Aerodynamische Rechnungen Detail - Computerwelt

Computerwelt: Aktuelle IT-News Österreich


02.02.2012 Rudolf Felser

Aerodynamische Rechnungen

Bei der Fluggesellschaft Swiss zirkulieren jährlich etwa 100.000 Rechnungen, unter anderem für Catering, Landegebühren, IT oder Gebühren für die Flugzeugabfertigung.

Das Unternehmen bearbeitete seine Rechnungen bis vor wenigen Jahren vollständig manuell – vom Posteingang über die Verteilung an die zuständigen Fachbereiche bis hin zur abschließenden Weitergabe an die Buchhaltung. Dort wurden die Rechnungen gescannt, um sie für die digitale Archivierung vorzubereiten.

Ein solcher Vorgang nahm manchmal bis zu sechs Wochen in Anspruch. Dies verursachte unnötige Abklärungen mit entsprechendem administrativem Aufwand. Außerdem war gelegentlich nicht vollständig klar, wo und in welchem Status sich einzelne Rechnungen befanden.

"In einem ersten Schritt analysierten wir die am Markt erhältlichen digitalen Lösungen", erinnert sich René Wieser, Managing Director und Head of Financial Accounting bei Swiss. "Dann bestätigte sich schnell, dass wir mit elektronisch gestützten Prozessen Fehler und Verzögerungen reduzieren können." Eine Handvoll Anbieter stand zur Auswahl. "Manche konnten ihr Produkt aber nicht weltweit anbieten und andere hätten zu hohe laufende Lizenzgebühren verursacht", erklärt Wieser. Schließlich kam Swiss mit den Lösungen des finnischen Anbieters in Berührung. Basware ist nicht nur in der Lage, den internationalen Ansatz zu unterstützen, sondern liefert mit seiner Software auch ein einfach zu bedienendes Produkt.

Swiss wählte Basware Scan & Capture sowie Invoice Processing (IP), implementiert von RR Donnelley, einem Schweizer Systemintegrator für Basware-Lösungen. Scan & Capture ist eine Scan-Lösung, die Rechnungen digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung an Basware IP weiterleitet. Mit IP steht Swiss ein Werkzeug zur Verfügung, das den Aufenthaltsort von digitalen Rechnungen im gesamten Unternehmen jederzeit schnell erkennt. Systematisch hilft Invoice Processing, die Rechnungen durch den Freigabeprozess bis hin zur Verbuchung und Archivierung in der Buchhaltung zu befördern.

WELTWEITE EINFÜHRUNG IN EINEM JAHR Nach etwa einem Jahr hatte RR Donnelley die Basware-Lösungen komplett in die IT-Umgebung von Swiss integriert. Nicht nur die Hauptniederlassung, sondern auch 31 Auslandsvertretungen verwenden die Software, beispielsweise in Hongkong, Johannesburg oder New York. Mit knapp 900 Lizenzen arbeiten die Mitarbeiter in den Buchhaltungen und in den Fachbereichen heute. Der stabile Betrieb des Basware-Systems ist mit einer der Gründe für die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Die Prozesse sind so definiert, dass die Basware-Software mit den eingesetzten Drittlösungen bei der Fluggesellschaft Hand in Hand geht. Das funktioniert so: Rechnungen aus den verschiedenen Ländern – egal, ob für ein Produkt oder eine Dienstleistung – treffen in Papierform oder digital in den entsprechenden Länderbuchhaltungen ein. Klassische Rechnungen scannen die Angestellten dort intern mit Basware Scan & Capture. Anschließend werden die gescannten Rechnungen in den Shared Service Centern (Basel, Bangkok, Mexiko und Krakau) vorkontiert. Kommen Rechnungen elektronisch an, befördert eine E-Invoicing-Lösung diese direkt zu Basware IP, wo sie ihre Vorkontierung erhalten.

