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23.12.2010 Boris Ovcak*

So arbeiten Sie mit SharePoint 2010

Der aktuelle SharePoint Server wird als strategische IT-Plattform für die Zusammenarbeit positioniert. Wird er diesem Anspruch gerecht?

Als Steve Ballmer im Oktober des vergangenen Jahres auf der SharePoint Conference in Las Vegas "SharePoint 2010" vorstellte, waren die ersten Reaktionen auf die neue Microsoft-Software für Geschäftskunden überwältigend. Auf der Konferenz löste das Release bei den über 7000 Teilnehmern eine wahre Euphorie aus, die kurz darauf auch in Europa angekommen ist. Das war umso erstaunlicher, als SharePoint 2010 mehr Evolution als Revolution darstellt.

Brachte der Release-Wechsel von SharePoint Portal Server 2003 auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 (zur Vermeidung des Zungenbrechers kurz MOSS genannt) noch zahlreiche grundsätzlich neue Funktions- und Einsatzbereiche wie Business Intelligence und Workflows mit sich, ist das beim aktuellen Release-Wechsel nicht der Fall. SharePoint 2010 - wie auch schon die Vorgängerversion - bietet Unternehmen eine IT-Plattform, um:

• Inter- und Intranet-Auftritte zu realisieren, • die dokumenten- und informationszentrierte Zusammenarbeit zu ermöglichen und • Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Worin liegen also die Gründe für die Euphorie? Ist sie gerechtfertigt oder vielleicht nur das Ergebnis der mächtigen Marketing-Maschinerie von Microsoft? Aufgrund erster Erfahrungen bei Campana & Schott mit den verschiedenen, seit Frühjahr 2009 verfügbaren Release-Ständen von SharePoint 2010 lässt sich so viel schon im Voraus sagen: Die richtigen Hausaufgaben wurden zur richtigen Zeit gemacht. In dem stimmigen Zusammenspiel vieler Verbesserungen steckt die eigentliche Überraschung.

Wichtige SharePoint-FähigkeitenSites: Informationen sicher mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden teilen; • Communities: Moderne Formen der Zusammenarbeit ermöglichen; • Content: Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten; • Search: Einfaches Suchen und Finden von Informationen und Personen; • Insights: Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen; • Composites: Dynamische Geschäftsanwendungen einfach bereitstellen.

ÜBERRASCHEND KONSEQUENTE WEITERENTWICKLUNG SharePoint 2010 ist eine in sich sehr mächtige IT-Plattform, auf der zahlreiche, heute noch nicht absehbare Einsatzszenarien entstehen werden. Damit erhöht sich allerdings auch der Bedarf einer entsprechenden IT-Strategie sowie einer eigenen Governance. Auf CIO-Ebene, so die Empfehlung, muss eine mittelfristige Definition und Einsatzplanung erarbeitet werden, die für das eigene Unternehmen Office- und ERP-Anwendungen sowie Inter-, Intra- und Extranet-Anwendungen absteckt. Das heute noch oft anzutreffende Vorgehen, zunächst eine SharePoint-Infrastruktur bereitzustellen und hierauf relativ unkoordiniert Anforderungen aus den Fachbereichen zu realisieren, ist mit großer Vorsicht zu sehen. Im günstigeren Fall werden Potenziale nicht vollständig erschlossen, im schlimmeren Fall führt der unkoordinierte Einsatz zu teuren Informationssilos und Widerstand im Unternehmen.

BEDIENKOMFORT UND STANDARDKONFORMITÄT In Verbindung mit Microsoft Office bildet SharePoint 2010 eine Plattform, um Daten ganz unterschiedlich grafisch aufzubereiten und auszuwerten. Hervorzuheben im neuen Release sind besonders die verbesserten Funktionen für eine interaktive und grafische Datenanalyse: Visio-Diagramme können im Web dargestellt werden und bieten die Möglichkeit einer Datenvisualisierung in Echtzeit - beispielsweise um den Zustand von Servern in einem Rechenzentrum zu veranschaulichen. Die neuen Excel-Funktionen zur grafischen Visualisierung von Pivot-Filtern sowie der Darstellung von Trendverläufen in einer Zelle (Slicers und Sparklines) stehen ebenfalls im Web zur Verfügung. Mächtige interaktive Dashboards lassen sich so zentral bereitstellen. Dabei ermöglicht die neue PowerPivot-Funktion, dass bei Bedarf selbst sehr große Datenmengen direkt in Excel gespeichert und in angemessener Geschwindigkeit verarbeitet werden.

Die PerformancePoint Services, früher ein eigenes Produkt, sind in SharePoint 2010 vollständig integriert und bilden die Highend-Anwendung für Business Intelligence. So lassen sich beispielsweise Key Performance Indicators (KPIs) über mehrere Aggregationsstufen (Zwischensummen) hinweg beliebig berechnen und grafisch darstellen. Damit ist Sharepoint zu einem mächtigen BI-Werkzeug herangewachsen.

ENDLICH WEB-2.0-FUNKTIONEN Bereits in der 2007er Version war die einfache Bereitstellung von "No-Code"-Applikationen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (etwa Ideen- und Innovations-Management, HR-Abläufe, IT-Demand-Management etc.) eine der herausragenden Stärken von SharePoint. Kernelement ist hierbei häufig ein Browser-basierendes Formular auf Basis von "InfoPath" zur Erfassung und Verarbeitung der Daten. Wie sieht es nun in Sachen Einfachheit, Performance und Ressourcenbedarf aus?

Hier ein Beispiel: Mittels der jetzt verfügbaren parametergestützten Filterung von Daten wird der Lade- und Speicherbedarf deutlich verringert, denn es werden nur die benötigten Datenteilmengen geladen. Die Bereitstellung von kaskadierenden Auswahllisten (Region = Europa / Land = DE, ES, FR usw.) wird ermöglicht.

Wirklich spannend sind die neuen Formen der Integration von externen Datenquellen. Der frühere Business Data Catalog erlaubte nur eine lesende (rudimentäre) Anbindung von Daten. Mit den neuen Business Connectivity Services können jetzt Daten direkt etwa aus SAP-Software angezeigt und in SharePoint editiert werden. Bereits ohne Erweiterungen bietet SharePoint 2010 Methoden wie Read, Create, Update und Delete zur Anbindung einfacher Systeme, beispielsweise SQL-Datenbanken. Für komplexere Anwendungen lassen sich auf Basis von Visual Studio weitere Methoden hinzuprogrammieren. Ist so die Verbindung erst einmal hergestellt, stehen Standardfunktionen wie der Export nach Excel oder die Verwendung in Word auch für externe Daten zur Verfügung. Office-Business- Applikationen (OBA), mit denen der Endanwender aus seiner gewohnten Benutzeroberfläche von Microsoft Office Geschäftsdaten aus ERP-Systemen bearbeiten kann, werden so zur Realität. Für mobile Zahlenjongleure wird dann ein Traum wahr: Sie können etwa SAP-Daten offline mit auf Reisen nehmen, da sich externe Daten und relevante Formulare oder Word-Vorlagen standardmäßig über den Sharepoint Workspace synchronisieren lassen.

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