Großhändler Würth vereinfacht und beschleunigt Angebotslegung mit SAP Interactive Forms by Adobe Detail - Computerwelt

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10.03.2010 Oliver Weiss

Großhändler Würth vereinfacht und beschleunigt Angebotslegung mit SAP Interactive Forms by Adobe

Würth hat mit interaktiven Bestellformularen von Adobe seine mobilen Vertriebsprozesse optimiert. Außendienstmitarbeiter verzichten nun vollständig auf papierbasierte Dokumente und erfassen Bestellaufträge auch offline mit PDF-Formularen.

Die Würth-Gruppe ist ein weltweit agierendes Großhandelsunternehmen für Befestigungs- und Montagematerial. Zum Kerngeschäft gehören neben Schrauben und Dübeln auch chemisch-technische Produkte, Möbel- und Baubeschläge, Werkzeuge, Maschinen sowie Bevorratungs- und Entnahmesysteme. Die österreichische Landesgesellschaft der Würth-Gruppe besteht seit 1962, hat ihre Zentrale in Böheimkirchen in Niederösterreich und beschäftigt rund 650 Mitarbeiter. Im Jahr 2009 erwirtschaftete Würth Österreich einen Umsatz von 135,2 Millionen Euro.

Die Würth-Gruppe setzt zusätzlich zum Zwischenhandel verstärkt auf den Direktverkauf über die eigenen Servicezentren. Etwa 450 Mitarbeiter in Österreich sind daher ausschließlich im Außendienst beschäftigt. Im Direktverkauf sind die Vertriebsmitarbeiter beim Kunden vor Ort im Einsatz und nehmen Bestellungen persönlich auf. Bislang geschah die Erfassung der Bestellungen manuell: Bestellbögen wurden mithilfe von Katalogen und Materiallisten ausgefüllt und erst im Anschluss von Mitarbeitern zur weiteren Verarbeitung ins Bestellsystem übertragen. Dieser Vorgang war zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht besonders kundenfreundlich.

Um den Bestellprozess einfacher zu gestalten und Durchlaufzeiten zu verkürzen, sollte eine computergestützte Auftragserfassung eingeführt werden, die den Anforderungen eines mobilen Bestell-Szenarios gerecht wird. Dabei war in erster Linie wichtig, dass die Lösung in vollem Umfang offline zur Verfügung steht, da eine Verbindung zum ERP-System im Außendienst (beispielsweise im Lager) nicht immer möglich ist. Gleichzeitig sollte die Anwendung aber alle bewährten Funktionalitäten des SAP-Backends bereitstellen, zum Beispiel Auswahllisten oder Werteprüfungen. Im Rahmen der Usability-Anforderungen musste die Anwendung auf den Mitarbeiter-Notebooks zudem komplett ohne Maus steuerbar sein.

INDIVIDUELLE FORMULARE Im Zuge einer SAP-CRM-Einführung durch das Beratungsunternehmen Maihiro übernahm SNAP Consulting die Entwicklung der mobilen Auftragserfassung bei Würth Österreich. Als Offlineerweiterung der CRM-Landschaft wurden die herkömmlichen Papierdokumente durch interaktive PDF-Formulare ersetzt. Diese können für jeden Mitarbeiter individuell generiert und über das SAP-Cockpit für den Offline-Einsatz heruntergeladen werden. Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit enthalten die Bestellformulare nur die für den jeweiligen Mitarbeiter relevanten Kunden- und Materialstammdaten.

Die interaktiven Formulare werden bequem beim Kunden ausgefüllt, wobei auch ohne Verbindung zum Backend Ausfüllhilfen lokal zur Verfügung stehen. Das PDF-Look-and-Feel erlaubt eine einfache und intuitive Bedienung des Dokuments. Sobald die Mitarbeiter wieder Zugang zum Internet haben, werden die Auftragsdaten per Mail ans SAP-Backend übertragen und dort vom System automatisch vorverbucht.

Die Umsetzung der Offline-Auftragserfassung erfolgte auf Basis der Formulartechnologie SAP Interactive Forms by Adobe. Die auf PDF aufbauende Technik ist ganzheitlich in die NetWeaver-Plattform von SAP integriert und erlaubt die Erstellung anspruchsvoller XML-basierender Formulare. Innerhalb der SAP-Umgebung steht dazu der Adobe Live Cycle Designer als Entwurfstool zur Verfügung.

Nach Vorlage des bislang eingesetzten Bestellformulars hat SNAP Consulting in Absprache mit Würth ein interaktives Formular von gleicher visueller Qualität wie beim Papiervorgänger erstellt. Die Handhabung gestaltet sich daher ebenso intuitiv und Vertriebsmitarbeiter können die Formulare mühelos mit Hilfe des frei erhältlichen Adobe Reader offline ausfüllen. Zu den Features der Formularanwendung gehören neben umfangreichen Wertehilfen und Suchhilfen auch eine komplexe Logik zur Eingabeprüfung: So werden etwa Packungsgrößen bei der Eingabe von Bestellmengen berücksichtigt – ganz wie die Anwender es aus dem Backend kennen.

Zu den weiteren herausragenden Usability-Merkmalen gehören die Personalisierung der Datenstämme, wobei Mitarbeiter nur Kunden- und Materialdaten ihrer konkreten Vertriebsorganisation erhalten, sowie die Möglichkeit, die Anwendung komplett ohne Maus zu steuern. Durch einen Klick auf den Mail-Button am Ende des Dokuments erfolgt dann die Übergabe der Bestelldaten an SAP durch die Rücksendung der Daten per E-Mail bzw. den direkten Upload ins ERP-System. Aus Performancegründen werden lediglich die zur systemischen Verbuchung notwendigen Bestelldaten extrahiert und ins XML-Format übertragen. Das lokale PDF-Formular ist für weitere Eingaben und Änderungen gesperrt und kann bei Bedarf archiviert werden.

CACHING GARANTIERT PERFORMANCE Die technische Umsetzung hatte die Hürde zu überwinden, das komfortable Handling der PDF-Dokumentenlösung mit den dynamischen Vorteilen des SAP-Backends zu verknüpfen. Die zentrale Herausforderung für das Entwicklungsteam von SNAP Consulting bestand darin, die umfangreichen Material- und Kundendaten aus dem Backend funktional so in die interaktiven Formulare einzubinden, dass eine zuverlässige und schnelle Performance der Anwendung garantiert werden konnte. Um bei rund 30.000 Datensätzen die Leistungsfähigkeit der Adobe-Technologie nicht unnötig zu strapazieren, entwarf SNAP Consulting für die separate Speicherung der benötigten Informationen eine eigene Caching-Lösung: Benötigte Stammdaten werden in eine lokale Datenbank geladen und mittels Webservice ins Formular eingebunden. Beim Download der personalisierten Bestellformulare aus dem SAP-Cockpit kann die individuelle Datenbank vor jedem Außendiensteinsatz dann automatisch aktualisiert werden. Die Entkoppelung der Daten vom Formular garantiert eine optimale Performance der Offline-Lösung.

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