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12.01.2010 Reto Vogt*

Geheime Tricks für Office, Windows, Internet & Mail

Wir zeigen Ihnen, wie Sie effizienter mit Office, Windows, Internet und Mail arbeiten und damit Zeit sparen und Ihre Nerven schonen.

Mist! Schon wieder einmal zu viel geklickt. Das kostet Sie im Arbeitsalltag kostbare Zeit und mitunter auch Nerven.

Dabei haben Sie sich doch fest vorgenommen, es dieses Mal richtig zu machen. Begehen Sie am Computer mehrmals denselben Fehler, geschieht dies vermutlich deshalb, weil Sie es von Anfang an falsch gelernt haben. Sich umzugewöhnen und das vor Jahren Gelernte zu vergessen, ist meist schwierig. Aber es lohnt sich!

Die folgenden Tricks für Office, Windows, Internet und Mail helfen Ihnen ohne viel Lernaufwand weiter. Sie zeigen, welche schlechten Gewohnheiten Arbeitszeit und Ressourcen kosten und wie Sie die Unarten schnell ablegen.

DIE GOLDENE REGEL: GEBEN SIE DEM PC ETWAS ZEIT Schlecht: Sie haben sich auf einer Webseite für einen Gratis-SMS-Dienst angemeldet. Plötzlich bekommen Sie vom Betreiber eine Mahnung. Gut: Unüberlegte Klicks oder nicht gelesene AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) auf Webseiten können verheerende Folgen haben – so etwa Schädlinge oder Mahnungen von Abzockern. Aber auch eine abgeschickte Mail ohne Anhang ist ärgerlich, wenn Sie diesen später nachreichen müssen.

Sie merken: Vorschnelle Handlungen am Computer haben meistens Mehraufwand und andere negative Auswirkungen zur Folge. Entweder müssen Sie sich mit Mahnungen oder Schädlingen herumärgern oder eine bereits gemachte Arbeit nochmals erledigen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, vor dem entscheidenden Klick vier bis fünf Sekunden zu warten. Kontrollieren Sie in dieser Zeit nochmals: Ist das korrekte Attachment angehängt und schicke ich dem Chef nicht aus Versehen ein Bild der letzten Party? Sind in den AGBs der Website nicht 70 Euro erwähnt, die beim Abschicken des Formulars fällig werden? Können Sie dies vermeiden, hat sich die investierte Zeit bereits bezahlt gemacht.

Auch bei Computerproblemen lohnt es sich manchmal zu warten – zum Beispiel, wenn der PC wieder einmal keinen Wank tut oder hängen bleibt. Denn in solchen Fällen ist Geduld gefragt. Wild auf dem Desktop herumklicken, geöffnete Fenster verschieben oder auf den Startknopf drücken, bringt nichts. Im Gegenteil, das macht es meistens nur noch schlimmer. Lassen Sie Ihren PC ein paar Minuten in Ruhe arbeiten. In den meisten Fällen löst sich das Problem von selbst.

Die goldene Regel lautet also: Nehmen Sie sich genügend Zeit und haben Sie Geduld.

EFFIZIENTER SURFEN Schlecht: Beim Surfen im Internet öffnen Sie jeweils ein neues Browserfenster, um eine andere Webseite zu laden. Gut: Arbeiten Sie besser mit sogenannten Tabs (Registern), so fällt Ihnen vieles leichter. Drücken Sie sowohl im Internet Explorer als auch in Firefox die Tastenkombination Ctrl+T, um ein neues Tab zu öffnen. In beiden Fällen befindet sich der Cursor bereits in der Adresszeile. Sie können also gleich die URL der gewünschten Website eintippen, ohne die Maus in die Hand nehmen zu müssen. Um zur ersten Webseite zu wechseln, klicken Sie einfach auf das entsprechende Register. Dadurch gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Komfort.

