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31.05.2010 Klaus Zellweger*

Vielschreiber: Sofort-Tipps für komplexe Word-Texte

Bei langen Word-Texten sind Struktur und Konsistenz besonders wichtig. Mit unseren Tipps haben Sie selbst lange und komplexe Word-Dokumente im Griff und schreiben schneller.

Das Schreiben von langen Word-Dokumenten ist bereits Arbeit genug. Sparen Sie deshalb bei der technischen Umsetzung viel Zeit. Dazu bietet Word zahlreiche Hilfen. Diese unterstützen Sie dabei, die Konsistenz zu gewährleisten, Formatänderungen im gesamten Dokument schnell umzusetzen oder die Struktur des Layouts auch bei größeren Umstellungen zu wahren. Wenn Sie sich an unsere Tipps halten, werden Ihre Word-Dokumente verständlicher, besser strukturiert und pflegeleichter. Ein weiterer Vorteil: Liefern Sie Ihr Werk als Word-Datei und nicht auf Papier ab, sehen die Empfänger sofort, dass Sie viel Schweiß und Gehirnschmalz in die Struktur gesteckt haben. Für Diplomarbeiten und Ähnliches kann sich das positiv auswirken. Hinweis: Alle Tipps werden anhand von Word 2007 erklärt. In älteren Programmversionen finden Sie aber ähnliche Optionen, Word 2010 wiederum ist meist identisch mit Word 2007.

EINE KLARE STRUKTUR Die Verwendung von Word macht zwar nicht klüger, aber dank der Funktion „Gliederung“ fühlt es sich zumindest so an. Dieses Feature hilft, Gedanken zu sammeln, zu sortieren und in eine klare Struktur umzuwandeln. Bei der Gliederung handelt es sich übrigens nicht um eine Funktion im eigentlichen Sinn, sondern um eine alternative Darstellungsform.

Am besten beginnen Sie die Arbeit an Ihrem Werk in der Ansicht „Gliederung“. Klicken Sie dazu in der Multifunktionsleiste von Word auf die gleichnamige Schaltfläche. Die erste Phase besteht im Brainstorming. Tragen Sie alles ein, was Ihnen in den Sinn kommt. Drücken Sie nach jedem Eintrag die Return-Taste.

Nun beginnen Sie, die Einträge zu sortieren, indem Sie die Aufzählungspunkte mit der Maus an die gewünschte Position schieben A. Die Gliederung lebt davon, dass sich Gedanken hierarchisch ordnen lassen. Bestimmen Sie Themen, ordnen Sie Unterthemen ein und verschieben Sie ganze Blöcke an einen anderen Ort: Alles, was Sie in der Gliederung anrichten, wird 1:1 auf den Text übertragen. Um ein Thema einem anderen unterzuordnen B, klicken Sie auf das gewünschte Thema und drücken die Tabulator-Taste. Mit dem Kürzel Shift+Tabulator steigt ein Thema in der Hierarchie eine Stufe höher.

Jeder Gliederungseintrag wird automatisch mit einer Formatvorlage versehen. Dabei geht die Software davon aus, dass es sich bei allen Einträgen um Titel handelt. Trotzdem können Sie auch Fließtexte direkt in der Gliederung eingeben C, indem Sie mit dem Kürzel Ctrl+Shift+N die Formatvorlage „Textkörper“ zuteilen. Die Gliederung gehört zu den wertvollsten Einrichtungen in Word.

FORMATVORLAGEN ÜBER ALLES Längere Texte ohne Formatvorlagen zu gestalten, rächt sich immer. Diese helfen, Zeit zu sparen, weil sich eine Textpassage mit einem Klick neu formatieren lässt. Die Verwendung von Formatvorlagen führt aber auch zu mehr Konsistenz im Dokument – und diese ist unerlässlich, damit sich der Leser in der Struktur zurechtfindet. Zu guter Letzt schützt nur der konsequente Einsatz von Formatvorlagen vor unangenehmen Überraschungen, wenn man zum Beispiel später die Schriftart eines Titels durch das gesamte Dokument hinweg ändern möchte.

