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02.08.2011 pi/Rudolf Felser

MPC Capital automatisiert Rechnungsbearbeitung

MPC Capital wollte den manuellen kreditorischen Rechnungsbearbeitungsprozess ablösen und entschied sich, dafür das Softwarepaket Basware Invoice Processing einzuführen.

Die Vielfalt alternativer Kapitalanlagen ist groß – und wird täglich größer. Die Auswahl einer vertrauenswürdigen Anlage stellt Kunden damit vor einige Herausforderungen. Das Emissionshaus MPC Capital entwickelt, initiiert, vertreibt und managt Kapitalanlagen für Privatkunden sowie institutionelle Investoren und ist marktführend im Bereich der geschlossenen Beteiligungsmodelle.

"Wir bieten unseren Kunden einen transparenten Einblick in den Produktzyklus ihrer Anlagen. Diesen Anspruch haben wir auch an unsere interne Rechnungsbearbeitung", äußert sich Bernard Trier, Leiter IT-Anwendungen bei MPC Capital. Das Unternehmen besteht aus einer Vielzahl verschiedener Gesellschaften. Tausende Rechnungen gehen dort pro Jahr für Beratungsdienstleistungen, Broschüren und Büromaterialien ein, um dann zur Bearbeitung an die Buchhaltung und zur Freigabe an die Fachabteilungen weitergeleitet zu werden. Kamen die Rechnungen in der Buchhaltung an, mussten sie per Hauspost mit einem Kontierungszettel zu den entsprechenden Ansprechpartnern geschickt und manuell in ein Rechnungseingangsbuch eingetragen werden. "Mit dem Wachstum des Unternehmens und der kontinuierlich steigenden Zahl von Projekten und Partnern stießen wir mit diesem Prozess bald an unsere Grenzen", erinnert sich Trier. "Insgesamt nahm der Vorgang viel Zeit in Anspruch und sowohl den Abteilungen als auch der Buchhaltung fehlte die Möglichkeit, jederzeit einen Überblick über im Umlauf befindliche Rechnungen zu haben. Lange Bearbeitungszeiten, Rückfragen und Suchaktionen waren die Folge."

LÖSUNG NACH MASS Es verwundert nicht, dass MPC Capital den manuellen kreditorischen Rechnungsbearbeitungsprozess ablösen wollte. Eine ganze Reihe an Anforderungen stellte das Unternehmen an die gesuchte Lösung: So sollten Rechnungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar sein. Auch eine schnellere Bearbeitung der Belege stand ganz oben auf der Liste. Die Finanzbuchhaltung wünschte sich zudem detailliertere Informationen zu den noch im Umlauf befindlichen Unterlagen, weniger Fehlerquellen, weniger Aufwand bei der Ablage und keine Zeitverluste mehr durch aufwändige Suchaktionen.

"Wir haben zuerst versucht, das Problem mit einem ECM-System zu lösen. Dieses konnte uns jedoch auch nach über einem Jahr und vielen Anpassungen nicht zufriedenstellen", erklärt Trier. Nach einem Beratungsgespräch mit Laufenberg Computer Systems, dem späteren Realisierungspartner, entschied sich MPC Capital, das Softwarepaket Basware Invoice Processing (Basware IP) einzuführen. Auch die Basware IP Scan-Lösung FastScan Pro sollte zum Einsatz kommen, um die Rechnungen elektronisch zu erfassen. "Wir haben die Basware-Lösung gesehen und sofort gewusst: Das ist genau das Richtige für uns", berichtet Trier über die Entscheidung. "Mit Basware hatten wir eine Standardsoftware gefunden, die alle unsere Anforderungen abdeckt und im Einsatz bereits vielfach erprobt ist. Auch die Benutzerfreundlichkeit ist gewährleistet und ein Online-Client ist bereits inklusive."

Ende 2007 startete die Einführung. Am Arbeitsplatz für den Scan- und Validierungsprozess in der Finanzbuchhaltung wurde das Basware IP Modul FastScan Pro installiert und von Laufenberg konfiguriert. Außerdem wurde an diesem Rechner der Scanner angeschlossen und die dazugehörige Lösung Kofax Virtual Rescan Professional implementiert. Danach erhielten die Mitarbeiter eine Produktschulung. "Ein großer Vorteil: Die Einführung in den Fachabteilungen verlief absolut problemlos", so Trier. "Es gab keine Rückfragen mehr – die Lösung funktioniert einfach, jeder der 160 Anwender kann sie bedienen und keiner möchte mehr auf sie verzichten." Zunächst wurde die MPC IT-Services mit zwei Gesellschaften und die MPC Real Estate Consulting angeschlossen. In der Endausbaustufe wurde die Lösung danach in allen 16 MPC-Gesellschaften mit insgesamt 30.000 Eingangsrechnungen pro Jahr realisiert.

SCHLUSS MIT KOPIEN UND NACHFRAGEN "Der heutige Prozess läuft für uns deutlich effizienter ab", bestätigt Trier. Alle Rechnungen gehen nun nur noch an die Buchhaltung und werden dort in Basware erfasst. Nach der Digitalisierung werden sie direkt mit der Basware IP Autoflow-Funktion zur Freigabe zum zuständigen Ansprechpartner in der Fachabteilung weitergeleitet. Das Führen eines gesonderten Rechnungseingangsbuches entfällt. Von diesem Zeitpunkt an können die Rechnungen über den Basware IP-Masterarbeitsplatz unternehmensweit jederzeit eingesehen werden – eigene Kopien, Ablagen oder Nachfragen sind nicht mehr nötig. Die Fachabteilung erhält per E-Mail einen Link und kann darüber eine erste Bearbeitung auf Kontierungsebene und eine Freigabe auf Rechungsebene vornehmen. Danach geht die Rechnung auf dem selben Weg zurück in die Buchhaltung zur finalen Bearbeitung und wird dort verbucht. Zum Schluß werden die Eingangsrechnungen in ein elektronisches Archiv überführt und revisionssicher gespeichert. Ein zusätzlicher Faktor ist die bessere Überwachung der Durchlaufzeiten: Die Buchhaltung sieht jetzt zu jedem Zeitpunkt, wo sich eine Rechnung zur Freigabe befindet. Werden vordefinierte Zeiten überschritten, lassen sich automatisch weitere Schritte einleiten.

"Das Ziel des Projektes, den Aufwand deutlich zu verringern, wurde absolut erreicht", bestätigt Trier. "Durch die Einführung werden die Mitarbeiter innerhalb der Buchhaltung heute deutlich entlastet. Nebenbei beschleunigt sich durch die Umstellung auch der Umlauf der Rechnungen innerhalb des Unternehmens. Durch die digitale Weiterleitung läuft der Rechnungsprüfungsprozess nun doppelt so schnell ab." (pi)

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