Unternehmensweites Projektmanagement für Forschung und Entwicklung Unternehmensweites Projektmanagement für Forschung und Entwicklung - Computerwelt

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14.05.2013 Rudolf Felser/pi

Unternehmensweites Projektmanagement für Forschung und Entwicklung

Das Herz der Vaillant Group ist die Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Deshalb arbeitet der Konzern heute innerhalb des Forschungs- und Entwicklungsbereichs mit einem zentralisierten unternehmensweiten Projektmanagement-System.

Das Herz der Vaillant Group ist die Forschungs- und Entwicklungsabteilung.

Das Herz der Vaillant Group ist die Forschungs- und Entwicklungsabteilung.

© Vaillant Group

Als zentrales Unternehmenssystem hat die Vaillant Group seit vielen Jahren SAP im Einsatz. Da war es naheliegend, auch das Projektmanagement über eine entsprechende Lösung in dem betriebswirtschaftlichen System laufen zu lassen. Doch wie die Mitarbeiter der Vaillant Group schon nach kurzer Zeit erkannten, war die SAP-Lösung für Projektmanagement nur in begrenztem Maß für das alltägliche Projektgeschäft geeignet. So beschloss das Management, eine eigene Lösung für die Projektarbeit einzuführen.

Bis zu diesem Zeitpunkt arbeiteten die Teammitglieder mit isolierten Einzelplatzlösungen wie Microsoft Project 2003, anderen Projektmanagement-Programmen sowie mit Excel. Und die Informationen waren aufgrund dieser Insellösungen auch nur für das jeweilige Team zugänglich. Die restlichen Mitarbeiter in der F&E-Abteilung mussten nachfragen, wenn sie Informationen benötigten. Das hieß zum Beispiel für die Ressourcenplanung, dass für ein neues Projekt die F&E-Teams in jedem Land kontaktiert werden mussten, um zu erfahren, ob noch freie Ressourcen zur Verfügung standen. Diese Informationen wurden dann in einem Ressourcenzuordnungsplan zusammengetragen. Außerdem konnte das bislang eingesetzte System nicht Schritt halten mit der ständig wachsenden Komplexität der Anforderungen an die Entwicklungsarbeit – vor allem, wenn es sich um Komponenten handelte, die in verschiedenen Produktlinien eingesetzt werden sollte.

"Es war im Jahr 2009, als wir uns mit den Projektmanagern zusammensetzten und sie fragten, welche Anforderungen sie an ein Projektmanagementsystem hätten", berichtet Jörn Fritsche, Projektmanager in Group R&D Support bei der Vaillant Group. "Und einer der ersten Kommentare war, dass die Oberfläche des Systems das Look and Feel von Microsoft Project haben solle."

Eine weitere Anforderung war, dass sich das System mit SAP kombinieren lassen sollte. Der Grund: Der automatische Datenaustausch zwischen den beiden Systemen sollte es den Mitarbeitern in den Projektteams ermöglichen, ihr Alltagsgeschäft zu erledigen, ohne auf SAP zugreifen zu müssen. Fritsche und ein bereichsübergreifendes Pilotteam befassten sich daher eingehend mit der Funktionsweise von Microsoft Project und konnten bestätigten, dass das System die meisten ihrer Anforderungen abdeckte – jedoch nicht alle. Da Microsoft Project nicht standardmäßig auf eine Integration mit ERP-Systemen wie SAP ausgelegt ist, wandte sich Fritsche an TPG und einen weiteren Dienstleister, die beide eine bewährte Lösung für die Integration mit SAP anbieten.

TEST AUF HERZ UND NIEREN
"Wir installierten beide Systeme und ließen sie für eine Woche laufen”, beschreibt Jörn Fritsche das weitere Vorgehen. "Wir wollten beide Lösungen unter Alltagsbedingungen testen und sichergehen, dass die beiden Dienstleister auch genau verstanden hatten, worauf es uns ankam." Das Testteam bestand aus einer abteilungsübergreifenden Gruppe aus dem Forschungs- und Entwicklungsbereich, der IT und dem Forschungs- und Entwicklungscontrolling. Und um die Ergebnisse transparent zu machen, protokollierten die Teammitglieder die Ergebnisse in einer detaillierten Auswertungsmatrix. Neben der Integrationslösung TPG PSLink wurde Jörn Fritsche zudem auf weitere Lösungen aus der TPG Produktpalette aufmerksam – unter anderen auf TPG ProjectLink. Dank dieses Produkts können Projektmanager unter anderem Informationen zu Zeitplänen über Projektgrenzen hinweg austauschen. So testeten Jörn Fritsche und sein Team die beiden Produkte TPG PSLink und TPG ProjectLink gleichzeitig.

"Zusammen mit den Spezialisten von TPG haben wir die Evaluierungsumgebung mit TPG PSLink und TPG ProjectLink im Sommer 2010 implementiert", berichtet Fritsche. " Wir wollten sicher gehen, dass sowohl die Projektmanager als auch die Teammitglieder problemlos mit dem System arbeiten konnten und eine möglichst hohe Akzeptanz der neuen Umgebung erreichen." Das Procedere sah dabei so aus, dass jeder Projektmitarbeiter seine Arbeitszeiten nur noch in das Stundenabrechnungsformular in das PPM-System eintragen musste. Die Übertragung der Daten nach SAP erledigt TPG PSLink automatisch im Hintergrund. Auch um die korrekte Verteilung der Ist-Stunden auf den entsprechenden Buchungskreis im SAP-System kümmerte sich TPG PSLink, basierend auf den länderspezifischen Bilanzrichtlinien.

