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19.06.2011 Sascha Alexander*

Zehn Tipps von KPMG: Excel-Hürden ganz leicht überfliegen

Für viele Anwender ist der Umgang mit Excel alltägliche Routine. Dennoch nervt die Arbeit manchmal. Wenn das Programm ausgerechnet im größten Stress zickt, und Zellen und Datenblätter einen ratlos machen. Da hilft nur Ruhe bewahren und die folgenden Tipps beachten.

Erstaunlich zwar nach all den Jahren, aber über Ratschläge gegen Excel-Ärgernisse ist man immer noch froh. Wie sich einige fiese Probleme bei der Bearbeitung von Datenblättern meistern lassen, wissen die Finanzexperten der Wirtschaftsprüfung KPMG.

1. Excel-Tabelle als erweiterte Metadatei kopieren und einfügen Diese Funktion hilft, unterschiedliche Buchstaben - und Zahlengrößen zu vermeiden.

• Excel-Tabelle kopieren; • Shift-Taste drücken und auf "Bearbeiten" gehen; • Bild kopieren/auswählen; • nach Word oder Powerpoint wechseln; • über "Bearbeiten"-Menüpunkt den Inhalt einfügen.

Wichtig ist, dass sie zuvor die richtige Tabellengröße einstellen.

2. Daten mit der RECHTEN Maustaste ziehen Wenn Sie Verknüpfungen oder Hyperlinks einfach erstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Datenbereich auswählen; • mit der rechten Maustaste ziehen; • von den möglichen Optionen auswählen.

3. Importierte Zahlen als Text formatieren Dieser Tipp hilft bei der Arbeit mit Zellen, die Zahlen sind:

• Die Zahl "1" in eine leere Zeile schreiben; • Zelle kopieren; • Zellen markieren, in denen sich die als Text formatierten Zahlen befinden und auf "Bearbeiten" - "Inhalte einfügen" klicken; • "Alles" wählen, multiplizieren und auf OK klicken.

4. Formel nach unten ziehen Manchmal ist Excel einfach zu schnell, wenn der Benutzer die Auswahl "Formel nach unten ziehen -Markierung" zu weit nach unten vornimmt. Stattdessen:

• Auf die erste Zeile klicken und kopieren; • In die nächste Zeile gehen, markieren und "Shift" drücken; • Mit dem Pfeil bis zur gewünschten Zelle gehen und "Shift" loslassen; • "Enter" klicken.

5. Hyperlinks in Excel-Tabellen anwählen, ohne sie auszuführen Wenn Sie eine Zelle mit einem Hyperlink anwählen wollen, ohne diesen bei einem Mausklick auszuführen, empfiehlt sich folgender Trick:

• Zelle mit der Maus anklicken und die linke Maustaste dabei etwas länger gedrückt halten.

6. Zellbezüge in Formeln ändern Wenn Sie die Zellbezüge von "absolut" auf "relativ" ändern wollen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Bezug in der Bearbeitungsleiste markieren; • Taste "F4" so oft drücken, bis der Bezug passt.

7. Ärgerliche grüne Dreieicke in Excel Sie stört das kleine grüne Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle? Dann machen Sie Folgendes:

• Klicken auf "Extras - Optionen - Fehlerprüfung"; • Haken bei "Nicht gesperrte Zellen enthalten Formeln" entfernen.

8. E-Mail-Adresse nicht in einen Hyperlink verwandeln Normalerweise wandelt Excel eine eingegebene E-Mail-Adresse schnurstracks in einen Hyperlink um. So verhindern Sie das:

• nach der Eingabesbestätigung mit "Enter" sofort auf den "Rückgängig"-Button drücken oder "STRG+Z".

9. Suchrichtung im Excel-Tabellenblatt umkehren Normalerweise suchen Sie über "STRG+F" von oben nach unten, was manchmal lästig sein kann. Gehen Sie daher wie folgt vor, um die Suchrichtung jederzeit umzukehren:

• Suchbegriff eingeben; • Tastenkombination "STRG+Umschalt" drücken (und halten); • auf "Weitersuchen" klicken.

10. Erstellen eines Datenblatt-Diagramms Um die Entwicklung der Zahlenreihe schnell zu überblicken, machen Sie dies:

• Datenbereich markieren; • "F11" drücken.

Die Tipps und weitere nützliche Infos für den Finanzmanager finden Sie in der "CFO Fibel", erscheinen im Linde Verlag, Wien, ISBN: 978-3-7073-1210-2.

* Der Artikel stammt von der deutschen CFOworld.

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