Das Surfen wird übersichtlicher und schneller, wenn sich alles im selben Fenster abspielt. Und das Beste: Firefox speichert die geöffneten Tabs. Damit sind nach einem Neustart Ihre Lieblingswebseiten bereits geöffnet. Während sich Firefox 3 die Tabs automatisch merkt, braucht es in der älteren Version 2 (die Sie eigentlich nicht mehr benutzen sollten) einen kleinen Trick: Tippen Sie in der Adresszeile den Befehl about:config ein. Geben Sie nun im Feld "Filter" Startup ein, drücken Sie Enter und doppelklicken Sie den Eintrag browser.startup.page. Ersetzen Sie die vorhandene 1 durch eine 3 und bestätigen Sie mit OK. Im Internet Explorer soll das Speichern von Tabs ab Version 8 möglich werden. In der aktuellen Ausgabe 7 des Browsers wird das noch nicht unterstützt.

DOWNLOADS VERWALTEN Schlecht: Sie haben ein interessantes Programm im Internet heruntergeladen und abgespeichert. Nun können Sie es auf Ihrem Computer partout nicht finden. Gut: Die Lösung ist ganz simpel und praktisch: Erstellen Sie einen Ordner "Downloads" in den "Eigenen Dateien" (in Vista bereits vorhanden).

Starten Sie jetzt einen Download im Internet Explorer oder in Firefox und suchen Sie den frisch erstellten Ordner auf der Festplatte. Speichern Sie die gewünschte Datei dort ab. In Zukunft schlagen Ihnen beide Browser diesen Zielordner immer als Standard vor. Legen Sie Ihre Downloads jeweils zuerst dort ab und kopieren Sie die Dateien im Anschluss manuell an den gewünschten Ort.

WENIGER SCHREIBARBEIT Schlecht: Sie haben ein langes Webformular ausgefüllt und aus Versehen den Zurück-Button im Browser oder die Backspace-Taste gedrückt. Jetzt sind alle mühsam eingegebenen Daten verloren. Gut: Es lohnt sich, die Funktion "Autovervollständigen" zu aktivieren. So genügt jeweils das Eintippen der ersten zwei Buchstaben und die vorher gemachte Eingabe wird Ihnen vorgeschlagen. In Firefox geht das so: Aktivieren Sie unter Extras/Einstellungen/ Datenschutz die Option "Daten speichern, die in Formulare und die Suchleiste eingegeben werden".

Im Internet Explorer wühlen Sie sich durchs Menü Extras/Internetoptionen/Inhalte. Klicken Sie unter "Autovervollständigen" auf Einstellungen und markieren Sie anschließend die Option "Formulare". Wichtig: Mit dem Aktivieren dieser Funktion werden auch allfällig eingegebene Kreditkartendaten gespeichert. Deshalb sollten Sie diese Daten aus Sicherheitsgründen von Zeit zu Zeit löschen. In Firefox klicken Sie auf Extras/Private Daten löschen/Private Daten jetzt löschen. Im Internet Explorer selektieren Sie Extras/ Internetoptionen/Löschen. Dort markieren Sie die Option "Formulardaten" und bestätigen mit einem Klick auf Löschen.

WORD OHNE DATENVERLUST Schlecht: Sie haben mehrere Word-Dokumente geöffnet. Aber statt nur das fertige Dokument, schließen Sie das ganze Programm. Die nicht gespeicherten Daten in den anderen Dokumenten sind futsch. Gut: Haben Sie vier oder mehr Word- Dokumente gleichzeitig geöffnet, werden standardmäßig alle gruppiert in einem einzigen Fenster dargestellt.

Da sind Datenverluste vorprogrammiert. Dies verhindern Sie, indem Sie mit Rechts in die Windows-Taskleiste klicken. Wählen Sie Eigenschaften und deaktivieren Sie dort die Option "Ähnliche Elemente gruppieren". Damit werden die Word-Dokumente jeweils in einem eigenen Fenster geöffnet.

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