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21.06.2012 :: Printausgabe 13/2012 :: Oliver Weiss +Premium Content

Kühle Rechnung

Elektronische Rechnungslegung gilt als kompliziert. Zu Unrecht.






Basware zeigt mit seinem E-Book »Die 7 goldenen Regeln des E-Invoicing« (Download: tinyurl.com/c86wfcp ), dass die gängigsten Vorurteile gegenüber elektronischen Rechnungen unbegründet sind. Viele Unternehmen denken, die Technologie zu implementieren und zu nutzen sei zu kompliziert. Sie fürchten vor allem inkompatible Dateiformate, eine aufwendige Integration in bestehende Systeme und schwer erfüllbare Anforderungen an die Compliance. Dabei ist es eigentlich Aufgabe des E-Invoicing-Anbieters, diese Dinge in die Hand zu nehmen.

Dateiformate gelten als häufigster Grund, warum Unternehmen E-Invoicing nicht nutzen. Sie befürchten, dass es zu aufwendig ist, die unterschiedlichen Layouts und Datenstrukturen zu verwalten. Solange sich die gesamte Wirtschaft nicht auf ein einziges Format festgelegt hat – so die landläufige Meinung – ist ein Streben nach E-Invoicing sinnlos. Eigentlich ist ein solches Standardformat aber nicht nötig: Es existieren zwar weit über 50 XML- und EDI-Formate, der E-Invoicing-Anbieter konvertiert die Formate jedoch automatisch und sorgt für vollständige Kompatibilität zwischen Lieferanten und Kunden. Die Integration in bestehende Systeme bereitet ebenfalls Sorgen. Zu Unrecht: Solange ein ERP-System vorhanden ist, das strukturierte Daten liefert, steht dem elektronischen Empfangen und Versenden von Rechnungen nichts im Weg.

Um sich zu Beginn Implementierungsaufwand und Investitionen in IT-Infrastruktur zu ersparen, empfiehlt Basware den Einstieg in die elektronische Rechnungsbearbeitung über die Cloud. Flexible Lösungsmodule und Vertragsmodelle passen sich allen Bedürfnissen an – egal, ob es sich um einen lokalen Betrieb mit fünf Angestellten handelt oder um einen internationalen Konzern. (oli)

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