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24.08.2011 Oliver Weiss

Alle Handicaps der Mitarbeiter im Griff

Die GWS Integrative Betriebe Salzburg beschäftigen zu 80 Prozent Mitarbeiter mit Beeinträchtigung. Um überblicken zu können, welche Mitarbeiter für welche Zwecke geeignet sind, wurde die Personalmanagement-Software "Engage!" eingeführt.

Die Geschützten Werkstätten – Integrative Betriebe Salzburg (GWS) sind der bedeutendste Arbeitgeber für Menschen mit Behinderungen im Bundesland Salzburg. Das 1977 als Verein gegründete Unternehmen beschäftigt heute rund 470 Personen, davon etwa 80 Prozent mit Beeinträchtigung. GWS ist in fünf Bereichen tätig: Montagen, Reinraum, Souvenir und Werbeartikel sowie Service und Dienstleistungen – etwa Reinigung, Mailings, Gartenservice und Hausarbeit.

Bisher organisierte die Personalabteilung von GWS ihre Aufgaben mit einem selbst entwickelten Programm für die Mitarbeiterverwaltung sowie Hilfsmitteln wie Excel-Listen zur Organisation von Bewerbungen. Auch in der Personalverrechnung liefen die Prozesse nicht nur unübersichtlich und aufwendig ab, auch ein zentraler Zugriff auf Personaldaten war nicht möglich. »Der Großteil unserer Belegschaft ist beeinträchtigt, dabei aber zumindest zu 50 Prozent leistungsfähig. Es ist daher nötig, auch die speziellen Gegebenheiten in der Verwaltung dieser Personen zu berücksichtigen, beispielsweise die Einbindung der Art der Behinderung, Bewährungskontrollberichte oder Ausgleich von Minderleistungen. Daher haben wir eine Software gesucht, die nicht nur die Standardfunktionen bietet, sondern auch individuelle Anpassungen zulässt«, erklärt Markus Lametschwandtner, Leiter Personalwesen der GWS Integrative Betriebe.

GWS sondierte den Markt nach einer Lösung, die eine entsprechend flexible Struktur mit den grundlegenden Funktionen wie Jobportal, Lohnverrechnung und Personaldatenbank verbinden konnte. Daneben sollten auch einfache Bedienbarkeit und geringer Wartungsaufwand gewährleistet sein. Die Wahl fiel auf Engage von Infoniqa.

Im ersten Schritt setzte GWS die Module Mitarbeiter-, Bewerber- und Bildungsmanagement ein. Nach der Datenübernahme ist die Lösung das alleinige System zur Mitarbeiterdatenverwaltung und für die Lohnabrechnung. Gleichzeitig hat Infoniqa im Mitarbeitermodul die Erweiterungen für Mitarbeiter mit Handicap vorgenommen. Damit können in Engage nun sämtliche individuelle Informationen – wie Grad und Beschreibung der Behinderung, Adresse des Sachwalters oder das Berichtswesen – abgebildet werden. »Mit der neuen Lösung können wir Berichte zentral erstellen. Diese beschreiben beispielsweise die erreichten Arbeitsziele und individuellen Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter und sind für die Förderungsanträge bei Bund, Land und Gemeinden erforderlich«, sagt Lametschwandtner.

Engage wird auch im Bewerbermanagement als zentrale Plattform für die laufende Suche, Auswahl und Erfassung von Personal mit oder ohne Behinderung eingesetzt. Damit lassen sich Bewerbungen einfacher und rascher als bisher bearbeiten. Das System verwaltet die Bedarfsmeldungen, Stellenangebote sowie Ausschreibungen und stellt die Daten und Qualifikationen der Bewerber der Personalabteilung zur Verfügung. Durch automatisierte Workflows vereinfacht Engage! das Feedback sowie die Bewertung, Selektion, Historie, Evidenzen, Auswertungen und Dokumentenablage. Die Software protokolliert auch sämtliche Korrespondenz inklusive Bewerbungsgespräche.

Mit Engage profitiert GWS vom einheitlichen Zugriff auf sämtliche Personaldaten, die sich einfach bearbeiten und auswerten lassen. »Wir haben nun eine klare Übersicht über unsere Arbeitnehmer und ihre Fähigkeiten. Damit können wir schneller und gezielter reagieren, etwa bei Auftragsanfragen. Tools wie die Skills-Suche helfen uns speziell bei kurzfristigen Aufträgen, qualifiziertes Personal zu selektieren«, erklärt Lametschwandtner. »Zudem ist die Lösung webbasiert, damit ersparen wir uns die Installation und Wartung vor Ort bei unseren rund 130 PC-Arbeitsplätzen an drei Standorten.«

Die HR-Lösung unterstützt GWS auch mit der Erfassung und Historie von Mitarbeitergesprächen, Notizen und Erinnerungen zu einzelnen Personen, oder auch Organigrammen und Terminlisten, die auf Knopfdruck verfügbar sind. »Mit dem rascheren Zugriff auf alle Bewerbungen können wir auch schneller mit den Bewerbern Kontakt aufnehmen und dadurch zeitsparend arbeiten. Zusätzlich fällt auch einiges an Papier in der Verwaltung weg«, zieht Lametschwandtner Bilanz.

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