Word 2007 versucht alles, um ein Dokument komplett mit Formatvorlagen zu bestücken. Noch während Sie den Text in der Gliederungsansicht planen, erhält jeder Titel und Untertitel seine eigene Formatvorlage. Welche das ist, zeigt ein Klick auf das Register Start in der Multifunktionsleiste. Wählen Sie danach die gewünschte Textpassage per Klick A: Jetzt hebt Word die zugewiesene Formatvorlage hervor B. Falls Sie die Grundeinstellungen nicht geändert haben, verwendet Word die Schrift Cambria für Überschriften und die Calibri für den Fließtext – eine ausgezeichnete Wahl: Beide sind harmonisch aufeinander abgestimmt und lassen sich am Bildschirm angenehm lesen.

Wenn jeder Text mit der korrekten Formatvorlage bestückt ist, sind Sie in der Schriftwahl absolut frei. Sie schreiben beispielsweise Ihre Arbeit in der Cambria und der Calibri. Nun wird jedoch verlangt, dass sie in der Arial abgeliefert werden muss. In diesem Fall passen Sie am Schluss einfach die Formatvorlage an: Klicken Sie in der Multifunktionsleiste mit Rechts auf die Formatvorlage und wählen Sie im Kontextmenü Ändern. Nun können Sie beispielsweise die Cambria durch die Arial ersetzen.

Doch Vorsicht: Nur wenn das Dokument konsequent mit den richtigen Formatvorlagen aufgebaut wurde, sind solche gravierenden Änderungen problemlos möglich. Nicht nur Absätze können mit einem Klick formatiert werden, sondern auch einzelne Zeichen oder Wörter. Dabei ist die Erstellung eines neuen Formats ganz einfach: Nehmen wir an, Sie möchten in Ihrer Arbeit alle Fachbegriffe hervorheben. Markieren Sie dazu ein Fachwort und zeichnen Sie es zum Beispiel rot, fett und kursiv aus. Klicken Sie nun mit Rechts auf das Wort und wählen Sie Formatvorlagen/Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf OK. Schon erscheint die neue Formatvorlage in der Multifunktionsleiste.

Zeichnen Sie von jetzt an alle Fachbegriffe mit dieser Formatvorlage aus. Wenn Sie später das Aussehen der Fachbegriffe ändern möchten, klicken Sie mit Rechts auf die Formatvorlage in der Multifunktionsleiste, wählen Ändern und nehmen Ihre Anpassungen vor. Verwenden Sie solche Formatvorlagen auch für Produktnamen, Literaturquellen oder für Passagen, die Sie besonders hervorheben möchten.

Ein letzter Tipp, wenn Sie öfters Texte aus verschiedenen Quellen zusammenkopieren: Word übernimmt standardmäßig nicht nur den Text, sondern auch die Formatierung und eventuell vorhandene Formatvorlagen. Das führt schnell zu einem Chaos im Zieldokument. Möchten Sie nur den „nackten“ Text einfügen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Start und wählen Einfügen/Inhalte einfügen. Markieren Sie die Option „Unformatierten Text“, um alle Auszeichnungen zu ignorieren.

SEITENUMBRÜCHE – DER KLASSIKER Wenn ein Titel auf der nächsten Seite auftauchen soll, drücken viele Anwender einfach so lange die Return-Taste, bis es passt. Das Problem dabei: Das Dokument wird auseinandergerissen, wenn später Texte hinzugefügt oder gelöscht werden. Es gibt eine einfache Lösung dafür: Drücken Sie unmittelbar vor dem Text, der auf die nächste Seite soll, die Tastenkombination Ctrl+Return.

Nun wird der Seitenwechsel erzwungen, ohne dass eine Zeilenschaltung zu viel benutzt wurde. Möchten Sie hingegen, dass ein bestimmter Titel immer auf einer neuen Seite auftaucht, lässt sich das auch mithilfe von Formatvorlagen bewerkstelligen: Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Start. Wählen Sie nun mit Rechts die gewünschte Formatvorlage und im Kontextmenü die Option Ändern. Die Dialogbox für die Formatvorlagen erscheint. Wählen Sie ganz unten links im Einblendmenü „Format“ den Befehl Absatz. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort klicken Sie auf das Register Zeilen- und Seitenumbruch A und markieren die Option „Seitenumbruch oberhalb“ B.

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