Nun wollte die Vaillant Group noch zwei weitere TPG Produkte einrichten: TPG ResourceLink dient dem Importieren der Mitarbeiterdaten aus SAP und anderen Quellen in den Enterprise Resource Pool von Microsoft Project Server. Und die Meilenstein-Trendanalyse TPG MTA Server, anhand derer Projektmanager auf einen Blick sehen, wie sich die zeitliche Entwicklung der Meilensteine innerhalb eines Projekts verhält, um daraus Trends für die Zukunft abzuleiten.

Nach Anwenderschulungen im Dezember 2010 wurde das gesamte System am 1.1.2011 gleichzeitig an allen F&E Standorten live geschaltet – Microsoft Project, TPG PSLink, TPG ResourceLink, TPG ProjectLink, TPG MTA Server und eine Reihe speziell entworfener Berichte. Das waren die Niederlassungen in Remscheid, Deutschland (Hauptsitz), Frankreich, Spanien, Slowakei und Türkei gefolgt von China im Frühling 2011.

Im Sommer 2011 weitete die Vaillant Group das PPM-System schließlich auf den gesamten Bereich Fertigungsplanung aus. Der Grund: Bei der Vaillant Group sind die F&E-Abteilungen eng verzahnt mit der Fertigungsplanung: Dieser Bereich ist dafür verantwortlich, dass Produktionslinien und Prüfstände geplant und aufgebaut werden, damit nahtlos mit der Produktion der entwickelten Produkte der F&E-Teams begonnen werden kann. Hier arbeitet die Vaillant Group mit TPG ProjectLink, um größtmögliche Transparenz zwischen Projekten und Abteilungen zu schaffen.

TEAMARBEIT
Eines der Markenzeichen guter Zusammenarbeit ist, dass der Dienstleister jederzeit zur Stelle ist, wenn unvorhergesehene Situationen eintreten. Das war auch bei der Vaillant Group der Fall, als nach dem Go-Live einige Herausforderungen in der Microsoft PPM-Umgebung auftauchten. Ein Softwarefehler hatte zum Beispiel kritische Auswirkungen auf das gesamte System, da es nicht in der Lage war, die aktuellen Ist-Zeiten zu protokollieren. Die Spezialisten von TPG unterstützten die Vaillant Group während des gesamten Eskalationsprozesses mit Microsoft, um den Bug zu beheben. Die enge Zusammenarbeit zwischen dem technischen Support von Microsoft, den TPG Spezialisten sowie den IT-Mitarbeitern der Vaillant Group machte es möglich, in recht kurzer Zeit ein Workaround zu erstellen. Kurz darauf gab es auch eine dauerhafte Lösung für den Bug von Microsoft.

Die Vaillant Group ist sehr zufrieden mit der Effizienz, die der gesamte Projektplanungsprozess im F&E-Bereich erlangt hat. "Wir können jetzt auf einen Blick sehen, welche Mitarbeiter oder Teams unter Überlast leiden", erzählt Rainer Lang, Group R&D Manager Wärmepumpen.

"Neben dem Aspekt der sinnvollen Ressourcenplanung können wir jetzt sehen, wie sich die Projekte in Bezug auf ihre Liefertermine entwickeln. Und außerdem haben wir nun anpassbare Berichte!" So benötigt zum Beispiel das Senior Management lediglich kurze Einseiter mit Informationen über einige strategische Projekte oder Leistungskennzahlen. Projektmanager dagegen brauchen viel detailliertere Berichte.

"Es ist das Detail, das hier den Unterschied macht", fügt Fritsche hinzu. "Das System bietet uns eine hohe Transparenz, die die Effizienz des Projektmanagements im gesamten Unternehmen erhöht. Es unterstützt unseren modularen Produktentwicklungsansatz, bei dem die Entwicklung des Produkts das Master-Projekt ist und in mehrere Teilprojekte aufgegliedert wird. Diese Multiprojekt-Lösung, die wir mit TPG ProjectLink verwalten, gibt uns die nötige Transparenz,  stellt die Abhängigkeiten unter den Projekten deutlich heraus und zeigt den Einfluss, den eine Verzögerung in einem der Teilprojekte auf das Master-Projekt hätte."

"Das PPM-System versetzt uns in die Lage, Projekte zu synchronisieren, die parallel laufen", beschreibt Markus Hiegemann, Projektmanager für Wärmepumpen bei der Vaillant Group, den Einsatz des neuen Systems. "Wir wissen nun bereits im Voraus, ob ein Engpass auf uns zu kommt und können dementsprechend schnell reagieren. Das hilft uns, gerade sehr komplexe und international durchgeführte Projekte im Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen." So hat das System die Transparenz in der Ressourcenplanung verbessert. Auch wenn das System derzeit zur Zufriedenheit aller Beteiligten läuft – Jörn Fritsche ist auf der Suche nach weiterem Verbesserungspotential. "Zum Beispiel testen wir derzeit die Funktionalität des Portfoliomanagements im Project Server, um die Auswahl der Projekte im Sinne der Unternehmensstrategien zu bewerkstelligen", sagt Fritsche.

Derzeit testet Fritsche ein weiteres TPG Produkt – den TPG PortfolioPlanner. Mit diesem Produkt lassen sich die Vorgänge neuer und laufender Projekte auf jeweils einen Vorgangsbalken pro Projekt  in Microsoft Project verdichten. Das ergibt einen klaren und umfassenden Überblick über alle Projekte und deren zeitlichen Ressourcenbedarf in einem einzigen Chart. Hier können die Verantwortlichen die zeitliche Lage der Projekte per Maus so verschieben, dass Spitzen in der Ressourcenauslastung  möglichst vermieden werden. Der Erfolg des PPM-Systems im F&E-Bereich hat sich bei der Vaillant Group herumgesprochen. Einige andere Bereiche haben bereits Interesse bekundet, ihr Projektmanagement ebenfalls zu verbessern. (pi)

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