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26.07.2010 Oliver Weiss

Dynamische Formulare für den Außendienst

Um die Arbeitszeit-Erfassung der Wartungsmitarbeiter im Außendienst zu erleichtern, ersetzte Franz Haas Waffel- und Keksanlagen den bestehenden, papierbasierenden Erfassungsprozess durch eine mobile, elektronische Lösung.

Das österreichische Familienunternehmen Haas ist Weltmarktführer im Waffel-Anlagenbereich und einer der führenden Anbieter von Cracker- und Hartkeksanlagen. Die zur Haas-Gruppe gehörige Franz Haas Waffel- und Keksanlagen-Industrie GmbH hat mit über 1.000 Waffelproduktionsanlagen in mehr als 120 Ländern auf allen Kontinenten eine führende Stellung auf dem Weltmarkt inne. Zum Portfolio des Unternehmens gehören Maschinen und Anlagen zur Produktion von Waffeln, Keksen, Eistüten, Hohlhippen, Weichwaffeln, Pfannkuchen und Kuchen. Dank der innovativen Haltung sowie des zugehörigen Know-hows wurden das Haas-Angebot ständig verbessert und modifiziert, um den sich ändernden Marktanforderungen und zeitgemäßen Ansprüchen an Technik und Design gerecht zu werden. Bei der Entwicklung der Maschinen berücksichtigte der Hersteller nicht nur technische und wirtschaftliche Faktoren wie Produktionskapazität, Verbrauchswerte, Lebensdauer, Funktionalität, Flexibilität oder geringen Wartungsaufwand, sondern auch Punkte wie Sicherheit, Hygiene, Umweltfreundlichkeit, Ergonomie, leichter Bedienbarkeit und optischem Erscheinungsbild.

Dabei legt das Unternehmen auch hohen Wert auf die optimale Betreuung der Kunden durch die Wartungs- und Support-Mitarbeiter im Außendienst. Daher sollte eine einfache, zeitgemäße und mobile elektronische Arbeitszeit-Erfassung die bestehenden Papierformulare ablösen, um die Haas-internen Freigabe-Prozesse zu automatisieren. Bei der Umsetzung des Plans vertraute die Franz Haas Waffel- und Keksanlagen auf die Experten von SNAP Consulting.

Da die mobile Auftragserfassung an das bestehende SAP-Backend der Franz Haas Waffel- und Keksanlagen angebunden werden sollte, fiel die Entscheidung für die Formulartechnologie SAP Interactive Forms by Adobe. Die auf dem Portable Document Format (PDF) aufbauende Technologie ist ganzheitlich in die SAP NetWeaver-Plattform integriert und erlaubt die Erstellung anspruchsvoller XML-basierender Formulare. Die Lösung kombiniert die Stärken des PDF-Formats mit denen des XML-Standards. Dies hilft Anwendern dabei, Aktenberge abzubauen und die Qualität der eigenen Daten zu verbessern. Mit SAP Interactive Forms by Adobe arbeiten Unternehmen wirtschaftlicher und sicherer, da sich beispielsweise aus Übertragungsfehlern resultierende Kosten reduzieren lassen. Anwenderunternehmen profitieren zudem durch einen schnellen ROI.

Flexibilisierte Arbeitszeiterfassung Ziel des Projektes bei Franz Haas Waffel- und Keksanlagen war es, die herkömmlichen Papierdokumente durch interaktive PDF-Formulare zu ersetzen. Diese werden bequem beim Kunden ausgefüllt, wobei auch ohne Verbindung zum Backend umfangreiche Ausfüllhilfen lokal zur Verfügung stehen. Das System kann von den Wartungsmitarbeitern via Notebook direkt beim und mit dem Kunden genutzt werden, wodurch Unklarheiten und Probleme von Anfang an vermieden werden können. "Als erstes bekommt der Haas-Mitarbeiter ein allgemein gültiges PDF. Mit diesem PDF erfasst er beim Kunden seine Arbeitszeit. Dabei kann er aus einer Vielzahl an Formularfeldern auswählen, etwa Kundennamen, Land, Name, Spesengrunddaten und weiteren, für die Arbeitszeiterfassung und Reisekosten-Berechnung im SAP-Backend relevanten Feldern", erklärt Thomas Ley, Projektverantwortlicher bei Franz Haas Waffel und Keksanlagen.

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