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11.12.2009 Reto Vogt*

Mit Outlook perfekt Mails, Termine & Kontakte verwalten

Wir verraten Ihnen die besten Tipps, um Ihre Termine, Aufgaben und Kontakte mit Outlook zu verwalten. Zudem vereinfachen Sie mit wenigen Tricks den gesamten Mail-Verkehr.

Outlook kann viel mehr, als nur mailen. Sie organisieren mit der Software Ihre Agenda, haben alle Aufgaben im Griff und verlieren nie wieder eine wichtige Telefonnummer. Darüber hinaus gibt es viele praktische und kostenlose Erweiterungen für das Programm, die beispielsweise die Kontakte vereinheitlichen oder anstehende Termine auf dem Desktop anzeigen. Hinweis: Alle Tipps wurden mit Outlook 2003 getestet, funktionieren aber in anderen Programmversionen ähnlich. Der Screenshot links zeigt die wichtigsten Bestandteile von Microsoft Outlook 2003.

Effizienter mailen Die Mailfunktionen in Outlook sind äußerst vielseitig: Mittels Verteilerliste verschicken Sie Ihre Nachrichten bequem an ausgewählte Gruppen, mithilfe von Regeln erleichtern Sie sich die Mailverwaltung massiv.

Verteilerliste in Outlook Mit einer Verteilerliste senden Sie eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig. Bevor Sie mit dem Erstellen einer Liste beginnen, sollten Sie alle Empfänger einzeln erfassen. Klicken Sie dazu auf Datei/Neu/Kontakt und geben Sie die notwendigen Angaben ein.

Via Datei/Neu/Verteilerliste weisen Sie bestehende Kontakte einer Verteilerliste zu. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen A. Markieren Sie die Kontakte, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Mitglieder. Wenn Sie alle Empfänger eingefügt haben, schließen Sie das Fenster mittels OK. Geben Sie der Verteilerliste abschließend einen passenden Namen B und wählen Sie Speichern und schließen C.

Um eine Nachricht an Ihre Verteilerliste zu senden, drücken Sie in Outlook Ctrl+N. Tippen Sie nun den Namen der Liste in das Feld "An". Sollen die Empfänger für die anderen verborgen sein, geben Sie dort Ihre eigene Mailadresse ein und den Namen der Verteilerliste unter "Bcc" (eventuell via Ansicht einblenden).

SPAM-FILTER IN OUTLOOK Outlook 2003 verfügt über einen integrierten Spam-Filter. Er sortiert unerwünschte Massenmails aus. Um die lästige Werbeflut einzudämmen, macht es Sinn, den Filter zu trainieren. Standardmäßig ist der sogenannte Junk-Mail-Schutz auf "Niedrig" eingestellt. Dies sollten Sie so belassen. Wird ein höherer Schutzfaktor ausgewählt, könnten wichtige Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner landen.

Hat der Filter eine Nachricht fälschlicherweise nicht als Spam erkannt, klicken Sie mit Rechts darauf und wählen Junk-E-Mail/Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen. Kontrollieren Sie den Junk-E-Mail-Ordner regelmäßig. Auch Spam-Filter irren sich manchmal. Wenn dies der Fall ist und eine Nachricht zu Unrecht in den Spam-Ordner verschoben wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail und wählen den Punkt Junk-E-Mail/Junk-E-Mail-Markierung aufheben. Bestätigen Sie die Aktion mit OK.

Attachments mit Outlook Häufig treffen Nachrichten mit mehreren Anhängen ein. Mit einem kleinen Trick legen Sie diese alle auf einmal im selben Ordner ab. Klicken Sie dazu ein Attachment mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Alles markieren. Klicken Sie erneut mit Rechts auf eines der Elemente und greifen Sie zur Option Kopieren. Öffnen Sie jetzt den Ordner im Windows-Explorer, in dem Sie die Dateien ablegen möchten, und drücken Sie Ctrl+V. Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn alle Dateien am selben Ort abgelegt werden sollen.

Signaturen in Outlook Wenn Sie in Outlook mehrere Mail-Konten verwalten, ist es sinnvoll, auch mehrere Signaturen zu verwenden. In einer Signatur stehen beispielsweise die Grußformel, die Geschäftsadresse und die Telefonnummer. Um eine Signatur zu erfassen, klicken Sie auf den Menüpunkt Extras/Optionen und wählen die Registerkarte E-Mail-Format. Greifen Sie zu Signaturen/Neu und tippen Sie den Text ein. Machen Sie das beliebig oft. Wenn Sie eine neue Mail schreiben, wählen Sie zuerst das Konto, über das die Nachricht verschickt werden soll A. Weisen Sie anschließend die passende Signatur zu. Dazu klicken Sie auf Einfügen/Signatur B.

