungspart deutlich abgegrenzt sein, damit nach Plan gearbeitet werden kann. Darüber hinaus muss auch jeder Arbeitsschritt strukturiert dokumentiert werden, um mögliche Änderungen im Nachhinein besser vornehmen zu können. 6. Prozesse beachten: Wichtig ist, dass die Prozesse im Unternehmen laufend beachtet werden. Nach jedem einzelnen Entwicklungsschritt sollten Überprüfungen und Tests stattfinden, um feststellen zu können, ob die Prozesse auch fehlerfrei laufen. Zusätzlich werden so genannte Rollouts durchgeführt, bei denen die entsprechenden User die bis dahin bereits entwickelten Prozesse testen. 7. Metadaten transparent gestalten: Diese speziellen Daten, die Informationen über andere Daten enthalten, müssen durchgehend transparent gestaltet werden, und zwar beginnend bei der Quelle bis hin zur Aggregation. 8. BI-Architektur serviceorientiert gestalten: »Business Intelligence as a Service« lautet die Empfehlung von ABC. BI soll auch für andere Unternehmensbereiche bis hin zum Kunden serviceorientiert gestaltet werden, um Transparenz – auch bei der etwaigen abteilungsübergreifenden Verrechnung – gewährleisten zu können. 9. Kommunikation fördern: Da es für Mitarbeiter der Fachabteilungen oft recht schwer ist, der »Spezialsprache« der IT zu folgen – und auch umgekehrt – ist es wichtig, eine einfache, gemeinsame Sprache zu vereinbaren und zu sprechen, die auch von allen Beteiligten verstanden wird. 10. Data Mining und Requirements: Data Mining darf als Mehrwert fürs Unternehmen nicht unterschätzt werden, da es zahlreiche Einsatzgebiete gibt. Auch das Requirement muss klar definiert werden. Dazu sind klare Aussagen zu den jeweiligen Bereichen von den Usern erforderlich. die HERAUSFORDERUNGEN 1. Fehlendes Verständnis für BI: Eine der häufigsten Ursachen, die zu Fehlern und Problemen bei BI-Projekten führen kann, ist das fehlende Verständnis für BI der Projekt-Stakeholder. Daher ist eine umfangreiche Erklärung und Vertiefung in dieses Thema vor dem Projektstart unabdingbar. 2. Unklare Abgrenzung der Zuständigkeiten: Nicht genau definierte Zuständigkeiten und unklare Rollenverteilungen führen oft zu Fehlentscheidungen, da diese Personen eventuell nicht das konkrete und richtige Wissen für solche Entscheidungen haben. 3. Fehlende Projektmanagementkenntnisse: Ein weiteres Problem kann durch fehlende Projektmanagementkenntnisse der beteiligten Personen entstehen. 4. Fehlende Spezifikationen: Fehlende oder nur dürftig erstellte Spezifikationen können ein weiterer Grund für auftretende Fehler sein. Daher muss man die Merkmale genau definieren und quantifizieren, damit ein lücken- und fehlerloser Prozessablauf gewährleistet werden kann. 5. Geringe Kompetenzen: Unzureichende Kompetenzen und Befugnisse der Key Player stellen ebenfalls oftmals ein Problem im gesamten Projektablauf dar. Deshalb müssen die Key Player nach ausreichend vorhandenen Kompetenzen ausgewählt werden. 6. Fehlendes Risk- und Change Management: Eine weitere Fehlauswirkung ist darauf zurück zu führen, wenn falsche Entwicklungen im Prozess nicht sofort erkannt, also kein Risk- und Change Management durchgeführt wird. 7. Hohe Mitarbeiterfluktuation: Der Know-how-Verlust, der durch eine hohe Fluktuationsrate während eines Projektes entsteht, ist ein wichtiger, aber oftmals unterschätzter Grund, dass es während der Projektphasen zu Problemen kommen kann. 8. Zeitliche Einschränkung der Teammitarbeiter: Ein großes Problem stellt auch die unzureichende Freistellung der am BI-Projekt beteiligten Teammitarbeiter dar. Diese Mitarbeiter können sich oft nicht einfach vom Tagesgeschäft lösen. Daher ist es wichtig, einen vorübergehenden Ersatz für diese Mitarbeiter zu finden, damit sie sich auf das BI-Projekt konzentrieren können. 9. Keine Kenntnisse der eigenen Kennzahlen: Geringe oder keine Kenntnisse der eigenen Unternehmenskennzahlen führt zu falschen Interpretationen dieser Zahlen, woraus eine Fehlinterpretation in der Statistik resultiert. Häufig kommt es vor, dass die Mitarbeiter die Definition der eigenen Kennzahlen gar nicht kennen. 10. Vernachlässigung des Metadatenmanagements: Die Durchgängigkeit und die Nachverfolgbarkeit der Daten ist ein wichtiger Bestandteil in einem solchen Prozess. Da das Metadatenmanagement oftmals vernachlässigt wird, können Aggregationen nicht mehr zurückverfolgt werden. »Mit unseren im Laufe der Jahre gewonnen Ergebnissen können Geschäftsabläufe nachhaltig verbessert, Kosten proaktiv gesenkt, Risiken frühzeitig minimiert und die Wertschöpfung von BI-Projekten erhöht werden«, erklärt Wolfgang Usnik, Leiter Business Intelligence bei Active Business Consult. »Leider tauchen aber immer wieder Fehler oder Probleme bei der Umsetzung von BI-Projekten auf. Befolgt man die beschriebenen zehn Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Business-Intelligence-Projektes, können oben stehende Fehler oder Probleme bei der Durchführung vermieden respektive entscheidend minimiert werden.«

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