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15.10.2009 Oliver Weiss

Mehr Transparenz für Wiener Magistratsabteilungen

Die Stadt Wien hat mit SAP ein System eingeführt, das von der Haushaltsverrechnung über die Bilanzierung und Kostenrechnung eine Linie zieht.

Wien nimmt laut einer Studie im internationalen Städte-Vergleich bei der Lebensqualität 2008 den Spitzenplatz ein. Knapp 35.000 MitarbeiterInnen der Stadt Wien in 80 Dienststellen sorgen für einen möglichst reibungslosen und bürgerfreundlichen Ablauf aller notwendigen Verwaltungsprozesse für die 1,65 Mio. Einwohner. Ausschlaggebend für die Einführung von SAP war die Tatsache, dass das vorhandene Altsystem an seine Grenzen gestoßen war. Anstatt der ressourcenintensiven Eigenentwicklung wurde ein Standardsystem gesucht, das alle Anforderungen in den Bereichen Rechnungswesen und innerbetriebliche Auswertungen abdecken konnte.

Aufgrund der Integration des SAP-Systems und der Erfahrungen einzelner Magistratsabteilungen, die bereits auf SAP umgestellt hatten, fiel die Entscheidung, SAP in allen 80 Behörden und Abteilungen der Stadt Wien einzuführen. Ernst Menner, verantwortlich für die Projektabwicklung, Stadt Wien, fasst zusammen: "Wir wollten ein integriertes System, das von der Haushaltsverrechnung über die Bilanzierung und Kostenrechnung bis zum Controlling eine Linie zieht."

Dienststellenübergreifende Auswertungen Mit dem neuen System sollten neben der Durchführung von Kostenarten- und Kostenstellenrechnungen auch Produkte definiert, Kostenträgerrechnungen etabliert und Teilbilanzen durchgeführt werden. Insgesamt war ein integriertes System der Haushaltsverrechnung zur Bilanzierung und Kostenrechnung gefordert, mit der Möglichkeit der Budgetüberwachung sowie der Option zur Verwaltung von Anlagenvermögen, sprich Inventarisierung des Anlagevermögens, der Stadt Wien.

Die Einführung in sämtlichen Wiener Magistratsabteilungen fand schrittweise und im SAP Solution Manager umfassend dokumentiert innerhalb von sieben Jahren statt. Das Projekt SAPHIR blieb innerhalb des vorab definierten zeitlichen Rahmens sowie unter Budget. Alle der rund 70 Produktivstarts im Rahmen des Roll-Outs konnten zeitgerecht und ohne Verzögerung erfolgen. Das 2002 entwickelte Laborsystem wurde zuerst ein Jahr lang intensiv gestestet und in Folge den verschiedenen Abteilungen und Behörden zur Verfügung gestellt. "Durch die Vorarbeiten und die Erfahrungen mit dem Laborsystem hatten wir im Projekt nur wenig Stolpersteine und Fehler", so Ernst Menner. Es wurde ein Einmandantensystem aufgesetzt, über das insgesamt 200 Budgeteinheiten (Ansätze) verwaltet werden.

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