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03.06.2009 pi, red

Optimiertes Rechnungswesen begleitet wirtschaftlichen Erfolg

Arbeiten für die laufende Buchhaltung sind für viele Unternehmer oft mehr Belastung als Freude und Erbauung.

Andreas Moser hat im Jahr 1995 den väterlichen Stanzformenbau-Betrieb in Salzburg Irding übernommen. Zum Zeitpunkt der Übernahme erfolgte die Produktion zum erheblichen Teil manuell. Computer und Maschinen wurden nur in Teilbereichen eingesetzt. Andreas Moser begann gleich nach der Übernahme eine schrittweise Umstellung auf automatisierte Arbeitsabläufe durch Investitionen in Millionenhöhe.

Diese Entwicklung hin zur schnelleren Bedienung der Kunden (Reduzierung der Durchlaufzeiten), bei gleichzeitiger Qualitätssicherung waren und sind der Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der heutigen Andreas Moser Laserstanzformen GmbH in Salzburg. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 16 hochqualifizierte Mitarbeiter.

Parallel zur Technisierung und Automatisierung wechselte der Stanzformenhersteller Andreas Moser im Jahr 2003 zur Steuerberatungskanzlei Prodinger & Partner in Salzburg. Vorrangiges Ziel war die Optimierung und Vereinfachung des Rechnungswesens.

Der erste Schritt war eine Optimierung im Bereich der automatischen Datenübernahme der Ausgangsrechnungen, die monatlich zwischen 200 und 270 Einzelrechnungen ausmachen. Nach einer Abstimmung der Daten in der Warenwirtschaft mit der Buchhaltungssoftware in der Kanzlei konnte dann mit der automatischen Rechnungsübernahme begonnen werden. Andreas Moser: »Ich spare mir nicht nur den Ausdruck eines Belegexemplars für die Steuerkanzlei – Einsparung von Arbeitszeit im Betrieb sowie Ordner, Papier, etc. – , sondern auch Kosten, da der Arbeitsaufwand in der Kanzlei für die – nochmalige – Erfassung der Rechnungen vermieden werden kann.« Die Nutzung der elektronischen Daten im Betrieb brächte immer eine erhebliche Verbesserung der Qualität sowie eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe, sowohl im Betrieb als auch in der Steuerkanzlei. Und auch die Fehleranfälligkeit sei durch die automatische Datenübernahme auf Null gesunken. Nach den Ausgangsrechnungen wurde die Nutzung der Online-Programme für die Eingangsrechnungen sowie das Kassabuch umgesetzt.

BELEGARCHIV Im Betrieb werden nunmehr sämtliche Belege gescannt und im Unternehmen Online abgelegt. Damit entstehen ein Kassa- und ein Eingangs-Rechnungsbuch sowie ein komplettes elektronisches Belegarchiv. Sämtliche Belege können nach Betrag, Lieferant, Datum oder Betrag selbständig im Online-Programm gesucht werden, und die Anzeige erfolgt sofort am Bildschirm.

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