Die größten Fehler beim Einsatz von BI-Tools Detail - Computerwelt

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29.01.2011 Stefan Ueberhorst*

Die größten Fehler beim Einsatz von BI-Tools

Viele Business-Intelligence-Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück. Information Builders nennt die vier häufigsten Probleme und ihre Lösung.

Software für Business Intelligence (BI) entstand als Antwort auf das Bedürfnis nach genauer und zeitnaher Information zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen. Die Ursprünge von BI gehen zurück auf Cobol-basierende Berichte in den 70er und 80er Jahren. Damals waren die Anwender auf die IT-Abteilung angewiesen, die manchmal Monate benötigte, um einzelne Reports zu erstellen. Bei den heutigen Lösungen wird davon ausgegangen, dass die Anwender in den Fachabteilungen selbst die Reports erstellen und anpassen können.

Tatsächlich haben BI-Tools und -Anwendungen ein großes Potenzial, um Unternehmen zu helfen, schnell auf entscheidungsrelevante Informationen zugreifen zu können. Aber wie bei jeder Technik spielen Implementierung, Rollout und Art der Nutzung die entscheidende Rolle für den Erfolg. Auch wenn es spürbare Fortschritte gibt, haben noch immer viele Unternehmen den Eindruck, dass ihre Informations- und Reporting-Anforderungen nicht erfüllt werden. Wenn man die mittelmäßigen Ergebnisse oder sogar Misserfolge bei der Implementierung von BI-Tools im Verlauf der Jahre betrachtet, zeigen sich laut Information Builders immer wieder die gleichen Fehler. Hier auf einen Blick die vier größten Irrtümer und wie sie sich vermeiden lassen:

1. BI-Tools nicht für jeden geeignet Vielfach wird Glauben gemacht, der durchschnittliche Fachanwender habe das Know-how und die Zeit, BI-Tools zu verwenden. BI-Tools bieten zwar die Möglichkeit, Informationen zugänglich und verwertbar zu halten, sind aber für die Mehrzahl der Fachanwender einfach zu komplex. Selbst wenn die Benutzeroberfläche einfach gestaltet ist, die Komplexität kommt von der Datenseite. Selbst ein einfaches Data Warehouse hat oft eine große Zahl von Spalten mit Daten. "Wo fange ich an?", ist häufig die erste Frage, gefolgt von "ich habe dafür keine Zeit" bis "ich gebe auf".

Die Lösung: Fachanwender benötigen keine BI-Tools, sondern BI-Applikationen. Sie sind auf sofort verfügbare, weiter verwendbare Informationen angewiesen, die fundierte Entscheidungen unterstützen. Gefragt sind Lösungen für ein bestimmtes Einsatzgebiet oder konkrete Geschäftsprozesse. Eine BI-Anwendung nutzt Techniken zur Report-Erstellung und enthält Funktionen, um Informationen für Fachanwender einfacher zugänglich zu machen.

2. Die Gefahren von Excel Zweifelsohne zählt Excel zu den am häufigsten verwendeten BI-Tools. Dabei war es nie als BI-Tool gedacht. Viele der Daten in Excel-Tabellen sind durch manuelle, fehleranfällige Prozesse entstanden. Die individuelle Nutzung von Excel hat gravierende Auswirkungen auf die Qualität und Konsistenz der Daten. Die Folgen sind inkonsistente Datensets, was bei BI nie der Fall sein darf. BI-Anwendungen sollten nur Daten aus zuverlässigen, vertrauenswürdigen Quellen nutzen.

Die Lösung: Anwender lassen sich kaum davon abhalten, Excel einzusetzen. Eine Möglichkeit, die durch Excel verursachten Fehler zu begrenzen, besteht darin, Excel zu einem BI-Viewer zu machen. Werden exakte, vorformatierte und vorberechnete Daten in Excel-Anwendungen importiert, hat der Benutzer nur wenig oder keine Arbeit, um die Ergebnisse zu erhalten, die er benötigt. Geht dies automatisch, bleiben die Daten beispielsweise in einem ERP-System oder einer Datenbank und werden nur auf Anforderung in Excel eingefügt.

3. Alternativen zum Data Warehouse Ein weit verbreiteter Mythos ist die Meinung, nur ein Data Warehouse erfülle alle Informationszugriffs- und Lieferungsanforderungen. Fakt ist: Nicht alle BI-Anwendungen benötigen ein Data Warehouse. Vielen BI-Applikationen ist besser mit Integrations- und Portaltechniken gedient, die es ermöglichen, dass Daten dort bleiben, wo sie aktuell sind, und bei Bedarf abgefragt werden. Leider bewerten viele Unternehmen nicht im Voraus, ob ein Data Warehouse die richtige Lösung im Einzelfall ist.

Die Lösung: Entscheidend ist es, zunächst einmal die am besten geeignete Datenzugriffsmethode für bestimmte Anforderungen zu identifizieren. Nur wer alle Optionen kennt, kann sich für die richtige entscheiden. Am Anfang steht, den Integrationsbedarf und die Datenintegrationsoptionen zu bewerten, um zu sehen, was am besten passt. Denn es gibt viele Varianten, um Daten aus den unterschiedlichsten Quellen in eine BI-Applikation zu integrieren. Jede Business-Anforderung und jeder Geschäftsprozess sollten analysiert werden, um festzustellen, ob ein Data Warehouse oder der native Zugriff auf die verschiedenen Datenquellen die passende Variante ist.

4. Unüberlegter Tool-Einkauf Häufig ist zu beobachten, dass ein BI-Tool ohne einen konkreten geschäftlichen Bedarf angeschafft wurde. Der Beweggrund dahinter ist nicht selten: "Wir brauchen es, weil der Wettbewerber es auch hat." Diese Herangehensweise ist bei vielen BI-Projekten Grund für das Scheitern. Es wurde etwas angeschafft, um es testen zu können, in einem Pilotprojekt zu installieren oder die Software liegt sogar noch verpackt im Schrank. Unter dem Strich sind erhebliche Ausgaben ohne greifbaren Nutzen angefallen.

Die Lösung: Bei der Auswahl einer BI-Lösung sollte am Anfang die Identifizierung eines Projekts stehen, das ein spezifisches Problem durch zeitnahen Zugriff auf Informationen im richtigen Kontext löst. "Ein Problem lösen" bedeutet, dass die Informationen einen langsamen Vorgang beschleunigen, einen Engpass beseitigen, die Kosten der Geschäftstätigkeit verringern oder sogar eine neue Einnahmequelle werden.

*Der Autor ist Redakteur der deutschen Computerwoche.

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