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28.07.2011 Michael Ehlert*

FAQ zu Microsoft Office: 10 Fragen zu Office 365

Arbeiten von praktisch überall und auf fast jedem Gerät - hält Microsofts "Cloud-Paket" Office 365, was es verspricht?

Seit Ende Juni ist das neue Microsoft Office 365-Paket auf dem Markt erhältlich. Durch die Cloud-Anbindung des Office-Neulings hat man jederzeit und überall Zugriff auf seine Dokumente, Mails, Termine und Kontakte. Microsoft verortet das Angebot weniger beim Privatanwender als vielmehr bei den Unternehmenskunden, die Serveranwendungen wie Exchange, SharePoint und Lync nutzen wollen.

Das gestufte Modell ist in unterschiedlichen Paketen verfügbar und fängt im günstigsten Falle bei monatlich 5,25 Euro pro Nutzer an. Für viele ein verlockendes Angebot. Doch worauf sollten IT-Verantwortliche bei der Einbindung von Office 365 in die Unternehmens-IT achten?

1. Was bietet Office 365 für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen? Als Weiterentwicklung der Microsoft Online Services ist Office 365 inzwischen auch als Büro in der Cloud bekannt. Es verbindet die Cloud-Versionen der Software für E-Mail, Kommunikation und Zusammenarbeit: Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online.

Neben diesen drei Server-Technologien gibt es die Option, Office Professional Plus als Desktop-Version zu mieten. Hinzu kommen die Office WebApps als Basisversionen der Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Das Komplettpaket für Unternehmen ist für 25,50 Euro pro Benutzer und Monat zu haben. Alle genannten Produkte können auch einzeln aus der Cloud gebucht werden. Die aktuelle Desktop-Suite Office Professional Plus kostet monatlich 12,75 Euro pro Benutzer.

2. Lohnt sich der Umstieg auf Office 365? Mit Office 365 nutzen Unternehmen die aktuellen Microsoft-Technologien Exchange, SharePoint und Lync, ohne die Programme in der eigenen Infrastruktur betreiben und warten zu müssen. Die Online-Versionen aller Produkte sind auf Knopfdruck ohne Wartezeiten einsatzbereit. Die Kosten für Installation, Betrieb und Wartung entfallen und werden durch genau planbare monatliche Gebühren für Office 365 ersetzt.

Genaue Angaben über das Einsparpotenzial von Office 365 sollten immer individuell für jedes Unternehmen im Rahmen einer TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) berechnet werden. Das "Office aus der Cloud" sorgt nicht zuletzt für mehr Flexibilität: Firmen können installierte, lokale Anwendungen durch Office 365 ersetzen, oder bereits existierende Exchange-Server mit dem Online-Angebot erweitern. Das Cloud-Angebot von Microsoft ist vollständig in die installierte Office-Umgebung integrierbar.

3. Investieren Unternehmen mit Office 365 in die richtige Technologie? Exchange, SharePoint und Lync sind in Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und gelten bei den Büroanwendungen als de facto Standard. Exchange hat hierzulande einen Marktanteil von 65 Prozent in Unternehmen. Außerdem ist Cloud Computing mittlerweise längst über den Hype-Status hinausgewachsen.

Die flexible und bedarfsgerechte Nutzung von Anwendungen und Rechenleistung in der Cloud bringt neben geringeren Kosten auch eine Effizienzsteigerung mit sich. Organisationen müssen schnell auf neue Anforderungen reagieren und innovative Technologien für die Kommunikation nutzen. Software-as-a-Service Angebote wie Office 365 sind der Einstieg für die Arbeitsumgebung der Zukunft.

In absehbarer Zeit können Unternehmen neben ihren Büroanwendungen auch die Plattform (Windows Server) und schließlich die komplette Infrastruktur aus der Wolke beziehen.

4. Welchen Mehrwert bringt Office 365 im Vergleich zu anderen Hosting-Lösungen? Office 365 hat aktuell wenig Konkurrenz, da Microsoft im Enterprise-Bereich marktführend ist und entsprechende Erfahrungen mit standortgebundenen Lösungen hat. Zwar bietet auch Google Unternehmen Cloud-basierte Produktivitätslösungen an.

Der Anbieter setzt allerdings auf eine reine Online-Lösung, während Microsoft ein Hybrid-Modell favorisiert, mit dem das Cloud-Angebot nahtlos in eine bestehende System- und Anwendungslandschaft integriert werden kann. Derzeit entscheidet sich noch kaum ein Unternehmen für den reinen Public Cloud-Betrieb und auch künftig ist davon auszugehen, dass mehrheitlich hybride Infrastrukturen aufgebaut werden.

Wichtig sind auch die Erfahrungen von Drittherstellern wie Binary Tree, Quest Software oder IT-Consultants, deren Know-how teilweise seit Jahrzehnten in der Windows-Welt gewachsen ist. Deshalb ist Office 365 aktuell für Unternehmen mit eigener Windows-Infrastruktur eine gute Wahl.

5. Sind die Office Web Apps ausreichend für den professionellen Einsatz? Zu den Office Web Apps zählen die Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote in der Cloud, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wer im Zug oder vor dem Flug zu einem Kundentermin noch eine Überschrift in einem Dokument ändern oder eine Präsentation online auf dem Notebook zeigen möchte, ist mit den Web Apps gut bedient. Die Online-Programme sind aber keinesfalls ein Ersatz für ein lokal installiertes Office-Produkt.

6. Wie ist es um die Sicherheit des SaaS-Angebots bestellt? Microsoft sichert sein Cloud-Angebot mit einem Maß an Security ab, das sich nur die wenigsten Unternehmen im eigenen Rechenzentrum leisten würden. Dazu zählen die Zugangskontrolle mit Intrusion Detection-Technologien, der Betrieb von Firewalls sowie Anti-Spam- und Virenschutzprogramme auf Basis der Forefront-Sicherheitslösungen.

In Exchange Online lassen sich zusätzlich eigene Spamschutzlösungen integrieren. Darüber hinaus ist das Redmonder Unternehmen dem internationalen Datenschutzabkommen Safe Harbour beigetreten, betreibt seine Rechenzentren gemäß dem Sicherheitsstandard ISO 270001 und unterzieht sich dem Auditing Standard SAS 70, Teil 2. In den weltweiten Datenzentren von Microsoft (Global Foundation Services) stehen alle Server in versiegelten, unbeschrifteten Containern, was einen Missbrauch von Daten durch Unbefugte nahezu unmöglich macht.

7. Wie wird die Verfügbarkeit von Office 365 sicher gestellt? Laut Service Level Agreement ist Office 365 zu 99,9 Prozent verfügbar. Der Service darf also im Jahr nur 8,7 Stunden offline sein. Wird die garantierte Verfügbarkeit nicht erreicht, erhalten Unternehmen entsprechende Gutschriften. Um Ausfälle zu vermeiden, arbeitet Microsoft mit Georedundanz, das heißt, die Online Services werden zwischen den Rechenzentren gespiegelt.

8. Wer hilft bei Anwenderproblemen weiter? Das Enterprise-Angebot für Office 365 schließt einen 24x7-Support mit ein. Darüber hinaus gibt es für Unternehmen, die die Integration von Office 365 in die eigene Infrastruktur planen, nützliche Support-Angebote von IT-Dienstleistern. Kleine Unternehmen können ihre Fragen zu den Online-Services innerhalb einer Support-Community und den entsprechenden Foren von Microsoft klären. Über die Oberfläche von Office 365 lassen sich direkt Support-Calls eröffnen.

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