REGELN MIT OUTLOOK EINRICHTEN Mithilfe der Regeln in Outlook können Sie Ihre E-Mails beim Eintreffen oder Versenden automatisch verarbeiten lassen. Dabei sind die Möglichkeiten beinahe unbeschränkt. Nachrichten lassen sich beispielsweise direkt ausdrucken, weiterleiten, in andere Ordner kopieren oder automatisch beantworten. Um Regeln zu definieren, klicken Sie auf die Option Extras/Regeln und Benachrichtigungen/ Neue Regel. Aktivieren Sie anschließend den Menüpunkt "Regel ohne Vorlage erstellen" A.

Wählen Sie die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen B, wenn Sie eintreffende Mails verarbeiten möchten. Klicken Sie danach auf Weiter. Jetzt sehen Sie eine ganze Reihe von Bedingungen, um die Nachrichten zu filtern. Falls die Regel für alle E-Mails gelten soll, klicken Sie erneut auf Weiter. Andernfalls markieren Sie die gewünschte Option. Im nächsten Schritt entscheiden Sie sich für eine Aktion, die bei den betroffenen Nachrichten angewandt wird. Fahren Sie mit Weiter fort und definieren Sie allenfalls Ausnahmen, die bestimmte E-Mails von der Regel ausschließen. Falls Sie das nicht wünschen, greifen Sie zu Weiter und anschließend zur Option Fertigstellen.

Möchten Sie zum Beispiel eine Abwesenheitsmeldung einrichten, müssen Sie zu Beginn eine Vorlage erstellen. Verfassen Sie dazu in einer neuen E-Mail-Nachricht den Text, der während Ihrer Ferienabwesenheit verschickt werden soll. Klicken Sie danach auf Datei/Speichern unter und wählen Sie als Dateityp Outlook-Vorlage. Klicken Sie auf Speichern und schließen Sie das Fenster wieder.

Während des Erstellens der Regel entscheiden Sie sich für die Bedingungen "Nach Erhalt einer Nachricht" sowie "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten". Klicken Sie auf die blau eingefärbten Wörter, um die zuvor erstellte Mailvorlage auf der Festplatte auszuwählen. Im Drop-down-Menü nehmen Sie die Option "Vorlagen im Dateisystem" und führen einen Doppelklick auf die soeben erstellte Vorlage aus. Klicken Sie abschliessend auf Fertigstellen, um die Regel zu aktivieren.

ADRESSEN-CACHE IN OUTLOOK Outlook merkt sich einmal gebrauchte Mailadressen. Werden die Anfangsbuchstaben ins "An"-Feld eingetippt, erscheint eine Liste von Adressvorschlägen. Möchten Sie das nicht, klicken Sie auf Extras/Optionen/E-Mail-Optionen und auf Erweiterte Mail-Optionen. Deaktivieren Sie unter "Beim Senden einer Nachricht" die Option "Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen".

RSS-Feeds mit Outlook Die Anwendung IntraVnews integriert einen RSS-Reader in Outlook XP, 2003 und 2007. RSS-Feeds sind in einem speziellen Format bereitgestellte Informationen von Webseiten. Sie helfen, Zeit zu sparen: Denn anstatt täglich die 20 Lieblingsseiten im Webbrowser abzuklappern, erfahren Sie direkt im Mailprogramm, wo etwas Neues veröffentlicht wurde. IntraVnews kann während 30 Tagen unentgeltlich verwendet werden. Nach dieser Frist registrieren Sie sich kostenlos, um die volle Funktionalität des Programms weiterhin zu nutzen. Wollen Sie Ihre Adressdaten nicht bekanntgeben, können Sie ohne Registrierung bis zu zehn RSS-Feeds gratis abrufen.

Suche in Outlook Mit dem kostenlosen Add-In Lookout verbessern Sie die langsame Suche von Outlook. Nach der Installation der Software bindet sich eine zusätzliche Symbolleiste ins Programmfenster ein. Dort geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein und schon findet Lookout das Gewünschte. In der Hilfefunktion sind diverse Suchtipps aufgeführt. Das Programm funktioniert ab Outlook 2000.

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