Papierrechnungen verbleiben in den Buchhaltungen, während Basware IP im nächsten Schritt der Fachabteilung die digitalisierten Rechnungen zukommen lässt. Hier liegt der eigentliche Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Rechnungsbearbeitung begründet: Die Übertragung erfolgt innerhalb von Sekunden in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Keine physische Rechnung ist mehr von Raum zu Raum oder von Gebäude zu Gebäude unterwegs. Im entsprechenden Fachbereich prüfen nun die verantwortlichen Mitarbeiter, ob alle in der Rechnung enthaltenen Informationen korrekt sind. Dazu gehören etwa das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Bestellmenge sowie der Preis. Ist alles in Ordnung, setzt der entsprechende Mitarbeiter die Rechnung auf "geprüft".

Um dem standardisierten "Vier-Augen-Prinzip" bei Swiss Rechnung tragen zu können, muss eine zweite autorisierte Person die geprüfte Rechnung freigeben. Dieser Prozess erfolgt elektronisch und automatisiert unter Berücksichtigung der sogenannten Freigabe-Limits. Anschließend ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Der elektronische Beleg und der dazugehörige Datensatz gehen schließlich an SAP R/3 in der Buchhaltung. Die SAP-Lösung dient der abschließenden Verbuchung und gibt das elektronische Dokument an das Archiv weiter.

DEM ZAHLUNGSZIEL VORAUS Üblicherweise handelt es sich bei der zeitlichen Limits für Zahlungen um einen Zeitraum von 30 Tagen. Das ist aber nicht überall gleich: In bestimmten Ländern verlangen Lieferanten eine Überweisung innerhalb der Hälfte der Zeit.

Bevor das Unternehmen die Prozesse elektronisch aufgestellt hatte, konnte die Bearbeitung manchmal aber bis zu sechs Wochen dauern. Das neue Zahlungssystem trägt entscheidend dazu bei, dass alle Arbeitsschritte heute durchschnittlich innerhalb von sechs Tagen über die Bühne gehen. Weltweit den Aufenthaltsort einzelner Rechnungen zu kennen, war vor wenigen Jahren ebenfalls undenkbar. Im nächsten Schritt soll ein Autoflow installiert werden. Dieser Workflow befördert die Rechnungen nach den einzelnen Arbeitsschritten automatisch zum nächsten verantwortlichen Angestellten in der Bearbeitungskette. Das ist vor allem im Ausland ein großer Vorteil: Geprüfte Rechnungen müssen nicht mehr an den verantwortlichen Buchhalter in der Schweiz adressiert werden. (pi)

Diesen Artikel

Bewertung:

Übermittlung Ihrer Stimme...
Noch nicht bewertet. Seien Sie der Erste, der diesen Artikel bewertet!
Klicken Sie auf den Bewertungsbalken, um diesen Artikel zu bewerten.
  Sponsored Links:

IT-News täglich per Newsletter

E-Mail:
Weitere CW-Newsletter

CW Premium Zugang

Whitepaper und Printausgabe lesen.  

kostenlos registrieren

Aktuelle Praxisreports

(c) FotoliaHunderte Berichte über IKT Projekte aus Österreich. Suchen Sie nach Unternehmen oder Lösungen.

Service

Acceptance Testing: Trotz knapper Ressourcen

Zum Thema

  • Rittal GmbH

    Rittal GmbH Netzwerk-Management, Netzkomponenten, Zugangs- und Zutrittskontrolle, Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Überwachungssysteme, Notfalls-Rechenzentren, Netzwerk- und Systemüberwachung,... mehr
  • APC Business Services GmbH

    APC Business Services GmbH IT-Personalbereitstellung, Individual-Softwareentwicklung, IKT-Consulting mehr
  • eyepin GmbH

    eyepin GmbH Application Service Providing, Auftragsentwicklung für Software, Individual-Softwareentwicklung, Programmierung, Übernahme von Softwareprojekten mehr
  • ETC - Enterprise Training Center

    ETC - Enterprise Training Center E-Learning, Datenschutz, B2B Dienste und Lösungen, Outsourcing, IT-Personalbereitstellung, Aus- und Weiterbildung mehr

Hosted by:    Security Monitoring by: