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08.10.2009 Rudolf Felser

Neues CRM-System im TU Career Center

Eine zentrale Kundendatenverwaltung war dem TUCC besonders wichtig. Davor waren die Informationen verstreut und schwer wieder auffindbar.

Bildungswerkstatt Technische Universität Wien: Etwa 20.000 Studierende tummeln sich hier regelmäßig, rund 1.800 Hochschüler schließen jährlich ihr Studium ab. Doch ein akademischer Titel ist nicht automatisch eine Arbeitsplatzgarantie. Das 12-köpfige Team des TU Career Centers (TUCC) unterstützt daher Studenten und Absolventen bei der Karriereplanung und Jobsuche direkt an der Technischen Universität. Denn das uni-eigene Unternehmen ist Schnittstelle zu österreichweit mehr als 200 technischen Betrieben, die über das Career Center ihre offenen Positionen ausschreiben.

"Karriereservice, Alumni-Management und Werbeflächenbewirtschaftung", zählt Geschäftsführer Michael Kaiser auf, "sind die Tätigkeitsfelder des TU Career Centers. Wir vermitteln einerseits Absolventen in den Arbeitsmarkt und sind andererseits Ansprechpartner für Unternehmen, wenn es darum geht, Werbeflächen an der TU Wien zu nutzen. Dies beginnt beim einfachen Flyer, über Stufenaufkleber, bis hin zu ganzen Gebäudeverhüllungen! Nicht selten arbeiten unsere Mitarbeiter auch auswärts, direkt beim Kunden, wobei eine stets aktuelle Datenbank auf Dauer unumgänglich ist. Durch stetig steigende Aufträge gab es mit der Zeit auch immer mehr Dokumente, Namen, Telefonnummern und Termine zu verwalten. Daher hielten wir nach einem Customer Relationship Management-System Ausschau."

ZENTRALE KUNDENDATENVERWALTUNG Eine zentrale Kundendatenverwaltung war dem TU Career Center besonders wichtig. Häufiges Suchen sollte ein Ende haben. "Wir hatten Kundennamen, Adressen & Co. zum Teil in Microsoft Outlook, zum Teil anderswo abgelegt", erklärt Geschäftsführer Michael Kaiser. "Die unterschiedlichen Ablageorte erschwerten natürlich das Wiederfinden - und die Durchführung einheitlicher Marketingaktionen wie Mailings etc."

Dazu fehlte die Möglichkeit einer Unterscheidung der Daten, einer Kundensegmentierung. Kaiser: "Was Kunde A interessiert, betrifft vielleicht Kunde B weniger. Wir wollten unterschiedliche Kundengruppen auch voneinander unterscheidbar dargestellt haben – und je nach Interessensgebiet kontaktieren können." Das war bisher nicht möglich. "Genauso wie eine Angebots- bzw. Rechnungslegung direkt aus dem System", so TUCC-Geschäftsführer Kaiser.

Mit einem schon recht konkreten Anforderungskatalog begab man sich auf die Suche nach einer passenden Lösung. "Wir wollten einerseits wieder eine gewohnte Arbeitsoberfläche haben, andererseits ein verlässliches System. Damit stießen wir auf Microsoft Dynamics CRM 4.0", erklärt Kaiser. Gemeinsam mit Microsoft Gold Certified Partner FWI Information Technology aus Steyr wurde daraufhin an der Umsetzung des Projektes gearbeitet.

"Mit Workshops und anhand einer Detailpräsentation der CRM-Lösung haben wir zunächst die Bedürfnisse des Career Centers erhoben", beschreibt Patrick Weilch von FWI. Wobei die Standard-Version von Microsoft CRM 4.0 bereits sehr nahe an die TUCC-Anforderungen herankam. "Daher konnten wir rasch beginnen, das System entsprechend zu 'customizen', also die Eingabe-Felder den Kundenwünschen entsprechend einzurichten." Auf diese Weise entwickelte FWI eine Eingabemaske, die völlig auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten ist.

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