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31.10.2011 pi/Rudolf Felser

Finde die Unterschiede: Dokumente auf Übereinstimmung prüfen

Was tun, wenn man schnell und zuverlässig wissen will, ob die verschiedenen Versionen eines Dokuments inhaltlich übereinstimmen? Unterstützung bieten automatisierte Prüfprogramme.

Jeder, der mit Mailing und Druck zu tun hat, weiß: Selbst kleinste Änderungen in der Formatierung können das Layout eines gesamten Dokuments beeinflussen, sei es eine neue Schriftart, ein neues Logo oder einfach nur ein zusätzlicher Bindestrich im Firmen- oder Produktnamen. Oft werden Dokumente mittels einer Gestaltungssoftware aktualisiert. Das Problem dabei: Man weiß letztlich nicht, wie sich die Änderungen auf die Qualität der gedruckten Seiten auswirken. Viel wichtiger noch ist die Frage, ob die verschiedenen Versionen eines Dokuments, die beispielsweise im Zuge eines Software-Updates entstehen, in Bezug auf Inhalt und Layout identisch sind. Keine einfache Aufgabe, denn die Überprüfung muss auf Bit-Ebene erfolgen – etwas, das herkömmliche Composition-Tools nicht leisten.

Der Dokumentenvergleich in Produktionsumgebungen ist essenziell – geht es doch darum, die geforderte Qualität in der Dokumentenerstellung und -ausgabe zuverlässig zu gewährleisten. Vor diesem Hintergrund haben sich verschiedene Anbieter im Bereich Output-Management darauf spezialisiert, Prüfprogramme zum automatisierten Vergleich von Dokumenten und Datenströmen zu entwickeln. Diese Software-Lösungen listen die analysierten Differenzen in Form von Log-Files auf und machen sie außerdem in einer Bildschirmmaske grafisch sichtbar.

DIGITALER LEUCHTTISCH Beim visuellen Vergleich werden die zu überprüfenden Dokumente in Pixelbilder gleicher Auflösung gerastert und die umgesetzten Pixelbilder miteinander abgeglichen – ähnlich einem Leuchttisch, bei dem beide Dokumente übereinander gelegt werden, um Abweichungen zwischen ihnen erkennen zu können. Die Software zeigt die Stellen an, wo sich zwei Versionen unterscheiden. Anwender sind somit in der Lage, die notwendigen Änderungen direkt an den richtigen Stellen vorzunehmen.

Das Prinzip: Die Software liest zwei Dateien, beispielsweise im AFP, PDF- oder PostScript-Format ein, vergleicht das Originaldokument mit dem geänderten und zeigt die gefundenen Unterschiede in Sekundenschnelle an. Vergleiche auf Pixel-Ebene identifizieren Änderungen und deren Position. Vergleiche auf Strukturebene evaluieren Zeichenfolgen der Texte, Font-Attribute sowie andere Merkmale, die den Output beeinflussen.

Der Nutzen liegt auf der Hand: Produktionsprobleme durch unbeabsichtigte Änderungen an der Sendung werden vermieden. Reprints bedeuten immer Nachbearbeitungskosten und beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit des Druckzentrums gegenüber seinen Auftraggebern.

Welche Brisanz dieses Thema hat, zeigt das folgende Beispiel: Ein namhafter Direktmailing-Anbieter erstellt monatlich 1.200 verschiedene Dokumente, in der Regel relativ einfache, doppelseitig gedruckte und personalisierte Briefe und Anschreiben. Für die nächsten Jahre rechnet er mit bis zu 5.000 verschiedenen Versionen monatlich. Schon bei der jetzigen Anzahl fällt es dem Unternehmen schwer, mit den unterschiedlichen Varianten sicher umzugehen. Und die Nachfrage nach personalisierten Dokumenten steigt. Wohl kaum ein Unternehmen wäre in dieser Situation noch in der Lage, die unterschiedlichen Versionen manuell auf die notwendigen Übereinstimmungen und zulässigen Abweichungen (u.a. Datum, Adressfeld) zu prüfen. Der Mailing-Anbieter besaß bis vor kurzem zwar ein webbasierendes Online-Programm, mit dem die Mitarbeiter die verschiedenen Versionen überprüfen und nachverfolgen konnten, was mit ihnen geschah und was produziert wurde. Aber ein Vergleich von alter und neuer Fassung war nicht so ohne weiteres möglich. Die Mitarbeiter mussten das Ursprungsdokument immer drucken und mit dem vergleichen, was sie auf dem Bildschirm hatten. Eine aufwändige Angelegenheit – nur, um herauszufinden, ob sich etwas geändert hat. Moderne Prüfprogramme digitalisieren und automatisieren diese Vergleiche. Die Unterschiede werden in einem "dritten" Differenzdokument zusammengeführt und stehen den Anwendern zur Verfügung, beispielsweise, um die Druckjobs im Auftrag des Kunden zu evaluieren. Der Vorteil: Die grafische Darstellung der Abweichungen ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung. Man stelle sich einen Brief vor, der zwar okay aussieht, dessen "überlaufendes" Adressfeld aber den Inhalt nach unten zu verschieben droht. Ein grafischer Vergleich zeigt Layout-Beeinträchtigungen und grenzt den Bereich ein, in dem der Inhalt von den Änderungen betroffen ist. So kann man schnell und einfach bestimmen, ob der Text derselbe ist, die Umbrüche die gleichen sind und ob der Text im selben Font dargestellt wird.

Auch technische Unterschiede von verschiedenen Softwareversionen lassen sich mit diesen Tools schnell und einfach aufdecken. Diese Regressionstests sind wichtig, um bei Systemänderungen unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden, die mit solch einem Wechsel einhergehen können. So kommt es beispielsweise vor, dass bei einem Update die Standardeinstellungen der Silbentrennung verändert wurden oder Abweichungen bei der Zeichensetzung in den Adressfeldern auftraten; eine Version setzt Punkte nach Abkürzungen, die andere nicht. Zeichensetzung mag für Außenstehende nicht so wichtig sein – aber gerade in der individuellen Dokumentenerstellung ist auch sie ein Qualitätskriterium. Schließlich geht es darum, dem Kunden genau das zu liefern, was er verlangt. So wird Qualitätssicherung vor allem in Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Druckjobs und häufigen Softwarewechseln zu einem zentralen Thema. (pi/rnf)

Der Artikel wurde von dem Dokumenten- und Output-Management-Spezialisten Compart zur Verfügung gestellt.

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