ASFINAG – raschere Arbeitsabläufe durch DMS Detail - Computerwelt

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24.03.2011 Oliver Weiss

ASFINAG – raschere Arbeitsabläufe durch DMS

Bisher mussten Asfinag-Angestellte mühsam Fileserver, E-Mails und Papierablagen durchsuchen, um an für ihre Arbeit relevante Unterlagen zu kommen. Mit dem neuen Dokumenten-Management-System von SER existiert nun eine zentrale Suche.

Die Asfinag betreut das gesamte österreichische Autobahnen- und Schnellstraßennetz mit einer Streckenlänge von rund 2.175 km. Um die damit verbundenen Aufgaben effizienter erledigen zu können, wurde im März 2010 nach einer EU-weiten Ausschreibung der Auftrag für ein unternehmensweites Dokumenten-Management-System (DMS) für bis zu 1.500 Benutzer an SER Solutions Österreich vergeben. Die Software DOXiS4 soll die Asfinag künftig bei der Erstellung und strukturierten Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente unterstützen.

Im März 2011 wurde der Pilotbetrieb des Systems, das auf Basis der SER-Software DOXiS4 iECM Suite implementiert wurde, für alle Abteilungen der Asfinag abgeschlossen und der produktive Einsatz gestartet. Innerhalb von sechs Wochen haben die Mitarbeiter laut Angaben der Asfinag bereits über zehntausend geschäftsrelevante Dokumente (dazu gehören Verträge, Pläne, Bescheide, etc.) abgelegt. »Die unternehmensweite Verwendung elektronischer Workflows zur Freigabe und Bearbeitung wesentlicher Dokumente wird dem Unternehmen künftig eine raschere Abwicklung der Arbeitsabläufe ermöglichen«, so die Erwartung von Klaus Schierhackl, Vorstand der Asfinag.

GENERISCHER ANSATZ Die Einführung des neuen DMS gilt bei den Beteiligten als Referenzprojekt mit Benchmark-Charakter. Sowohl auf das Design des Projekt-Teams (Asfinag-Vorstand als Auftraggeber, DMS-Koordinatoren aus allen Bereichen und starke Verwurzelung im Qualitäts-Management), als auch auf die Lösungskonzeption wurde besonderes Augenmerk gelegt. Zu diesem Zweck wurde ein generischer Ansatz gewählt: Anstatt tausende Stunden in die Analyse von Papierdokument-Klassen und Ist-Vorgängen zu investieren – was in der Praxis oft zu Konzepten führt, die bei Fertigstellung bereits veraltet sind – wurde die technische Implementierung auf zwei Informationsobjekt-Klassen beschränkt. Die Strukturierung des gesamten Dokumentengutes wird über Hauptkategorien und hierarchische Kategorienbäume vorgenommen.

TEXTMINING STATT SUCHEN Unternehmensweites Dokumenten-Management bedeutet für eine Organisation wie die Asfinag mit 2.700 Mitarbeitern vor allem, dass ein rechts- und revisionssicherer Speicherort zur Verfügung steht. Weiters werden Dokument-Erstellungs- und Freigabe-Prozesse durch die Lösung gesteuert – mit automatischer Protokollierung der Aktivitäten für interne oder externe Audits. Die Informationsverfügbarkeit wurde auf diese Weise massiv gesteigert: Wo bisher Fileserver, E-Mails und Papierablagen durchsucht werden mussten, existiert nun eine zentrale Suche nach Dokumenten, Akten und Vorgängen. Dokumente können auf diese Weise nicht nur nach Beschlagwortungs-Kriterien, sondern auch nach ihrem Inhalt (Volltext) durchsucht werden. Dank Textmining-Technologie können auch ähnliche Dokumente zu Sachverhalten gefunden werden, selbst, wenn nicht alle Suchbegriffe im Dokument vorkommen.

Durch Integrationen mit der restliche Unternehmens-IT (zum Beispiel E-Mail-System, CAD oder SAP) werden so viele Dokumentquellen wie möglich an DOXiS4 angeschlossen, und Dokumente aus dem bisherigen, abgelösten elektronischen Archivsystem wurden in das neue DOXiS4-DMS migriert. Flexible elektronische Akten – etwa für Projekte, Immobilien oder Rechtsfälle – strukturieren Dokumentmengen und sichern durch Modellakten die Gleichartigkeit der Dokumentation. Abgerundet wurde das Projekt durch begleitende Maßnahmen wie Prototyping der Lösung (in der Analyse- und Design-Phase), Qualitäts-Sicherung und Testen (in allen Phasen), internes und externes Projekt-Marketing sowie Schulungsmaßnahmen für alle Asfinag-Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten.

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