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02.03.2011 Oliver Weiss

Papier rechnet sich nicht

Mit Invoicetrack will Springtime der Zettelwirtschaft ein Ende machen. Die webbasierte Komplettlösung ermöglicht das Empfangen, Bearbeiten und Buchen von Rechnungen nahezu papierlos und vollautomatisch.

Sie ist das wichtigste Dokument für jedes Unternehmen: die Rechnung. Sie ist das zentrale Dokument des Cashflow. 90 Prozent aller Firmen tauschen ihre Rechnungen in Papierform aus. Das führt zu teuren und oft fehlerhaften, manuellen Abläufen ohne die nötige Transparenz für das Management. Mit Invoicetrack will das Unternehmen Springtime der Zettelwirtschaft ein Ende machen, denn die webbasierte Komplettlösung ermöglicht das Empfangen, Bearbeiten und Buchen von Lieferantenrechnungen nahezu papierlos und vollautomatisch.

Mit zunehmendem Wettbewerb und steigendem Druck zur Kostensenkung rückt ein, seit langem, bekanntes Problem wieder in den Mittelpunkt: Papier als kleinster gemeinsamer Nenner beim Austausch von Rechnungen führt zu enormen Kosten, inhaltlichen Fehlern sowie mangelnder Transparenz. "Es gibt bereits eine Vielzahl an technischen Verfahren, die die Bearbeitung von Rechnungen auf elektronischem Weg ermöglichen. Wir erkannten aber, dass diese Lösungen für die Mehrzahl der Firmen in der Praxis zu kompliziert, zu teuer oder mit der vorhandenen Buchhaltungssoftware nicht kompatibel sind. Daher setzen wir bei der Übermittlung und automatischen Verarbeitung von Rechnungen auf den weltweiten PDF-Standard", erklärt Markus Hübl, Geschäftsführer von Springtime.

PDF-Rechnungen sind nicht neu, aber viele Verantwortliche glauben, dass PDF-Rechnungen vom Empfänger ausgedruckt bzw. mühsam manuell erfasst und verbucht werden müssen. Werden PDF-Rechnungen aber über invoicetrack.com empfangen, so stehen alle benötigten Rechnungsdaten bereits automatisch strukturiert für die maschinelle Weiterverarbeitung, den Freigabe-Workflow und die dazugehörige Verbuchung zur Verfügung. Mit Invoicetrack wird PDF zum idealen Medium für strukturierte Datenanlieferung mit perfekter Automatisierung beim Rechnungsempfänger und größtmöglicher Akzeptanz beim Versender. Das PDF-Format erlaubt es Lieferanten ihr eigenes Rechnungssystem weiter zu verwenden, wobei die Dokumente nicht ausgedruckt sondern als PDF erstellt und per E-Mail versendet werden. Wo elektronische Rechnungen per Gesetz digital signiert werden müssen, bietet Invoicetrack einen einfach zu benutzenden, kostenfreien Signaturdienst an.

Invoicetrack führt laut Hübl zu einer Reduktion des papierbasierenden Rechnungseingangs um 40 bis 50 Prozent im ersten Jahr nach Einführung. Für die restliche Verarbeitung gibt es ein integriertes Scan-Tool zur einfachen Digitalisierung, inklusive automatischer Datenerfassung. Damit werden Papierrechnungen nach dem Scannen automatisch zu kodierten, mit buchungsrelevanten Daten angereicherten PDF-Dokumenten, die genauso automatisiert und digital weiterverarbeitet werden, wie die elektronisch eingegangenen Unterlagen. Invoicetrack ist somit eine Full-Service-Lösung zur Automatisierung des gesamten Rechnungseingangs. Der Service enthält eine benutzerfreundliche, web-basierte Automatisierungsanwendung mit Dokumenten-Eingang, Kontierung, Abgleich mit Bestellungen und Wareneingang, dem Freigabeworkflow sowie einer Buchungsschnittstelle zu diversen ERP-Systemen.

Als Web-Service fallen für Invoicetrack außer den Transaktionskosten je gebuchter Rechnung keine Investitionen für Hardware oder Software an. Darüber hinaus entfallen die Kosten für Wartung und Infrastruktur für Netzwerk, Sicherheit und Backup. Die Implementierung und Integration von Invoicetrack in ein Unternehmen beispielsweise mit einem SAP-Finanzsystem dauert erfahrungsgemäß rund sechs bis acht Wochen.

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