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25.02.2010 Gaby Salvisberg*

Absatztricks in Word

Sparen Sie Zeit bei der Arbeit mit Word. Wir zeigen Ihnen Profi-Tricks für Microsoft Word: Absatzformate, Blocksatztrick, Absätze versus Zeilenwechsel.

In fast allen Büros und vielen Haushalten hat der PC längst die Schreibmaschine verdrängt. Aber ist Ihnen der Umstieg wirklich gelungen? Ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word ist viel mehr als nur eine neumodische Schreibmaschine: Anhand der Seitendefinition und des voreingestellten Randes merkt Word selbst, wann ein Zeilen- oder Seitenwechsel bevorsteht. Löschen Sie nachträglich Text oder fügen welchen hinzu, rückt in Word der Umbruch automatisch nach.

In nützlichen Absatzformatvorlagen von Word ist festgelegt, welchen Abstand die einzelnen Zeilen haben sollen. Auf die gleiche Weise bringen Sie Word auch bei, ob und wie viel Abstand Sie zwischen Absätzen wünschen. Denn: Was Sie durchs einfache Drücken der Enter- oder Return-Taste erhalten, ist in der professionellen Textverarbeitung nicht als Zeilenwechsel, sondern als Ende eines Absatzes gedacht. Und was am Ende eines Absatzes passiert, definieren Sie in den Formatvorlagen. Unsere Beispiele beziehen sich auf 2000/XP/2003, gehen mit anderen Word-Versionen aber ähnlich.

Abstand für "Standard" festlegen Gehen Sie zum Menü FORMAT/FORMATVORLAGEN (UND FORMATIERUNG). Nun öffnet sich rechts der gleichnamige Aufgabenbereich bzw. ein Fenster mit den verfügbaren Formaten. Dort sind alle Absatzformate mit einer Absatzmarke (¶) markiert. Klicken Sie mit Rechts auf STANDARD und wählen Sie ÄNDERN. Nun klicken Sie auf das Symbol für "Absatzabstand vergrössern" A: Sie sehen, dass nun der "Abstand Vor:" und "Nach:" auf je 6 Punkte gesetzt wird B. Ist Ihnen das zu grob? Über FORMAT/ABSATZ C lässt sich der Abstand auch punktgenau festlegen. Bestätigen Sie mit OK.

ABSATZFORMATE UND BLOCKSATZTRICK Absätze versus Zeilenwechsel Ein Absatzwechsel ist mehr als nur ein einfacher Zeilenwechsel. Aber was tun Sie, wenn Sie einmal doch nur einen Zeilenwechsel innerhalb eines Absatzes haben wollen? Drücken Sie in diesen Fällen nicht Enter, sondern Shift+Enter. Schon schreibt Word auf der nächsten Zeile weiter, ohne einen Abstand zur vorherigen Zeile zu machen. Prüfen Sie, wie Word dies handhabt: Blenden Sie durch einen Klick auf das Absatzmarkensymbol (¶, A) die nicht druckbaren Zeichen ein, im Screen unten rot umrandet. Sie erkennen den Unterschied zwischen den beiden Absatzmarken.

Absatzformate zuweisen Unter Schritt 1 haben Sie die Abstände von als "Standard " formatierten Texten geändert. Auf die gleiche Weise ändern Sie auch die Abstände und sogar Zeichenformate von Elementen wie "Überschrift 1", "Überschrift 2" etc. Wollen Sie nun einem Absatz eines Ihrer definierten Formate zuweisen, setzen Sie einfach den Cursor irgendwo in den Absatz hinein und wählen entweder aus der Symbolleiste "Format", Schritt 2 D, oder aus dem Fenster FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG das gewünschte Format.

Blocksatztrick Texte sehen oft schöner aus, wenn sie links- und rechtsbündig formatiert sind. Das erreichen Sie über die Ausrichtung "Blocksatz" in FORMAT/ABSATZ/EINZÜGE UND ABSTÄNDE oder das Blocksatz-Symbol. Wenn Sie in einem solchen Absatz jedoch per Shift+Enter einen Zeilenwechsel einfügen, zieht es die letzte Zeile unschön auseinander A, sofern diese nur wenige Wörter enthält. Setzen Sie in solchen Fällen einfach den Cursor ans Ende der betroffenen Zeile und drücken Sie einmal die Tab-Taste. Das Tab-Zeichen füllt die unschöne Lücke aus und schon ist der Text perfekt B.

* Der Autor ist Redakteur des PCtipp.

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