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14.03.2010 Klaus Zellweger*

Geheime Tricks für Word, Excel & Powerpoint

Excel, Word und Powerpoint kennt jeder. Dennoch gibt es viele Geheimtipps, mit denen das Arbeiten beträchtlich leichter fällt. Wir verraten Ihnen die besten Tipps und Tricks für Word, Excel und Powerpoint.

Sage und schreibe 1500 Funktionen hat alleine Word 2003. Die wenigsten davon brauchen Anwender im Alltag. Es gibt aber viele unbekannte Befehle, mit denen Sie schneller und effizienter arbeiten. Wir haben aus den Tiefen der Office-Optionen die besten Geheimtipps für Excel, Word und PowerPoint herausgefischt. Alle Tricks wurden mit Office 2003 getestet, funktionieren aber ähnlich in anderen Programmversionen.

Word Formatieren Sie Texte blitzschnell und schreiben Sie ganze Passagen mit einem Tastendruck.

Besser markieren Natürlich wissen Sie, wie man Texte markiert: Der Doppelklick markiert ein Wort, der Dreifachklick einen ganzen Absatz und so weiter. Doch Word kennt die eine oder andere Methode, die sich nicht auf den ersten Blick offenbart. So lassen sich zum Beispiel auch rechteckige Markierungen aufziehen.

Ein Beispiel: In einer Liste sind die Preise mit einem Tabulator rechts angeschlagen. Nun sollen diese kursiv ausgezeichnet werden. Klicken Sie dazu vor den ersten Preis, halten Sie danach die Alt-Taste gedrückt und ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck auf, das alle Preise umfasst. Jetzt können Sie den markierten Bereich kursiv auszeichnen. Markierungen sind nicht auf einzelne Textstellen beschränkt. Wenn Sie die Ctrl-Taste gedrückt halten, können Sie mit der Maus mehrere Passagen nacheinander markieren und anschließend gemeinsam auszeichnen oder löschen. Solche Mehrfachmarkierungen lassen sich sogar durch einen Suchbefehl automatisieren:

Wenn Sie jedes Auftreten des Textes "Acme Corp." blau und fett darstellen möchten, wählen Sie Bearbeiten/Suchen. Geben Sie als Suchbegriff Acme Corp. ein und aktivieren Sie die Option "Gefundene Elemente markieren in". Alle Treffer werden nun hervorgehoben und lassen sich mit wenigen Klicks fetten und einfärben.

"AUTOKORREKTUR" OPTIMAL NUTZEN Die Funktion "AutoKorrektur" gehört zu den wichtigsten und effizientesten Schreibhilfen in Word. Sie erleichtert die Texteingabe, korrigiert verbreitete Fehler und ermöglicht eigene Ersetzungen. Wenn Sie zum Beispiel das Wort Festner eintippen, springt Word helfend ein und korrigiert richtigerweise Fenster. Sie benötigen beispielsweise das ™-Zeichen? Kein Problem: Geben Sie einfach den Text (tm) ein und die AutoKorrektur erledigt den Rest.

Doch warum sollten Sie sich mit einzelnen Wörtern zufriedengeben? Schreiben Sie ganze Absätze (inklusive Formatierungen) und definieren Sie damit einen AutoKorrektur Eintrag. Briefköpfe, Kontonummern, Adressen, Vertragsabschnitte und sogar komplex formatierte Tabellen müssen nur einmal gestaltet werden, damit sie sich danach mit einigen wenigen Anschlägen einsetzen lassen.

Dazu markieren Sie die gewünschte Textpassage und wählen das Menü Extras/Autokorrektur Optionen/AutoKorrektur – danach brauchen Sie nur noch die gewünschte Zeichenkombination einzugeben.

SUCHEN UND ERSETZEN FÜR PROFIS Jeder kennt die unverzichtbare "Suchen und Ersetzen"-Funktion. Word verarbeitet damit nicht nur Texte, sondern auch spezielle Zeichen wie etwa ein Absatzzeichen. Wählen Sie dazu Bearbeiten/Ersetzen und klicken Sie auf Erweitert. Nun offenbart sich die Schaltfläche Sonstiges, aus der Sie jede Menge spezieller Zeichen auswählen können.

