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01.02.2010 Christian Engeli*

Geniale Tipps & Tricks für Word

Wissen Sie, wie man ruckzuck 5 Absätze mit sechs Zeilen Text in Word neu erstellt? Nein? Dann lesen Sie die gesammelten Wordtipps, mit denen Sie künftig viel Zeit sparen und deutlich bessere Ergebnisse erzielen.

Alles speichern Sie haben 13 verschiedene Word-Dokumente geöffnet und möchten alle gleichzeitig speichern? Wählen Sie dazu bei gedrückter Shift-Taste das Menü DATEI. Statt des üblichen Speichern-Befehls erscheint nun ALLES SPEICHERN. Dank der Shift-Taste ist im Menü auch der Befehl ALLES SCHLIESSEN verfügbar.

Blindtext Sie erstellen in Word den Jahresbericht Ihres Vereins und einige Personen haben ihre Texte noch nicht abgegeben. Damit Sie trotzdem mit der Gestaltung beginnen können, benötigen Sie einen Beispieltext in einer vorgegebenen Länge. Diesen so genannten Blindtext erstellen Sie, indem Sie in Word =rand(5,6) eingeben und Enter drücken. Die erste Zahl steht für die Anzahl Absätze, die zweite für die Anzahl Sätze pro Absatz. Word fügt jetzt Text in der vorgegebenen Menge ein.

Cursor-Position Mit der Tastenkombination Shift+F5 wechseln Sie zwischen den letzten vier Cursor-Positionen. Dies ist praktisch, wenn Sie an einem längeren Text arbeiten und mal kurz im Inhaltsverzeichnis oder auf der Titelseite eine Änderung vornehmen wollen. Mit Shift+F5 kehren Sie anschließend wieder an die richtige Stelle im Text zurück.

Dokumentschutz aushebeln Word-Dokumente können vor unbefugter Bearbeitung geschützt werden: Mit dem Menübefehl EXTRAS/DOKUMENT SCHÜTZEN versehen Sie Dokumente mit einem Passwort. Diese Methode scheint sehr sicher zu sein – Word weist Sie sogar darauf hin, dass Sie das Kennwort keinesfalls verlieren dürfen, da es "nicht wiederhergestellt werden kann". Das spielt aber keine Rolle: Speichern Sie ein geschütztes Dokument im RTF-Format und öffnen es erneut, ist der Passwortschutz verschwunden.

Einschrumpfen Es ist unschön, wenn auf der letzten Seite eines mehrseitigen Berichts nur noch wenige Zeilen stehen. Schrumpfen Sie das Word-Dokument so weit ein, dass die paar Zeilen noch auf der vorhergehenden Seite Platz haben: Wählen Sie Menü DATEI/SEITENANSICHT und klicken Sie auf die Schaltfläche GRÖSSE ANPASSEN. Word spart den Platz ein, indem die Schriftgröße minimal verkleinert wird. Dies funktioniert leider nicht immer – am besten einfach ausprobieren.

FORMATIERUNGEN, HINTERLISTIG, INTERNETLINKS Formatierungen Am einfachsten formatieren Sie ein Word-Dokument mit Formatvorlagen. Mit Tastaturbefehlen weisen Sie Formatvorlagen noch schneller zu: Die Überschriften 1, 2 und 3 weisen Sie mit Alt+1 (bzw. Alt+2, Alt+3) zu. Aufzählungen setzen Sie mit Ctrl+Shift+L (L wie "Liste"). Um wieder auf die Standardvorlage zu wechseln, drücken Sie Ctrl+Shift+N (N wie "Normal"). Diese Tastenkombination verwenden Sie auch, um aus einem Dokument schnell sämtliche Formatierungen zu entfernen. Markieren Sie zuvor das ganze Dokument mit Ctrl+A. Um Absätzen wieder die ursprüngliche Formatvorlage zuzuweisen, markieren Sie die entsprechende Textstelle und drücken Ctrl+Leertaste. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie einzelne Wörter farbig oder kursiv gesetzt haben und diese Formatierungen wieder entfernen wollen.

Gänsefüsschen, Guillemets Word setzt automatisch die in Deutschland gebräuchlichen typografischen Anführungszeichen („ ”). Wer jedoch Wert auf die "französische" Typografie legt, benützt Guillemets (" "). Schalten Sie die Sprache im Menü EXTRAS/SPRACHE/SPRACHE BESTIMMEN auf "Französisch" um. Jetzt ersetzt Word das Standardanführungszeichen (") durch die "französischen" Zeichen. Leider fügt Word gleichzeitig einen zusätzlichen Leerschlag ein.

Hinterlistig Die Tastenkombination Ctrl+ Alt+Bindestrich ändert den Mauszeiger in ein dickes Minus. Der nächste Menübefehl, den Sie mit diesem Mauszeiger auswählen, wird entfernt. Um gelöschte Menüeinträge wiederherzustellen, wählen Sie EXTRAS/ANPASSEN, aktivieren auf der Registerkarte SYMBOLLEISTEN den Eintrag "Menüleiste "und klicken auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN. Wer besonders hinterlistig ist, hat bereits richtig kombiniert: Wenn Sie mit dem dicken Minus den Menüeintrag EXTRAS/ANPASSEN entfernen, lässt sich das Menü nicht mehr zurücksetzen. Falls Sie also ein unsympathischer Zeitgenosse sind, können Sie Ihrem Arbeitskollegen das ganze Word-Menü ruinieren. Und danach geben Sie sich als kompetenten Retter in der Not: Wenn Sie die Formatvorlage "Normal" löschen, sind die Menüs wieder wie früher. Alle persönlichen Einstellungen, Makros etc. sind jedoch ebenfalls verloren.

Internetlinks Ein Internetlink oder eine Mail-Adresse wird in einem Word-Dokument automatisch als Link formatiert. Das ist lästig, wenn in einem Link ein Tippfehler korrigiert werden soll und sich plötzlich der Internetbrowser öffnet. Zwei Tipps, um den Links den Garaus zu machen: Schalten Sie die automatische Formatierung aus. Wählen Sie dazu Menü EXTRAS/AUTOKORREKTUR und deaktivieren Sie auf der Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE die Option "Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks". Um bereits bestehende interaktive Links wieder in normalen Text zurückzuverwandeln, rechtsklicken Sie den Link und wählen im Kontextmenü HYPERLINK/HYPERLINK ENTFERNEN. Klicken Sie in der erscheinenden Dialogbox links unten auf HYPERLINK ENTFERNEN.

Jammern Wenn Word plötzlich Fußnoten auf der falschen Seite einfügt oder andere unerklärliche Darstellungsfehler auftreten, nützt alles Jammern nichts. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: Markieren Sie den ganzen Text ab dem zweiten Wort bis zum Schluss des Dokumentes. Das erste Wort darf nicht in der Markierung enthalten sein. Kopieren Sie nun den Text und fügen Sie ihn in ein neues leeres Dokument ein. Dann schreiben Sie das fehlende erste Wort wieder hinzu.

Der Sinn hinter diesem "Zaubertrick": Am Anfang eines Word-Dokumentes sind zahlreiche Informationen über Ihren Computer und angeschlossene Drucker gespeichert. Diese Informationen können fehlerhaft bzw. nicht auf den aktuellen Drucker abgestimmt sein.Wenn Sie das erste Wort nicht in das neue Dokument kopieren, muss Word diese Informationen neu generieren und befreit so den Text von Ballast und Fehlern.

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