Diese Sonderzeichen eignen sich perfekt, um schlecht formatierte Texte aus fremden Quellen zu bereinigen. Ein Text enthält zum Beispiel am Ende jeder Zeile einen Absatzumbruch. Um das zu ändern, müssten Sie von Hand alle Umbrüche herauslöschen. Schneller geht's mit dem Befehl "Suchen nach" ^p (Absatzmarke) und "Ersetzen durch" ^w (Leerzeichen). Mit ein wenig Fantasie lässt sich so jeder vermurkste Text bereinigen.

DIE SCHRIFTEN IN GRIFFWEITE Office bietet zusammen mit Windows eine beachtliche Schriftensammlung. Doch was nützt diese Auswahl, wenn das Corporate Design der Firma immer dieselben zwei, drei Schriften vorschreibt. In solchen Fällen wäre es praktisch, wenn Sie schnell auf diese Schriften zugreifen könnten, ohne dass Ihnen die anderen in die Quere kommen.

Wählen Sie dazu Extras/Anpassen/Symbolleisten. Markieren Sie in der Liste mit den Symbolleisten die Option "Kontextmenü"; eine schwebende Palette mit den Menüs Text, Tabelle und Zeichnen erscheint. Klicken Sie auf das Menü Text und wählen Sie den Eintrag Text B. Nun sehen Sie den Inhalt des Kontextmenüs, das für die Bearbeitung von Texten zusammengestellt wurde C.

Klicken Sie im Dialogfeld "Anpassen" D (das ja immer noch offen ist) auf den Reiter Befehle und danach auf die Kategorie Schriftarten. Jetzt sehen Sie in der Auflistung rechts alle installierten Fonts, die Sie ins Kontextmenü ziehen können. Ab sofort klicken Sie einfach einen markierten Text mit der rechten Maustaste an und wählen die gewünschte Schrift im Kontextmenü aus. Excel Daten aus anderen Quellen bereinigen und Excel mehr Fehlertoleranz beibringen.

UNERWÜNSCHTE ZEICHEN Wenn Daten aus anderen Anwendungen importiert oder über die Zwischenablage eingesetzt werden, schleichen sich manchmal unerwünschte Zeichen ein. Per "Suchen und Ersetzen" könnte man diese finden und durch "nichts" ersetzen, also löschen. Doch wie findet man exotische Zeichen, die nicht auf der Tastatur stehen? Zuerst müssen Sie herausfinden, welcher Tastaturcode zu einem Zeichen gehört. Dabei kann Excel helfen. Kopieren Sie das gewünschte Zeichen per Ctrl+C und setzen Sie es via Ctrl+V in eine Zelle ein (z.B. in B2). Nun tippen Sie in einer anderen Zelle folgende Formel ein: =CODE($B$2)

Diese Formel gibt in unserem Fall den Wert 131 zurück, der für das Zeichen ƒ steht. Wählen Sie Bearbeiten/Ersetzen und klicken Sie in das Feld "Suchen nach" B. Halten Sie die Alt-Taste gedrückt und tippen Sie eine Null ein, gefolgt vom Zeichencode (in unserem Fall lautet der Code Alt+0131). Das Feld "Ersetzen durch" bleibt leer, sodass alle Spezialzeichen in der Tabelle gelöscht werden, wenn die Taste Alle ersetzen angeklickt wird.

Zahlenkorrekturen Beim Datenimport kann es vorkommen, dass Excel die Zahlen zwar korrekt importiert, aber als Texte behandelt oder falsch ausrichtet. Beides lässt sich daran erkennen, dass die Zahlen nicht rechts-, sondern linksbündig angeschlagen sind. So setzen Sie die Zellenformatierung zurück: Klicken Sie in eine leere Zelle und wählen Sie Bearbeiten/Kopieren. Markieren Sie die falsch formatierten Zellen und wählen Sie Ablage/Inhalte einfügen. Jetzt markieren Sie die Option "Formate", um allen Zellen ihr Standardverhalten zurückzugeben.

Der richtige Umbruch Manchmal reicht eine Zelle nicht, um den ganzen Text aufzunehmen. Die Spalte wird dadurch absurd breit. Statt den Text auf mehrere Zellen zu verteilen, sollte er besser in einer einzigen umbrochen werden. Das erspart beim Überarbeiten und beim Export der Daten eine Menge Ärger. Klicken Sie auf die gewünschte Zelle. Wählen Sie Format/Zellen/Ausrichtung und markieren Sie die Option "Zeilenumbruch". Sie können sich diesen Umweg jedoch ersparen, wenn Sie den Text in der Zelle manuell umbrechen: Klicken Sie an die gewünschte Stelle, halten Sie die Alt-Taste gedrückt und betätigen Sie Enter.

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